Fachschulung · Messdienstleistung

Die Abrechnungslogik eines Messdienstunternehmens

Vom Auftrag bis zur Freigabe: wie aus Objektdaten, Zählerständen und Rechnungen eine rechtssichere Einzelabrechnung über kalte Betriebskosten, Heizkosten, Warmwasserkosten und CO₂-Kosten entsteht — erklärt für jemanden, der die Fachwelt noch nicht kennt, aber die Logik vollständig verstehen muss.

Rechtsstand: 22.08.2026 Umfang: Teil 1–17 + Anhang 7 interaktive Rechner Kein Code, keine Datenmodelle, keine Architektur

Wie dieses Dokument zu lesen ist

Der Text geht vom Allgemeinen zum Besonderen. Teil 0 gibt das Grundmodell, Teil 1 den kompletten Prozess, Teile 2–15 die Einzelthemen, Teil 16 die Freigabelogik und Teil 17 ein durchgerechnetes Beispiel, in dem alles zusammenläuft. Jeder Fachbegriff wird beim ersten Auftreten erklärt.

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Verwendete Kennzeichnungen

PflichtdatenPflicht Ohne diese Angabe ist die Abrechnung nicht erstellbar.

Optionale Datenoptional Nur bei bestimmten Objekt- oder Abrechnungsarten nötig.

FehlerstufenHinweis Warnung Sperre

Rechtsgrundlage

Kästen wie dieser nennen die Norm. Sie unterscheiden zwischen geltendem Recht, beschlossenen künftigen Änderungen, Entwürfen, fachlicher Empfehlung und vertraglicher Gestaltung.

Strittig / ungeklärt

Wo Rechtsprechung oder Literatur uneins sind oder eine Norm keine Zahl vorgibt, steht das ausdrücklich hier. In diesem Dokument wird keine gesetzliche Grenze erfunden. Wo die Praxis mit Erfahrungswerten arbeitet, ist das als Praxis gekennzeichnet, nicht als Recht.

Rechtsstand

Die folgenden Normen wurden für dieses Dokument im August 2026 recherchiert. Für den produktiven Einsatz ist jede zitierte Stelle noch einmal am amtlichen Text (gesetze-im-internet.de, Bundesgesetzblatt) zu verifizieren — siehe die offenen Punkte im Anhang.

Normen, auf denen dieses Dokument beruht
Norm	Kurzform	Regelt	Stand / Besonderheit
Verordnung über Heizkostenabrechnung	HeizkostenV	Erfassung und Verteilung von Heiz- und Warmwasserkosten	zuletzt geändert durch Art. 3 G v. 16.10.2023, in Kraft 01.10.2024 (Wärmepumpen). Nachrüstpflicht fernablesbarer Geräte bis 31.12.2026.
Betriebskostenverordnung	BetrKV	Katalog der umlagefähigen „kalten“ Betriebskosten	nur zwei Paragraphen (§ 1, § 2). Kabel-TV-Umlage seit 01.07.2024 entfallen.
Bürgerliches Gesetzbuch	BGB	§§ 556, 556a, 560: Vereinbarung, Fristen, Umlagemaßstab, Vorauszahlungen	Abrechnungsfrist 12 Monate (Ausschlussfrist für Nachforderungen)
Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz	CO2KostAufG	Aufteilung der CO₂-Kosten zwischen Vermieter und Mieter	seit 01.01.2023; zuletzt geändert durch das Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG), in Kraft ab 29.07.2026 (neue §§ 5a, 5b)
Mess- und Eichgesetz / -verordnung	MessEG / MessEV	Eichpflicht und Verwendung von Messgeräten	Eichfristen Wasser- und Wärmezähler einheitlich 6 Jahre (Anlage 7 MessEV)
Telekommunikationsgesetz	TKG	§ 72: Glasfaserbereitstellungsentgelt	max. 5 €/Monat je Wohneinheit, 5 bzw. 9 Jahre

Wichtige Korrektur häufiger Fehlannahmen

Die 10-Stufen-Tabelle des CO₂-Rechts steht nicht in § 7 CO2KostAufG, sondern in der Anlage zu den §§ 5 bis 7; die Einstufung selbst regelt § 5, die Pflichtangaben des Lieferanten § 3, das 3-%-Kürzungsrecht § 7 Abs. 4.
Die Vorerfassung nach Nutzergruppen steht seit der Novelle 2021 in § 5 Abs. 7 HeizkostenV (früher § 5 Abs. 2). Die Verweisung in § 6 Abs. 2 HeizkostenV lautet im Wortlaut weiterhin „§ 5 Absatz 2“ — nach ganz überwiegender Praxis ein Redaktionsversehen.
Die „18 %“-Ersatzregel für Warmwasser gibt es nicht mehr. Sie stammt aus der Fassung von 1989. Heute gilt Q = 32 · A (§ 9 Abs. 2 Satz 4 HeizkostenV).
„30 % / 70 %“ ist die Aufteilung in Grund- und Verbrauchskosten — nicht der Anteil einer Nutzergruppe. Siehe Teil 7.

Teil 0 · OrientierungDas Grundmodell in zwölf Sätzen

Lernziel

Nach diesem Teil kann der Nutzer das grundmodell in zwölf sätzen fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Dieser Block ist als administrierbare Seitenstruktur angelegt: Einführung, Lernziele, Inhaltsblöcke und Abschlusskontrolle bleiben in jedem Kapitel gleich aufgebaut.

Das Grundmodell der Abrechnung sicher erklären
Kosten, Zeiträume und Nutzer als getrennte Ebenen einordnen
Sonderfälle aus dem Grundmodell ableiten

Bevor der Prozess kommt, das Denkmodell. Wer diese zwölf Sätze verstanden hat, kann jeden späteren Sonderfall selbst einordnen.

Eine Abrechnung verteilt einen Topf Geld auf Zeiträume. Nicht auf Wohnungen, nicht auf Personen — auf Nutzungszeiträume. Eine Wohnung kann in einem Jahr drei davon haben.
Es gibt zwei Welten mit verschiedenen Regeln. Die „kalten“ Betriebskosten folgen dem Mietvertrag und der BetrKV; sie sind weitgehend frei gestaltbar. Die „warmen“ Kosten (Heizung und Warmwasser) folgen der Heizkostenverordnung; die ist zwingend und geht dem Vertrag vor (§ 2 HeizkostenV).
Warme Kosten werden immer in zwei Teile geteilt: einen verbrauchsunabhängigen Grundkostenanteil (nach Fläche) und einen Verbrauchskostenanteil (nach Messwerten). Der Verbrauchsanteil muss zwischen 50 % und 70 % liegen.
Bevor verteilt wird, wird abgetrennt. Erst Warmwasser von Heizung, dann Nutzergruppe von Nutzergruppe, dann Grundkosten von Verbrauchskosten, dann Nutzer von Nutzer. Die Reihenfolge ist nicht beliebig.
Der CO₂-Preis wird vor allem anderen aufgeteilt. Der Vermieteranteil verlässt die umlagefähigen Kosten vollständig, bevor irgendetwas auf Nutzer verteilt wird.
Messgeräte messen unterschiedliche Dinge. Ein Wärmemengenzähler misst Kilowattstunden. Ein Heizkostenverteiler misst gar nichts Physikalisches, sondern liefert eine dimensionslose Verhältniszahl. Beide Zahlenwelten dürfen nie ohne Vorerfassung addiert werden.
Jede Zahl braucht eine Gegenprobe. Summe der Einzelflächen = Gesamtfläche. Summe der Nutzungstage = Abrechnungszeitraum. Summe der Unterzähler ≈ Hauptzähler. Summe der Einzelabrechnungen = Gesamtkosten. Ohne diese vier Proben ist keine Abrechnung fertig.
Fehlende Daten werden nicht weggelassen, sondern ersetzt — nach Regeln. Die Heizkostenverordnung gibt die zulässigen Ersatzverfahren vor und zieht bei 25 % betroffener Fläche eine harte Grenze.
Ein rechnerisch plausibler Wert kann technisch falsch sein. Ein Zähler, der am falschen Strang sitzt, liefert saubere, stetige, völlig unbrauchbare Werte. Deshalb steht die Installationsprüfung vor der Plausibilitätsprüfung.
Leerstand ist kein Loch, sondern ein Nutzer. Der Eigentümer ist der Nutzer des leerstehenden Zeitraums und trägt dessen Kosten. Umverteilung auf die bewohnten Einheiten ist unzulässig.
Vorauszahlungen sind kein Teil der Kostenverteilung. Sie werden erst ganz am Ende abgezogen. Ein Fehler in den Vorauszahlungen ist ein Fehler in der Zahlungsverrechnung, kein Verteilungsfehler.
Die Freigabe ist eine eigene fachliche Entscheidung. „Die Summe stimmt“ ist kein Freigabegrund. Es gibt Sachverhalte, bei denen eine rechnerisch fehlerfreie Abrechnung trotzdem nicht freigegeben werden darf.

Die drei Datenschichten

Alles, was in eine Abrechnung eingeht, gehört zu genau einer von drei Schichten. Die Schichten haben unterschiedliche Lebensdauern — das ist der wichtigste Unterschied zwischen einem neuen Objekt und einem Bestandsobjekt.

Datenschichten und ihre Lebensdauer
Schicht	Beispiele	Ändert sich	Konsequenz
Stammdaten langlebig	Objektanschrift, Gebäudeart, Flächen, Heizungsart, Energieträger, Geräteausstattung, Nutzergruppenstruktur	selten, aber folgenreich	Bei Änderung ist meist die gesamte Verteilungslogik neu zu bewerten (z. B. neuer Energieträger → neue CO₂-Berechnung).
Periodendaten je Abrechnungsjahr	Zählerstände, Rechnungen, Brennstoffbestände, Vorauszahlungen, Nutzerzeiträume, Personenzahlen	jedes Jahr vollständig	Müssen jedes Jahr neu erfasst und geprüft werden. Nie aus dem Vorjahr übernehmen.
Ergebnisdaten abgeleitet	Verbräuche, Kostenanteile, Grund-/Verbrauchskosten, CO₂-Anteile, Saldo	bei jeder Neuberechnung	Nie manuell überschreiben. Wer ein Ergebnis korrigieren will, muss die Eingangsdaten korrigieren — sonst brechen die Abstimmungsproben.

Merksatz

Ein Ergebnis, das nicht aus Eingangsdaten reproduzierbar ist, ist in einer Abrechnung nicht verteidigungsfähig. Der Mieter hat ein Belegeinsichtsrecht, das ausdrücklich auch die Zahlungsbelege umfasst (BGH, 09.12.2020 – VIII ZR 118/19).

Abschluss

Kontrollfragen für die Praxis

1Das Grundmodell der Abrechnung sicher erklären?

2Kosten, Zeiträume und Nutzer als getrennte Ebenen einordnen?

3Sonderfälle aus dem Grundmodell ableiten?

Teil 1Der Gesamtprozess einer Abrechnung

Lernziel

Nach diesem Teil kann der Nutzer der gesamtprozess einer abrechnung fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Dieser Block ist als administrierbare Seitenstruktur angelegt: Einführung, Lernziele, Inhaltsblöcke und Abschlusskontrolle bleiben in jedem Kapitel gleich aufgebaut.

Den Gesamtprozess von Auftrag bis Freigabe nachvollziehen
Prüf-, Entscheidungs- und Stoppkriterien je Schritt erkennen
Abrechnungsvorgänge strukturiert durch die sechs Phasen führen

26 Schritte in sechs Phasen. Die Reihenfolge ist keine Konvention, sondern eine Abhängigkeitskette: jeder Schritt braucht Ergebnisse der vorhergehenden. Wer Kosten verteilt, bevor die Nutzerzeiträume lückenlos sind, verteilt auf ein falsches Gerüst.

Phase A Auftrag und Rahmen

01Auftrag und Abrechnungsumfang klärenWelche Kostenarten? Welche Leistungen?

02Neues Objekt oder BestandsobjektBestimmt Tiefe der Datenerfassung

03Abrechnungszeitraum festlegenReferenzachse für alles Weitere

Phase B Objekt-, Nutzer- und Flächenstruktur

04Grund- und Objektdaten erfassenAuftraggeber, Anschrift, Gebäudeart

05Gebäude- und Versorgungstechnik erfassenAnlagenart, Energieträger, Heizkreise

06Nutzeinheiten anlegenWohnungen, Gewerbe, Gemeinschaftsräume

07Nutzer, Eigentümer, Leerstände erfassenLeerstand ist ein eigener Nutzer

08Nutzerzeiträume prüfenLückenlos und überschneidungsfrei

09Flächen und Umlageschlüssel erfassenGetrennt nach Flächenart

Phase C Messtechnik, Ablesung, Nutzergruppen

10Geräte und Zähler erfassenArt, Nummer, Einbauort, Faktor, Eichfrist

11Installation und Zuordnung prüfenTechnische Richtigkeit vor Rechnerei

12Ablese- und Verbrauchswerte erfassenAnfang, Ende, Zwischenstände

13Zählertausch und Geräteausfälle prüfenMesskette lückenlos?

14Nutzergruppen und Vorerfassung prüfenZwingend bei ungleichen Geräten

Phase D Kostenerfassung und -aufbereitung

15Rechnungen, Brennstoffmengen, Kosten erfassenBeleg, Zeitraum, Menge, Betrag

16Kalte Betriebskosten aufbereitenUmlagefähigkeit, Vorwegabzüge

17Heiz- und Warmwasserkosten aufbereitenBestandsrechnung, Abgrenzung

18CO₂-Kosten berechnen und aufteilenVermieteranteil herausrechnen

19Sonderfälle und fehlende Daten behandelnErsatzwerte, Sperren, Dokumentation

Phase E Verteilung

20Grund- und Verbrauchskosten verteilenZweistufig bei Nutzergruppen

21Nutzerwechsel und Leerstände aufteilenJe Kostenart eigener Zeitschlüssel

22Vorauszahlungen zuordnenNach Nutzerzeitraum, nicht nach Wohnung

Phase F Abstimmung und Freigabe

23Gesamtkosten abstimmenFläche, Zeit, Verbrauch, Kosten

24Einzelabrechnungen erstellenMit gesetzlichen Pflichtangaben

25Plausibilitäts- und SummenprüfungVorjahresvergleich, Ausreißer

26Freigeben oder sperrenDokumentierte fachliche Entscheidung

Woran die Reihenfolge hängt

Vier harte Abhängigkeiten, die nicht umgestellt werden dürfen:

08 vor 20: Ohne lückenlose Nutzerzeiträume gibt es keine gültigen Bezugsgrößen.
14 vor 20: Ohne Entscheidung über Nutzergruppen ist die Verteilung einstufig — und damit möglicherweise falsch.
18 vor 20: Der CO₂-Vermieteranteil muss aus den umlagefähigen Kosten heraus, bevor verteilt wird. Sonst zahlt der Mieter ihn über eine andere Position doch.
11 vor 25: Die Installationsprüfung kann die Plausibilitätsprüfung nicht ersetzen und umgekehrt. Ein falsch zugeordneter Zähler liefert plausible Werte.

Die 26 Schritte im Einzelnen

Jeder Schritt nach demselben Schema: Eingangsdaten → Prüfung → Entscheidung → Berechnung → Ergebnis → mögliche Fehler → Stoppkriterium → Dokumentation.

Phase A · Auftrag und Rahmen

Auftrag und Abrechnungsumfang klären

Eingangsdaten: Auftragsschreiben oder Rahmenvertrag; Angaben zu Auftraggeber (Eigentümer, Hausverwaltung, WEG), Rechnungsempfänger, Ansprechpartner; gewünschte Abrechnungsarten (nur warm / nur kalt / kombiniert); Auftragsbeginn; Vollmacht der Verwaltung.
Prüfung: Ist der Auftraggeber berechtigt (Eigentümer oder bevollmächtigte Verwaltung)? Deckt der Auftrag alle Kostenarten ab, die für dieses Objekt anfallen? Übernimmt der Messdienst auch die Belegbeschaffung oder liefert die Verwaltung?
Entscheidung: Umfang festschreiben: Welche Kostenarten werden abgerechnet, wer liefert welche Daten, wer haftet für welche Datenqualität.
Berechnung: Keine. Reiner Stammdatenschritt.
Ergebnis: Definierter Leistungsumfang; Liste der benötigten Belege und Datenlieferungen mit Verantwortlichkeit.
Fehler: Kalte Betriebskosten beauftragt, aber kein Mietvertrag vorhanden → Umlageschlüssel unbekannt. Auftraggeber ist nicht der Eigentümer → keine Vertretungsmacht. Auftragsbeginn liegt mitten im Abrechnungszeitraum → Vorjahresdaten fehlen.
Stopp: Sperre Kein gültiger Auftrag oder unklarer Auftraggeber. Der Messdienst rechnet immer im Auftrag und Namen des Gebäudeeigentümers ab; ohne diese Zurechnung ist die Abrechnung dem Mieter gegenüber wirkungslos.
Dokumentation: Auftrag, Vollmacht, vereinbarter Leistungsumfang, Datenlieferungsvereinbarung.

Neues Objekt oder Bestandsobjekt unterscheiden

Eingangsdaten: Vorhandensein einer Vorjahresabrechnung desselben Dienstleisters; Übergabedaten bei Dienstleisterwechsel; Installationsprotokolle.
Prüfung: Gibt es einen gesicherten Datenbestand aus einem vorherigen Abrechnungszeitraum? Ist der Anfangsstand jedes Geräts belegt — entweder als Vorjahres-Endstand, als Einbaustand oder aus einer fremden Abrechnung?
Entscheidung: Neues Objekt: Vollerfassung aller Stammdaten und vollständige Installationsprüfung. Bestandsobjekt: Übernahme der Stammdaten mit dokumentierter Änderungsprüfung. Ein Objekt mit Dienstleisterwechsel ist fachlich ein neues Objekt mit übernommenen Anfangsständen — die riskanteste Variante.
Berechnung: Keine.
Ergebnis: Erfassungstiefe und Prüfumfang für dieses Jahr festgelegt.
Fehler: Ein umgebautes Bestandsobjekt wird wie ein unverändertes behandelt. Bei Dienstleisterwechsel werden Endstände des Vorgängers ungeprüft als Anfangsstände übernommen (falsche Gerätenummern, andere Bewertungsfaktoren, anderer Ablesestichtag).
Stopp: Warnung Bei Dienstleisterwechsel ohne Übergabeprotokoll: Anfangsstände sind nur mit dokumentierter Herkunft verwendbar.
Dokumentation: Einstufung mit Begründung; Herkunftsnachweis aller übernommenen Anfangsstände.

Abrechnungszeitraum festlegen

Eingangsdaten: Mietvertragliche oder in der WEG beschlossene Abrechnungsperiode; bisherige Abrechnungszeiträume; Ablesestichtag.
Prüfung: Schließt der Zeitraum lückenlos an den vorherigen an? Ist er 12 Monate lang oder ein Rumpfjahr (verkürzter Zeitraum, z. B. bei Umstellung des Stichtags)? Ist er einheitlich für kalte und warme Kosten?
Entscheidung: Verbindliche Festlegung von Beginn und Ende. Bei Rumpfjahr: alle zeitbezogenen Größen anteilig — insbesondere die Stufengrenzen des CO₂-Rechts (§ 5 Abs. 1 S. 4 CO2KostAufG).
Berechnung: Anzahl der Kalendertage; bei Rumpfjahr Kürzungsfaktor Tage ÷ 365.
Ergebnis: Referenzzeitachse, auf die alle Nutzerzeiträume, Rechnungen und Ablesungen abgebildet werden.
Fehler: Kalte und warme Kosten mit unterschiedlichen Zeiträumen abgerechnet → Nutzerzeiträume passen nicht mehr zusammen. Lücke oder Überschneidung zum Vorjahr → Kosten doppelt oder gar nicht erfasst.
Stopp: Sperre Lücke oder Überschneidung zum vorherigen Abrechnungszeitraum.
Dokumentation: Zeitraum, Anschlussnachweis zum Vorjahr, Begründung bei Rumpfjahr.

Phase B · Objekt-, Nutzer- und Flächenstruktur

Grund- und Objektdaten erfassen

Eingangsdaten: Objektanschrift, Gebäudeart, Baujahr, Anzahl Gebäude / Hauseingänge / Nutzeinheiten, Gesamtwohnfläche, Gesamtnutzfläche, beheizbare Fläche, ggf. Miteigentumsanteile.
Prüfung: Ist die Abrechnungseinheit eindeutig? Mehrere Gebäude auf einem Grundstück können eine gemeinsame Wirtschaftseinheit bilden — oder eben nicht. Diese Festlegung entscheidet über jeden Flächenschlüssel.
Entscheidung: Abgrenzung der Abrechnungseinheit(en) und Zuordnung jeder Nutzeinheit zu genau einer davon. Einstufung als Wohn- oder Nichtwohngebäude (relevant für das CO₂-Recht, Teil 11).
Berechnung: Summenbildung der Flächen je Flächenart; Abgleich mit den gemeldeten Gesamtflächen.
Ergebnis: Geprüfte Bezugsgrößen für alle flächenbasierten Schlüssel.
Fehler: Summe der Einzelflächen ≠ gemeldete Gesamtfläche. Gewerbefläche als Wohnfläche geführt. Gemeinschaftsflächen fälschlich in der Umlagefläche. Balkone nach unterschiedlichen Regeln angerechnet.
Stopp: Sperre Ungeklärte Flächendifferenz. Ohne gesicherte Fläche ist weder der Grundkostenanteil noch die CO₂-Einstufung berechenbar (Teil 13.9).
Dokumentation: Flächenquelle (Mietvertrag, Aufmaß, Teilungserklärung), Stichtag, Differenzklärung.

Gebäude- und Versorgungstechnik erfassen

Eingangsdaten: Heizungsart, Energieträger, zentral/dezentral für Heizung und Warmwasser, verbundene oder getrennte Anlage, Anzahl Wärmeerzeuger und Heizkreise, Speicher, Zirkulation, vorhandene Haupt- und Unterzähler.
Prüfung: Wird Warmwasser aus derselben Anlage erzeugt wie Heizwärme (verbundene Anlage)? Gibt es mehrere Wärmeerzeuger oder Energieträger? Sind Gebäudeteile technisch getrennt versorgt?
Entscheidung: Anlagenschema festlegen. Daraus folgt zwingend: ob Teil 10 (Trennung Heizung/Warmwasser) anzuwenden ist, welche Vorerfassung nötig wird und wie viele CO₂-Berechnungen zu führen sind.
Berechnung: Keine. Aber: das Schema legt sämtliche späteren Formeln fest.
Ergebnis: Messkonzept-Skizze: welcher Zähler misst welchen Energiestrom, was ist Differenzgröße.
Fehler: Verbundene Anlage als getrennte Anlage geführt → Warmwasserkosten werden nie abgetrennt, die Heizkosten sind zu hoch. Zwei Energieträger, aber nur eine CO₂-Berechnung.
Stopp: Sperre Anlagenschema unklar. Ohne Schema ist keine Kostenzuordnung möglich.
Dokumentation: Anlagenschema, Wärmeerzeuger mit Energieträger, Heizkreisliste, Zählerlageplan.

Nutzeinheiten anlegen

Eingangsdaten: Bezeichnung, Lage (Haus, Etage, Lage), Art (Wohnung, Gewerbe, Gemeinschaftsraum), Flächen, Eigentümer der Einheit.
Prüfung: Ist jede versorgte Einheit angelegt? Sind Gemeinschaftsräume korrekt behandelt — sie sind grundsätzlich von der Verbrauchserfassung ausgenommen, außer bei nutzungsbedingt hohem Verbrauch wie Schwimmbad oder Sauna (§ 4 Abs. 3 HeizkostenV)?
Entscheidung: Welche Einheit ist umlagerelevant, welche nicht. Wurden Wohnungen geteilt oder zusammengelegt: neue Einheit mit neuem Gerätesatz, nicht Fortschreibung der alten.
Berechnung: Flächensummen je Art; Anzahl Wohneinheiten für einheitenbasierte Schlüssel.
Ergebnis: Vollständige Einheitenliste mit Flächen und Art.
Fehler: Nicht vermietete Nebenräume als Nutzeinheit geführt. Geteilte Wohnung weiter als eine Einheit. Hobbyraum mit Heizkörper, aber ohne Erfassungsgerät.
Stopp: Warnung Beheizte Fläche ohne Nutzeinheit oder ohne Erfassungsgerät — führt zu ungemessener Wärme und verzerrt alle Verbrauchsanteile.
Dokumentation: Einheitenliste, Änderungen gegenüber Vorjahr mit Datum.

Nutzer, Eigentümer und Leerstände erfassen

Eingangsdaten: Name des Nutzers, Einzugs- und Auszugsdatum, Personenzahl mit Änderungsdaten, Leerstandszeiträume, Vorauszahlungen, vereinbarte Umlageschlüssel aus dem Mietvertrag.
Prüfung: Drei Rollen sauber trennen: Eigentümer (trägt nicht umlagefähige Kosten und den Leerstand), Mieter/Nutzer (Adressat der Abrechnung), Nutzeinheit (der Raum). Ist jeder Tag des Abrechnungszeitraums genau einem Nutzer zugeordnet?
Entscheidung: Für jeden Leerstand wird ein eigener Nutzerzeitraum mit dem Eigentümer als Nutzer angelegt. Leerstand ist keine Lücke.
Berechnung: Nutzungstage je Zeitraum; Personentage = Personenzahl × Tage.
Ergebnis: Nutzerzeitraumliste je Einheit mit Tagen, Personen und Vorauszahlungen.
Fehler: Auszugsdatum fehlt → offener Zeitraum. Zwei Nutzer überschneiden sich um einen Tag. Personenzahl ohne Änderungsdatum gemeldet. Vorauszahlung dem falschen Nutzer zugeordnet.
Stopp: Sperre Offene Lücke oder Überschneidung im Nutzerzeitraum (Teil 13.10).
Dokumentation: Nutzerliste mit Datumsquelle (Mietvertrag, Übergabeprotokoll, Meldung der Verwaltung).

Nutzerzeiträume prüfen

Eingangsdaten: Ergebnis aus Schritt 07; Abrechnungszeitraum aus Schritt 03.
Prüfung: Formale Zeitprobe je Nutzeinheit: Σ Nutzungstage aller Zeiträume = Tage des Abrechnungszeitraums. Keine Überschneidung, keine Lücke.
Entscheidung: Bei Lücke: Leerstand anlegen oder Datum korrigieren — das ist eine Sachverhaltsfrage, keine Rechenfrage. Bei Überschneidung: Rückfrage beim Auftraggeber.
Berechnung: Tagesdifferenzen; Kontrollsumme je Einheit.
Ergebnis: Lückenlose, überschneidungsfreie Zeitachse je Nutzeinheit.
Fehler: Ein-/Auszug am selben Tag doppelt gezählt (Konvention festlegen: Einzugstag zählt zum neuen Nutzer, Auszugstag zum alten — oder umgekehrt, aber immer gleich).
Stopp: Sperre Zeitprobe schlägt fehl.
Dokumentation: Zeitprobenprotokoll je Einheit; angewandte Tagesgrenzkonvention.

Flächen und Umlageschlüssel erfassen

Eingangsdaten: Wohnfläche, Nutzfläche, beheizbare Fläche, ggf. abweichende Warmwasserfläche, Miteigentumsanteile; Mietvertragsregelungen zu den Umlageschlüsseln.
Prüfung: Für jede Kostenart genau einen Schlüssel festlegen und dessen Bezugsgröße prüfen. Sind Wohnfläche und beheizbare Fläche identisch oder verschieden? Widerspricht ein Vertragsschlüssel zwingendem Recht (dann geht das Gesetz vor)?
Entscheidung: Schlüsselzuordnung Kostenart → Bezugsgröße. Bei kalten Kosten gilt: Vertrag vor gesetzlichem Auffangmaßstab Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB). Bei warmen Kosten gilt: HeizkostenV vor Vertrag (§ 2 HeizkostenV).
Berechnung: Gesamtbezugsgrößen je Schlüssel; Kontrollsumme je Flächenart.
Ergebnis: Schlüsseltabelle mit geprüften Nennern.
Fehler: Ein Schlüssel wird für eine Kostenart verwendet, für die der Vertrag einen anderen vorsieht. Warmwasserfläche wird mit Wohnfläche verwechselt. Miteigentumsanteile im Mietverhältnis statt in der WEG verwendet.
Stopp: Warnung Schlüssel weicht vom Vorjahr ab, ohne dass ein zulässiger Änderungsgrund dokumentiert ist. Eine Änderung ist nur zum Beginn eines Abrechnungszeitraums möglich (§ 6 Abs. 4 HeizkostenV, § 556a Abs. 2 BGB).
Dokumentation: Schlüsseltabelle mit Fundstelle im Mietvertrag; Änderungserklärung bei Schlüsselwechsel.

Phase C · Messtechnik, Ablesung, Nutzergruppen

Geräte und Zähler erfassen

Eingangsdaten: Geräteart, Gerätenummer, Einbauort, zugeordnete Nutzeinheit, Messgröße, Maßeinheit, Einbaudatum, Anfangsstand, Bewertungsfaktor, Eich- bzw. Verwendungsfrist, Ableseart (Funk oder vor Ort), Rolle (Haupt-, Zwischen-, Unterzähler).
Prüfung: Gerätenummern eindeutig? Maßeinheiten konsistent (m³ vs. Liter, kWh vs. MWh)? Eichfrist im Abrechnungszeitraum abgelaufen? Bewertungsfaktoren bei Heizkostenverteilern hinterlegt und zum Heizkörper passend?
Entscheidung: Vollständigkeit der Ausstattung: Ist jeder Heizkörper und jede Zapfstelle erfasst? Fehlende Geräte sind ein Nachrüstfall, kein Schätzfall.
Berechnung: Keine. Aber: der Bewertungsfaktor geht multiplikativ in jeden Verbrauchswert ein.
Ergebnis: Geräteliste mit Zuordnung, Faktoren und Fristen.
Fehler: Gerät doppelt angelegt. Gerät fehlt. Falsche Einheit. Falscher Bewertungsfaktor nach Heizkörpertausch. Abgelaufene Eichfrist.
Stopp: Warnung Abgelaufene Eichfrist: Die Abrechnung ist dadurch nicht automatisch unwirksam, aber die Vermutung der Richtigkeit entfällt — der Vermieter muss die Messrichtigkeit positiv beweisen (BGH, 17.11.2010 – VIII ZR 112/10).
Dokumentation: Geräteliste, Installationsprotokolle, Eichnachweise, Faktorenherleitung.

Installation und Zuordnung der Geräte prüfen

Eingangsdaten: Montageprotokolle, Zählerlageplan, Anlagenschema aus Schritt 05, Fotodokumentation.
Prüfung: Sitzt jedes Gerät an der richtigen Stelle und in der richtigen Durchflussrichtung? Misst es die richtige Größe (Heizung / Warmwasser / Kaltwasser / Gesamtenergie)? Gehört es zur eingetragenen Nutzeinheit? Gibt es ungemessene Leitungen oder Verbraucher? Ist die Messkette rechnerisch geschlossen?
Entscheidung: Freigabe des Messkonzepts oder Beauftragung einer Vor-Ort-Klärung. Diese Prüfung ist nicht durch Rechnen ersetzbar (siehe Teil 5.1).
Berechnung: Kontrollrechnung Haupt-/Unterzähler (Teil 5.2).
Ergebnis: Bestätigtes Messkonzept; Liste bekannter, technisch erklärbarer Differenzen.
Fehler: Warmwasserzähler im Kaltwasserstrang. Zähler zweier Wohnungen vertauscht. Unterzähler misst zusätzlich einen Bereich, der schon vom Hauptzähler separat erfasst wird → Doppelerfassung.
Stopp: Sperre Ungeklärte Doppelerfassung oder ungemessener Verbrauchsbereich in relevanter Größenordnung.
Dokumentation: Prüfprotokoll mit Datum und Prüfer; Erklärung jeder akzeptierten Differenz.

Ablese- und Verbrauchswerte erfassen

Eingangsdaten: Anfangsstand, Endstand, Zwischenstände bei Nutzerwechsel, Ein- und Ausbaustände bei Zählertausch; Ablesedatum je Wert; Funkwerte und/oder manuelle Werte.
Prüfung: Zu jedem Wert gehört ein Datum und eine Quelle. Weichen Funkwert und manueller Wert ab? Stammen Haupt- und Unterzählerstände vom selben Tag? Liegt das Ablesedatum am Stichtag?
Entscheidung: Welcher Wert gilt bei konkurrierenden Quellen — und warum. Bei abweichenden Ablesetagen: zeitanteilige Korrektur oder Akzeptanz der Differenz (Teil 13.11).
Berechnung: Verbrauch = Endstand − Anfangsstand, ggf. × Bewertungsfaktor.
Ergebnis: Verbrauchswert je Gerät und Zeitraum mit Herkunftsnachweis.
Fehler: Negativer Verbrauch (Teil 13.3). Dezimalstelle verrutscht. Wert dem falschen Gerät zugeordnet. Zählerüberlauf nicht erkannt.
Stopp: Sperre Negativer Verbrauch ohne aufgeklärte Ursache. Ein negativer Wert darf nicht automatisch auf null gesetzt werden.
Dokumentation: Ableseprotokoll mit Datum, Quelle, Ableser; Begründung bei Quellenwahl.

Zählertausch und Geräteausfälle prüfen

Eingangsdaten: Wechselprotokoll: Nummer und Ausbaustand Altgerät, Ausbaudatum, Nummer und Einbaustand Neugerät, Einbaudatum; Störmeldungen, Fehlercodes, Batteriewarnungen.
Prüfung: Ist die Messkette zeitlich lückenlos (Ausbaudatum = Einbaudatum)? Gleiche Messstelle, gleiche Maßeinheit, vergleichbarer Bewertungsfaktor? Hat der Ausfall den ganzen Zeitraum betroffen oder nur einen Teil?
Entscheidung: Bei sauberem Tausch: Summenbildung. Bei Ausfall: Ersatzwertverfahren nach § 9a HeizkostenV wählen und begründen (Teil 13.1).
Berechnung: Gesamtverbrauch = Verbrauch Altgerät + Verbrauch Neugerät.
Ergebnis: Ein Jahresverbrauchswert je Messstelle, ggf. mit Kennzeichnung „geschätzt“.
Fehler: Zeitliche Lücke oder Überschneidung zwischen Alt- und Neugerät. Anfangsstand des Neugeräts ≠ 0, aber als 0 geführt. Mehrere Wechsel im Jahr nicht alle erfasst.
Stopp: Sperre Fehlendes Wechselprotokoll bei erkennbarem Gerätewechsel; Lücke in der Messkette.
Dokumentation: Wechselprotokoll; Ausfallzeitraum; gewähltes Ersatzverfahren mit Begründung und Datenbasis.

Nutzergruppen und Vorerfassung prüfen

Eingangsdaten: Geräteausstattung je Einheit; Anlagenschema; Vorerfassungszähler; Nutzungsarten; Vorjahresstruktur.
Prüfung: Werden alle Nutzer mit gleichen Ausstattungen erfasst? Wenn nein, ist eine Vorerfassung nach Nutzergruppen zwingend (§ 5 Abs. 7 S. 1 HeizkostenV). Sind die Vorerfassungszähler vorhanden und funktionsfähig?
Entscheidung: Gruppenschnitt festlegen und begründen. Willkürliche Gruppen sind unzulässig; maßgeblich sind Versorgung, Messkonzept und Verteilungslogik (Teil 6).
Berechnung: Energieanteil je Gruppe aus den Vorerfassungszählern; Restgruppe ggf. als Differenz.
Ergebnis: Zweistufiges Verteilungsgerüst: Vorverteilung auf Gruppen, dann Verteilung innerhalb der Gruppe.
Fehler: Wärmemengenzähler-Werte und Heizkostenverteiler-Einheiten in einem Nenner addiert. Gewerbeeinheit reflexhaft als eigene Gruppe gebildet, obwohl gleiche Geräte vorliegen. Vorerfassungszähler defekt, Gruppenanteil trotzdem als gemessen ausgewiesen.
Stopp: Sperre Ungleiche Ausstattungen ohne Vorerfassung. Ist die Vorerfassung für den abgelaufenen Zeitraum nicht nachholbar, kann eine Differenzberechnung aus tatsächlich erfassten Daten ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen (BGH, 16.09.2022 – V ZR 214/21) — reine Flächenverteilung ist die schlechtere Lösung.
Dokumentation: Gruppendefinition mit sachlicher Begründung; Nachweis der Vorerfassungswerte; Abstimmung Gruppensummen gegen Gesamtenergie.

Phase D · Kostenerfassung und -aufbereitung

Rechnungen, Brennstoffmengen und Kosten erfassen

Eingangsdaten: Versorgerrechnungen, Lieferscheine, Wartungs- und Dienstleisterrechnungen, Gebührenbescheide, Versicherungspolicen; je Beleg: Leistungszeitraum, Menge, Nettobetrag, Umsatzsteuer, CO₂-Angaben.
Prüfung: Deckt der Leistungszeitraum den Abrechnungszeitraum? Betrifft die Rechnung nur dieses Objekt? Enthält sie nicht umlagefähige Bestandteile (Reparatur, Ersatzteile, Verwaltung)? Sind Abschläge und Schlussrechnung sauber getrennt?
Entscheidung: Je Beleg: vollständig übernehmen, zeitanteilig abgrenzen, bereinigen, zurückstellen oder sperren (Teil 8.3 und 13.8).
Berechnung: Zeitanteilige Abgrenzung; Bereinigung nicht umlagefähiger Anteile; bei lagerfähigen Brennstoffen Bestandsrechnung (Teil 9.3).
Ergebnis: Kostenstammblatt je Kostenart mit Belegnummer, Zeitraum, Betrag und Umlagefähigkeitsvermerk.
Fehler: Gezahlte Abschläge statt Verbrauchskosten angesetzt. Rechnung doppelt erfasst. Gutschrift übersehen. Reparaturposition mitverteilt.
Stopp: Sperre Kostenart ohne Beleg. Ohne Beleg keine Position — auch kein geschätzter Betrag (Teil 8.3).
Dokumentation: Belegliste mit Zuordnung; Abgrenzungsrechnungen; Bereinigungsbegründungen.

Kalte Betriebskosten aufbereiten

Eingangsdaten: Kostenstammblatt; Mietvertragsregelungen; Umlageschlüssel aus Schritt 09.
Prüfung: Ist die Kostenart im Mietvertrag vereinbart? Fällt sie unter § 2 BetrKV? Bei „sonstigen Betriebskosten“ (Nr. 17): ist sie im Vertrag konkret benannt? Ist ein Vorwegabzug für Gewerbe erforderlich?
Entscheidung: Umlagefähig ja/nein je Position; Vorwegabzüge; direkte Zuordnungen.
Berechnung: Bereinigte Gesamtkosten je Kostenart; Vorwegabzüge.
Ergebnis: Verteilfähige Kostenblöcke mit zugeordnetem Schlüssel.
Fehler: Kabel-/TV-Grundgebühren angesetzt, obwohl seit 01.07.2024 nicht mehr umlagefähig. Hauswartrechnung ohne Abzug des Instandhaltungsanteils. Verwaltungskosten in einer „sonstigen“ Position versteckt.
Stopp: Warnung Position ohne vertragliche Grundlage. Sie darf nicht verteilt werden; die Abrechnung bleibt im Übrigen erstellbar.
Dokumentation: Umlagefähigkeitsprüfung je Position mit Rechtsgrundlage und Vertragsfundstelle.

Heiz- und Warmwasserkosten aufbereiten

Eingangsdaten: Brennstoff- oder Wärmelieferrechnungen, Anfangs- und Endbestand bei lagerfähigen Brennstoffen, Betriebsstrom, Wartung, Schornsteinfeger, Gerätemiete, Ablese- und Abrechnungskosten.
Prüfung: Enthält der Kostenblock nur Positionen des § 7 Abs. 2 HeizkostenV? Ist das Leistungs-/Verbrauchsprinzip eingehalten — für Heizkosten ist das Abflussprinzip unzulässig (BGH, 01.02.2012 – VIII ZR 156/11)?
Entscheidung: Trennung der einheitlich entstandenen von den nicht einheitlich entstandenen Kosten; anschließend Abtrennung des Warmwasseranteils nach § 9 HeizkostenV (Teil 10).
Berechnung: Bestandsrechnung; Energieanteil Warmwasser; Aufteilung der einheitlichen Kosten.
Ergebnis: Zwei getrennte Kostenblöcke: Heizkosten und Warmwasserkosten.
Fehler: Reparaturkosten mitverteilt. Betriebsstrom doppelt (in Allgemeinstrom und in Heizkosten). Bestandsrechnung ohne Endbestand.
Stopp: Sperre Bei Öl, Flüssiggas oder Pellets: fehlender Endbestand. Ohne ihn ist der tatsächliche Verbrauch nicht bestimmbar.
Dokumentation: Kostenzusammenstellung, Bestandsrechnung, Herleitung des Betriebsstroms.

CO₂-Kosten berechnen und aufteilen

Eingangsdaten: Pflichtangaben des Lieferanten nach § 3 CO2KostAufG: Brennstoffemissionen in kg CO₂, CO₂-Preisbestandteil in Euro inkl. USt, heizwertbezogener Emissionsfaktor, Energiegehalt; maßgebliche Fläche; Gebäudeeinstufung.
Prüfung: Sind alle Pflichtangaben vorhanden? Deckt sich der Lieferzeitraum mit dem Abrechnungszeitraum — sonst sind die Emissionen umzurechnen (§ 5 Abs. 1 S. 5)? Ist das Gebäude ein Wohn- oder Nichtwohngebäude?
Entscheidung: Wohngebäude → 10-Stufen-Modell. Nichtwohngebäude → hälftige Teilung. Öffentlich-rechtliche Beschränkungen → Vermieteranteil halbiert oder entfällt (§ 9 CO2KostAufG).
Berechnung: spezifischer Ausstoß = kg CO₂ ÷ Fläche, auf eine Nachkommastelle gerundet; Einstufung; Vermieter- und Mieteranteil in Euro.
Ergebnis: Zwei Beträge. Der Vermieteranteil verlässt die umlagefähigen Kosten, der Mieteranteil bleibt drin und wird mit den Brennstoffkosten verteilt.
Fehler: Vermieteranteil nur ausgewiesen, aber nicht herausgerechnet. Falsche Fläche im Nenner. Rundung erst nach der Einstufung.
Stopp: Sperre Vermieteranteil nicht herausgerechnet. Warnung Fehlende Lieferantenangaben — dann eigene Berechnung aus Menge × Emissionsfaktor × Zertifikatepreis, sonst greift das 3-%-Kürzungsrecht des Mieters (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG).
Dokumentation: Einstufung, Rechenweg, Fläche, verwendete Lieferantenangaben — diese sind nach § 7 Abs. 3 CO2KostAufG in der Abrechnung auszuweisen.

Sonderfälle und fehlende Daten behandeln

Eingangsdaten: Alle Auffälligkeiten aus den Schritten 10–18: Ausfälle, Nullverbräuche, Ausreißer, fehlende Belege, negative Werte.
Prüfung: Je Fall die Kette: mögliche Ursache → Erkennung → fachliche Prüfung → benötigte Unterlagen → zulässige Ersatzmethode. Nie mit der Schätzung beginnen.
Entscheidung: Ersatzmethode wählen und begründen; Fehlerstufe setzen (Hinweis / Warnung / Sperre); ggf. Position sperren.
Berechnung: Ersatzwerte nach § 9a HeizkostenV; Prüfung der 25-%-Grenze des § 9a Abs. 2.
Ergebnis: Vollständiger, gekennzeichneter Datensatz oder eine dokumentierte Sperre.
Fehler: Schätzung, obwohl gar kein Erfassungsgerät vorhanden ist — dann ist nachzurüsten, nicht zu schätzen. Ersatzwert ohne Datenbasis.
Stopp: Sperre Betroffene Fläche über 25 % → zwingend Verteilung ausschließlich nach den Flächenmaßstäben, kein Verbrauchsanteil.
Dokumentation: Sonderfallprotokoll: Fall, Ursache, Prüfschritte, Methode, Datenbasis, Entscheider, Datum.

Phase E · Verteilung

Grund- und Verbrauchskosten verteilen

Eingangsdaten: Kostenblöcke Heizung und Warmwasser; Nutzergruppenanteile; Verbrauchswerte; Flächen; gewählte Aufteilungsquote.
Prüfung: Liegt der Verbrauchsanteil zwischen 50 % und 70 %? Greift ein Sonderfall mit zwingenden 70 % (§ 7 Abs. 1 S. 2 HeizkostenV)? Ist die Quote seit dem Vorjahr unverändert oder wirksam geändert?
Entscheidung: Quote je Kostenblock; bei Nutzergruppen zuerst Vorverteilung, dann Binnenverteilung.
Berechnung: Grundkosten = Block × Grundanteil, verteilt nach Fläche. Verbrauchskosten = Block × Verbrauchsanteil, verteilt nach Messwerten. Bei Gruppen zweistufig (Teil 7).
Ergebnis: Heiz- und Warmwasserkostenanteil je Nutzeinheit, getrennt nach Grund- und Verbrauchskosten.
Fehler: Verbrauchsanteil außerhalb 50–70 %. Grundkosten nach beheizter Fläche, Warmwassergrundkosten aber nach Gesamtfläche — ohne dass das so festgelegt wäre. Nutzergruppenstufe übersprungen.
Stopp: Sperre Unzulässige Quote. Warnung Quotenänderung ohne dokumentierten Grund.
Dokumentation: Quote mit Rechtsgrundlage; Vorverteilungsrechnung; Binnenverteilung je Gruppe.

Nutzerwechsel und Leerstände zeitlich aufteilen

Eingangsdaten: Nutzerzeiträume; Zwischenablesungen; Gradtagszahlen; Personentage; Kostenanteile je Nutzeinheit aus Schritt 20.
Prüfung: Liegt eine Zwischenablesung vor? Ist sie technisch aussagekräftig? Wenn nein, greift § 9b Abs. 3 HeizkostenV: dann werden alle Kosten nach den Zeitmaßstäben aufgeteilt.
Entscheidung: Je Kostenart den richtigen Zeitschlüssel wählen: Verbrauchskosten nach Zwischenablesung, Heizgrundkosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig, Warmwassergrundkosten zeitanteilig, kalte Flächenkosten nach Kalendertagen, personenbezogene Kosten nach Personentagen.
Berechnung: Anteilsbildung je Zeitraum; Restcentverteilung.
Ergebnis: Kostenanteil je Nutzerzeitraum statt je Nutzeinheit.
Fehler: Alle Kosten pauschal nach Kalendertagen aufgeteilt, obwohl eine Zwischenablesung vorliegt. Heizgrundkosten linear geteilt, obwohl der Wechsel mitten in der Heizperiode lag.
Stopp: Warnung Wechsel in der Heizperiode ohne Zwischenablesung — zulässig, aber begründungspflichtig und dem Nutzer erkennbar zu machen.
Dokumentation: Zwischenablesewerte mit Datum; verwendete Gradtagszahlen mit Quelle; Aufteilungsrechnung je Kostenart.

Vorauszahlungen zuordnen

Eingangsdaten: Vereinbarte Vorauszahlung (Soll) und tatsächlich geleistete Zahlungen (Ist) je Nutzer und Monat; Aufteilung in kalte und warme Vorauszahlung, falls getrennt vereinbart.
Prüfung: Ist jede Zahlung genau einem Nutzerzeitraum zugeordnet? Sind Zahlungen enthalten, die nicht in die Abrechnung gehören (Grundmiete, Stellplatz, Kaution, Mietrückstände)?
Entscheidung: Soll- oder Ist-Vorauszahlung? In der Abrechnung ist grundsätzlich die vereinbarte (Soll-)Vorauszahlung anzusetzen; Zahlungsrückstände sind eine Frage des Mietkontos, nicht der Betriebskostenabrechnung. Abweichende Handhabung ist ausdrücklich zu vereinbaren.
Berechnung: Summe je Nutzerzeitraum; Kontrollsumme gegen das Mietkonto.
Ergebnis: Vorauszahlungsbetrag je Nutzerzeitraum.
Fehler: Zahlungen des Nachmieters dem Vormieter zugeordnet. Stellplatzmiete mitgerechnet. Fehlende Monate nicht bemerkt.
Stopp: Warnung Vorauszahlung ohne Nutzerzuordnung; abweichende Soll-/Ist-Beträge ohne Klärung.
Dokumentation: Vorauszahlungsjournal; Herkunft der Beträge; Soll-/Ist-Entscheidung.

Phase F · Abstimmung und Freigabe

Gesamtkosten abstimmen

Eingangsdaten: Alle Kostenblöcke, alle Verteilungsergebnisse, alle Bezugsgrößen.
Prüfung: Die vier Proben aus Teil 14: Flächenabstimmung, Zeitabstimmung, Verbrauchsabstimmung, Kostenabstimmung — zusätzlich Nutzergruppen-, Vorauszahlungs- und Rundungsabstimmung.
Entscheidung: Jede Differenz ist entweder erklärt (mit Grund) oder ein Fehler. Es gibt keine dritte Kategorie.
Berechnung: Summenvergleiche; Differenzanalyse.
Ergebnis: Abstimmungsprotokoll mit Status je Probe.
Fehler: Differenz durch Anpassung eines Ergebniswertes „glattgezogen“ statt durch Korrektur der Eingangsdaten.
Stopp: Sperre Jede nicht erklärte Abstimmungsdifferenz.
Dokumentation: Abstimmungsprotokoll; Erklärung akzeptierter Differenzen mit Größenordnung.

Einzelabrechnungen erstellen

Eingangsdaten: Kostenanteile je Nutzerzeitraum; Vorauszahlungen; Pflichtangaben.
Prüfung: Enthält jede Abrechnung die vier formellen Mindestbestandteile (BGH, 29.01.2020 – VIII ZR 244/18): Zusammenstellung der Gesamtkosten, Angabe und ggf. Erläuterung des Verteilerschlüssels, Berechnung des Anteils, Abzug der Vorauszahlungen? Dazu die CO₂-Angaben nach § 7 Abs. 3 CO2KostAufG und die Informationen nach § 6a HeizkostenV.
Entscheidung: Freigabe des Abrechnungslayouts; Kennzeichnung geschätzter Werte.
Berechnung: Saldo = Vorauszahlungen − Kostenanteil.
Ergebnis: Je Nutzerzeitraum eine Abrechnung mit Guthaben oder Nachzahlung.
Fehler: Verteilerschlüssel nur als interner Code ausgewiesen — das macht die Abrechnung formell unwirksam (BGH, 19.11.2008 – VIII ZR 295/07). Geschätzte Werte nicht als solche gekennzeichnet.
Stopp: Sperre Fehlende gesetzliche Pflichtangabe.
Dokumentation: Abrechnungsdokument; Versandnachweis; Fristenüberwachung nach § 556 Abs. 3 BGB.

Plausibilitäts- und Summenprüfung durchführen

Eingangsdaten: Fertige Einzelabrechnungen; Vorjahreswerte; Kennzahlen je Einheit.
Prüfung: Verbrauch je m² im Vergleich zu Vorjahr und Objektdurchschnitt; Kosten je m²; Anteil geschätzter Werte; Nutzer mit auffälliger Abweichung; Vorzeichen und Größenordnung jedes Saldos.
Entscheidung: Ausreißer erklären oder Ursache suchen. Plausibilität ersetzt keine Richtigkeit — ein plausibler Wert kann aus einem falsch zugeordneten Zähler stammen.
Berechnung: Kennzahlen und Abweichungen; witterungsbereinigter Vorjahresvergleich (auch Pflichtangabe nach § 6a Abs. 3 Nr. 5 HeizkostenV).
Ergebnis: Prüfliste mit erklärten und offenen Auffälligkeiten.
Fehler: Auffälligkeit als „Nutzerverhalten“ abgetan, ohne die technischen Ursachen ausgeschlossen zu haben.
Stopp: Warnung Ausreißer ohne Erklärung. Sperre Ausreißer mit Hinweis auf einen systematischen Fehler (z. B. zwei Einheiten spiegelbildlich vertauscht).
Dokumentation: Plausibilitätsprotokoll je Nutzeinheit mit Entscheidung.

Abrechnung freigeben oder sperren

Eingangsdaten: Abstimmungsprotokoll, Sonderfallprotokoll, Plausibilitätsprotokoll, offene Fehlerstufen.
Prüfung: Gibt es eine offene Sperre? Ist jede Warnung durch eine dokumentierte fachliche Entscheidung geschlossen? Sind alle Pflichtangaben vorhanden?
Entscheidung: Freigabe, Freigabe unter Auflage (z. B. Nachrüstung im Folgejahr) oder Sperre mit Maßnahmenliste (Teil 16).
Berechnung: Keine.
Ergebnis: Freigabestatus mit Zeitstempel und verantwortlicher Person.
Fehler: Freigabe „weil die Summe stimmt“. Warnung stillschweigend übergangen. Freigabe ohne Berücksichtigung der Abrechnungsfrist.
Stopp: Sperre Solange notwendige Daten fehlen, ein erheblicher Widerspruch besteht, keine zulässige Ersatzmethode gewählt wurde, Kosten nicht abgestimmt sind, Nutzerzeiträume unvollständig sind oder gesetzliche Pflichtangaben fehlen.
Dokumentation: Freigabeprotokoll: Status, Begründung, offene Punkte, Person, Datum. Dieses Protokoll ist im Streitfall die wichtigste Unterlage.

Abschluss

Kontrollfragen für die Praxis

1Den Gesamtprozess von Auftrag bis Freigabe nachvollziehen?

2Prüf-, Entscheidungs- und Stoppkriterien je Schritt erkennen?

3Abrechnungsvorgänge strukturiert durch die sechs Phasen führen?

Teil 2Neues Objekt und Bestandsobjekt

Der Unterschied ist keine Frage der Datenmenge, sondern der Beweislast. Beim neuen Objekt muss jeder Wert erstmals belegt werden. Beim Bestandsobjekt muss jeder übernommene Wert begründet werden — und jede Änderung erkannt.

Lernziel

Nach diesem Teil kann der Nutzer entscheiden, welche Daten neu belegt und welche Bestandsdaten aktiv geprüft werden müssen.

Diese Struktur ist bewusst als Admin-Blaupause angelegt: Ein Kapitel besteht aus Einführung, Lernzielen, Inhaltsblöcken und einer kurzen Abschlussprüfung.

Neues Objekt und Bestandsobjekt fachlich unterscheiden
Pflichtdaten, optionale Angaben und Nachweise sauber trennen
Änderungen im Bestand erkennen, bevor sie die Abrechnung verfälschen

2.1 Neues Objekt: Ersterfassung

Ein Objekt ist fachlich „neu“, wenn kein geprüfter eigener Datenbestand aus einem vorherigen Abrechnungszeitraum vorliegt. Das gilt auch beim Wechsel des Messdienstleisters — dort mit der zusätzlichen Schwierigkeit, dass Anfangsstände aus fremder Quelle stammen.

Auftraggeber- und Auftragsdaten

Datum	Status	Warum es gebraucht wird
Eigentümer (Name, Anschrift)	Pflicht	Die Abrechnung ergeht im Namen des Gebäudeeigentümers. Er trägt Leerstand und nicht umlagefähige Kosten.
Hausverwaltung und Vollmacht	optional	Nur wenn nicht der Eigentümer selbst beauftragt. Ohne Vollmacht keine wirksame Beauftragung.
Rechnungsempfänger, Ansprechpartner	Pflicht	Kommunikationsweg für Rückfragen; ohne festen Ansprechpartner bleiben Sperren offen.
Gewünschte Abrechnungsarten	Pflicht	Bestimmt, welche Belege beschafft werden müssen. Nur-Heizkosten ist ein völlig anderer Datenbedarf als kombiniert.
Beginn des Auftrags	Pflicht	Liegt er im laufenden Zeitraum, sind Anfangsstände zu rekonstruieren.

Objektdaten

Datum	Status	Warum es gebraucht wird
Objektanschrift, Anzahl Gebäude und Hauseingänge	Pflicht	Definiert die Abrechnungseinheit. Mehrere Gebäude können eine oder mehrere Einheiten bilden.
Gebäudeart (Wohn-/Nichtwohngebäude, gemischt)	Pflicht	Entscheidet über das anzuwendende CO₂-Modell (Teil 11).
Baujahr	optional	Indiz für den Sonderfall des § 7 Abs. 1 S. 2 HeizkostenV (Anforderungsniveau WärmeschutzV 1994) und für Plausibilitätsvergleiche.
Anzahl Nutzeinheiten, getrennt nach Wohnung / Gewerbe / Gemeinschaft	Pflicht	Bezugsgröße für einheitenbasierte Schlüssel; Grundlage der Vollständigkeitsprüfung.
Gesamtwohnfläche, Gesamtnutzfläche	Pflicht	Nenner aller Flächenschlüssel.
Beheizbare Fläche	Pflicht (bei warmen Kosten)	Zulässige Alternative zur Wohn-/Nutzfläche für die Heizgrundkosten (§ 7 Abs. 1 S. 5 HeizkostenV). Muss einmal festgelegt und dann konsistent verwendet werden.
Warmwasserfläche, falls abweichend	optional	Nur wenn nicht alle Einheiten Warmwasser beziehen.
Miteigentumsanteile	optional	Nur im Wohnungseigentum, für die Verteilung im Verhältnis der Eigentümer untereinander.

Miet- und Nutzerdaten

Datum	Status	Warum es gebraucht wird
Bezeichnung und Lage der Nutzeinheit	Pflicht	Eindeutige Zuordnung von Geräten und Nutzern.
Eigentümer der Einheit	optional	Nur im Wohnungseigentum relevant; dort aber Pflicht, weil er Adressat der Abrechnung ist.
Name des Nutzers, Einzugs- und Auszugsdatum	Pflicht	Definiert den Nutzerzeitraum — die eigentliche Verteilungseinheit.
Leerstandszeitraum	Pflicht (wenn vorhanden)	Eigener Nutzerzeitraum mit dem Eigentümer als Nutzer.
Personenzahl und Änderungsdaten	Pflicht bei personenbezogenen Schlüsseln	Ohne Änderungsdatum lassen sich keine Personentage bilden.
Vorauszahlungen (Soll und Ist)	Pflicht	Letzter Rechenschritt der Abrechnung.
Mietvertrag, vereinbarte Umlageschlüssel	Pflicht bei kalten Kosten	Ohne vertragliche Vereinbarung ist eine kalte Betriebskostenart nicht umlagefähig.

Technische Daten

Datum	Status	Warum es gebraucht wird
Heizungsart, Energieträger	Pflicht	Bestimmt Kostenermittlung (Bestandsrechnung vs. Rechnungsübernahme) und CO₂-Pflicht.
Zentral/dezentral für Heizung und Warmwasser	Pflicht	Dezentrale Warmwasserbereitung fällt nicht unter die zentrale Warmwasserabrechnung.
Verbundene oder getrennte Anlage	Pflicht	Entscheidet über die Anwendung von § 9 HeizkostenV (Teil 10).
Anzahl Wärmeerzeuger, Heizkreise, getrennte Gebäudeteile	Pflicht	Indikator für erforderliche Nutzergruppen und Vorerfassung.
Warmwasserspeicher, Zirkulation	optional	Erklärt Verteilverluste und den Unterschied zwischen erzeugter und gezapfter Wärme.
Vorhandene Haupt- und Unterzähler, Nutzergruppen	Pflicht	Grundlage des Messkonzepts und der Kontrollrechnung.

Gerätedaten

Datum	Status	Warum es gebraucht wird
Geräteart, Gerätenummer	Pflicht	Eindeutigkeit und Rückverfolgbarkeit bei Tausch.
Einbauort, Nutzeinheit	Pflicht	Fehlzuordnung ist der häufigste stille Fehler.
Messgröße, Maßeinheit	Pflicht	kWh, m³, Liter, dimensionslose HKV-Einheiten sind nicht mischbar.
Einbaudatum, Anfangsstand	Pflicht	Startpunkt der Messkette.
Bewertungsfaktor	Pflicht bei Heizkostenverteilern	Rechnet die Anzeige auf die Heizkörperleistung um. Falscher Faktor = systematisch falscher Verbrauch.
Eich- bzw. Verwendungsfrist	Pflicht bei eichpflichtigen Geräten	Wasser- und Wärmezähler: 6 Jahre (Anlage 7 MessEV). Heizkostenverteiler sind nicht eichpflichtig.
Funk oder Vor-Ort-Ablesung	Pflicht	Bestimmt Ablesequalität, Zwischenablesbarkeit und die Informationspflichten nach § 6a HeizkostenV.
Rolle: Haupt-, Zwischen- oder Unterzähler	Pflicht	Ohne diese Rolle ist keine Kontrollrechnung möglich.

2.2 Bestandsobjekt: jährliche Änderungsprüfung

Beim Bestandsobjekt werden Stammdaten übernommen — aber nur, nachdem geprüft wurde, ob sie noch gelten. Der Grund ist einfach: eine falsche übernommene Stammgröße wirkt sich auf alle Nutzer gleichzeitig aus und bleibt jahrelang unentdeckt. Ein falscher Zählerstand fällt in der Plausibilitätsprüfung auf; eine seit vier Jahren falsche Wohnfläche nicht.

Was sich ändern kann — und was daraus folgt
Änderung	Erkennungsmerkmal	Fachliche Folge
Nutzerwechsel	Meldung der Verwaltung; Zeitprobe schlägt fehl	Zwischenablesung erforderlich (§ 9b Abs. 1 HeizkostenV); Vorauszahlungen neu zuordnen.
Leerstand	Kein Nutzer für einen Zeitraum	Eigener Nutzerzeitraum mit Eigentümer; keine Umverteilung auf andere.
Neue Nutzeinheiten, Teilung, Zusammenlegung	Flächensumme ≠ Vorjahr; neue Gerätenummern	Neue Einheit anlegen, Flächen aller betroffenen Einheiten korrigieren, Gerätezuordnung neu.
Flächenänderung	Abweichung der Flächenprobe	Alle Flächenschlüssel neu; bei unterjähriger Änderung zeitanteilige Behandlung erforderlich.
Geänderte Personenzahl	Meldung; Sprung in Personentagen	Personentage neu bilden; ohne Änderungsdatum nicht abrechenbar.
Geänderte Vorauszahlungen	Mietkonto	Nur Zuordnung betroffen, keine Verteilungsänderung.
Geänderter Umlageschlüssel	Erklärung des Vermieters	Nur zum Beginn eines Abrechnungszeitraums zulässig (§ 556a Abs. 2 BGB, § 6 Abs. 4 HeizkostenV).
Änderung des Mietvertrags	Neuer Vertrag, Nachtrag	Umlagefähigkeit einzelner Positionen kann entfallen oder hinzukommen.
Neue / weggefallene Kostenarten	Neue Belegart; fehlender Vorjahresbeleg	Umlagefähigkeit und vertragliche Grundlage prüfen — insbesondere bei „sonstigen Betriebskosten“.
Neue oder ausgebaute Geräte, Zählertausch	Wechselprotokoll; unbekannte Gerätenummer	Messkette prüfen; Summenbildung Alt-/Neugerät.
Defekte Geräte	Störmeldung, Nullverbrauch, Ausreißer	Ersatzwertverfahren nach § 9a HeizkostenV; 25-%-Grenze beachten.
Änderung der Heizungsanlage oder des Energieträgers	Neue Rechnungsart; neuer Lieferant	CO₂-Berechnung neu; ggf. neue Trennformel Heizung/Warmwasser; Kostenkatalog prüfen.
Neue Nutzergruppen / geänderte Vorerfassung	Neue Ausstattung in Teilbereichen	Zweistufige Verteilung; Änderung nur zum Beginn eines Zeitraums.
Neue Gewerbeeinheit, geänderte Gebäudenutzung	Vertrag, Ummeldung	Vorwegabzug prüfen; ggf. Einstufung Wohn-/Nichtwohngebäude im CO₂-Recht neu bewerten.
Auffällige Abweichung zum Vorjahr	Kennzahlenvergleich	Ursachensuche vor Freigabe; nie als „Nutzerverhalten“ abbuchen.

Warum Vorjahresdaten nie ungeprüft übernommen werden dürfen

Drei Gründe, in dieser Reihenfolge:

Fehlerfortpflanzung. Ein einmal falsch erfasster Stammwert wird sonst jedes Jahr reproduziert und mit jedem Jahr schwerer korrigierbar — die Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 BGB ist eine Ausschlussfrist für Nachforderungen.
Rechtsänderungen. Umlagefähigkeit ist nicht stabil: die Kabel-TV-Umlage ist zum 01.07.2024 entfallen, Wärmepumpen sind zum 01.10.2024 in die HeizkostenV einbezogen worden, das CO₂-Recht wurde 2026 durch das GModG geändert. Eine Position, die im Vorjahr korrekt war, kann dieses Jahr unzulässig sein.
Stille Sachverhaltsänderung. Heizkörpertausch ohne Meldung ändert den Bewertungsfaktor. Eine abgelaufene Eichfrist ändert die Beweislast. Ein neuer Gewerbemieter ändert die Vorwegabzugsfrage. Nichts davon meldet sich von selbst.

2.3 Gegenüberstellung

Aspekt	Neues Objekt	Bestandsobjekt
Leitfrage	„Ist der Wert belegt?“	„Gilt der Wert noch?“
Stammdaten	Vollständige Ersterfassung mit Quellennachweis	Übernahme mit dokumentierter Änderungsprüfung
Anfangsstände	Aus Installationsprotokoll oder Übergabe des Vorgängers — kritischste Größe	Endstände des Vorjahres, technisch fortgeschrieben
Installationsprüfung	Vollständig, vor Ort, mit Protokoll	Anlassbezogen: bei Änderungen, Ausreißern, Differenzen
Flächen	Alle Flächenarten erheben und gegen die Gesamtfläche abstimmen	Flächenprobe erneut rechnen; Änderungen suchen
Nutzergruppen	Erstmalige Entscheidung mit schriftlicher Begründung	Prüfen, ob die Begründung noch trägt
Umlageschlüssel	Aus Mietverträgen ableiten und dokumentieren	Auf Vertragsänderungen und Rechtsänderungen prüfen
Plausibilität	Nur gegen Objektdurchschnitt und Erfahrungswerte möglich	Vorjahresvergleich je Einheit möglich — deutlich schärfer
Typisches Hauptrisiko	Falscher oder unbelegter Anfangsstand; unvollständige Geräteausstattung	Übersehene Änderung; Fortschreibung eines Altfehlers
Zeitaufwand	Hoch in der Erfassung	Hoch in der Prüfung — nicht niedriger, nur anders verteilt

Abschluss

Kontrollfragen für die Praxis

1Ist jeder neue Stammwert mit einer Quelle belegbar?

2Wurde jede übernommene Bestandsangabe aktiv gegen Änderungen geprüft?

3Sind Anfangsstände, Flächen, Nutzerzeiträume und Gerätezuordnung dokumentiert?

Teil 3Abrechnungszeitraum, Nutzungszeitraum, Kostenzeitraum

Lernziel

Nach diesem Teil kann der Nutzer abrechnungszeitraum, nutzungszeitraum, kostenzeitraum fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Dieser Block ist als administrierbare Seitenstruktur angelegt: Einführung, Lernziele, Inhaltsblöcke und Abschlusskontrolle bleiben in jedem Kapitel gleich aufgebaut.

Abrechnungs-, Nutzungs- und Kostenzeiträume trennen
Zeitliche Abgrenzungen fachlich begründen
Lücken und Überschneidungen in Zeiträumen erkennen

Sieben Zeitbegriffe, die in der Praxis regelmäßig verwechselt werden. Sie fallen fast nie zusammen — und genau daraus entstehen die meisten Abgrenzungsfehler.

Die sieben Zeiträume
Begriff	Was er bezeichnet	Wer ihn festlegt
Abrechnungszeitraum	Der Zeitraum, für den gegenüber dem Nutzer abgerechnet wird. Die Referenzachse. In der Regel 12 Monate.	Mietvertrag bzw. Beschluss der Eigentümer
Lieferzeitraum	Zeitraum, in dem der Versorger tatsächlich geliefert hat.	Versorger
Rechnungszeitraum	Zeitraum, den ein einzelner Beleg abdeckt. Kann mehrere Lieferzeiträume bündeln.	Versorger
Leistungszeitraum	Zeitraum, in dem die berechnete Leistung erbracht wurde. Maßgeblich für die wirtschaftliche Zuordnung.	ergibt sich aus dem Vertrag
Ablesezeitraum	Zeitspanne zwischen zwei Ablesungen desselben Geräts. Sollte am Stichtag enden, tut es oft nicht.	Messdienst
Nutzungszeitraum	Zeitraum, in dem ein bestimmter Nutzer die Einheit innehatte. Die eigentliche Verteilungseinheit.	Mietvertrag
Leerstandszeitraum	Nutzungszeitraum, dessen Nutzer der Eigentümer ist.	ergibt sich aus der Lücke

Die typischen Abgrenzungsfragen

Die Gasrechnung deckt nicht genau den Abrechnungszeitraum

Der Normalfall, nicht die Ausnahme. Zwei Wege:

Verbrauchsbezogene Abgrenzung (vorzugswürdig): Der Verbrauch wird über eine Zwischenablesung des Hauptzählers auf den Stichtag abgegrenzt. Der Versorger liefert diesen Zwischenstand auf Anforderung meist als „Turnusablesung zum Stichtag“.
Zeitanteilige Abgrenzung: Der Rechnungsbetrag wird nach Tagen aufgeteilt. Nur zulässig, wenn der Verbrauch über den Zeitraum einigermaßen gleichmäßig ist — bei Heizenergie ist er das nicht. Wer eine Gasrechnung von November bis Oktober linear auf zwei Kalenderjahre verteilt, verteilt Heizperiode wie Sommermonate. Besser: gradtagszahlengewichtete Abgrenzung.

Rechtsgrundlage · geltendes Recht

Für Heizkosten gilt zwingend das Leistungs-/Verbrauchsprinzip: in die Abrechnung dürfen ausschließlich die Kosten des im Abrechnungszeitraum tatsächlich verbrauchten Brennstoffs eingehen (BGH, 01.02.2012 – VIII ZR 156/11 zu § 7 Abs. 2 HeizkostenV). Das Abflussprinzip ist hier unzulässig und löst das Kürzungsrecht des § 12 Abs. 1 HeizkostenV aus.

Überlappende Versorgerrechnungen

Prüfkette: (1) Leistungszeiträume beider Rechnungen exakt notieren. (2) Überschneidungstage identifizieren. (3) Prüfen, ob es sich um eine Korrektur handelt (dann ersetzt die spätere die frühere) oder um zwei echte Lieferungen (dann ist zu addieren, aber nur einmal je Tag). (4) Mengen und Beträge getrennt abstimmen — bei Korrekturen stimmen oft die Beträge, aber nicht die Mengen.

Rechnung über zwei Abrechnungsjahre

Aufteilen, nicht zuordnen. Der auf das Vorjahr entfallende Teil ist im Vorjahr abzurechnen; ist das Vorjahr bereits abgeschlossen und die Abrechnungsfrist abgelaufen, kann eine Nachforderung ausgeschlossen sein — ein Guthaben muss der Vermieter dagegen auch nach Fristablauf auskehren.

Rechnung geht erst im Folgejahr ein

Warme Kosten: Der Beleg wird dem Leistungszeitraum zugeordnet, egal wann er eingeht. Das folgt aus dem Verbrauchsprinzip.
Kalte Kosten: Hier hat der Vermieter grundsätzlich die Wahl zwischen Abflussprinzip (die im Zeitraum gezahlten Beträge) und Leistungsprinzip (die im Zeitraum verursachten Kosten) — BGH, 20.02.2008 – VIII ZR 27/07. Voraussetzung: konsequente, gleichbleibende Handhabung. Ein Wechsel von Position zu Position oder von Jahr zu Jahr ist nicht zulässig.
Geht der Beleg zu spät ein, um die 12-Monats-Frist zu halten, ist zu entscheiden: Position zurückstellen und später korrigieren, oder Abrechnung ohne die Position erstellen. Ein geschätzter Rechnungsbetrag ist keine zulässige Alternative (Teil 8.3).

Rumpfabrechnungsjahr

Ein Zeitraum unter 12 Monaten, meist bei Umstellung des Stichtags oder Eigentümerwechsel. Folgen:

Alle zeitbezogenen Bezugsgrößen (Nutzungstage, Personentage) beziehen sich auf den verkürzten Zeitraum.
Die Kosten sind auf den verkürzten Zeitraum abzugrenzen — nicht linear bei witterungsabhängigen Kosten.
CO₂-Recht: Bei einem Abrechnungszeitraum unter einem Jahr sind die Werte der Einstufungstabelle anteilig zu kürzen (§ 5 Abs. 1 S. 4 CO2KostAufG) — also nicht der ermittelte CO₂-Wert hochgerechnet, sondern die Stufengrenzen heruntergesetzt. Ein häufiger Umsetzungsfehler.
Plausibilitätsvergleiche mit dem Vorjahr sind nur nach Normierung aussagekräftig.

Eigentümer- oder Verwalterwechsel

Der Abrechnungszeitraum bleibt bestehen; er wird nicht durch den Wechsel geteilt. Zu klären ist, wer im Verhältnis zum Mieter abrechnungsberechtigt und -verpflichtet ist und wer die Vorauszahlungen vereinnahmt hat. In der Praxis: Zahlungsjournale beider Verwalter zusammenführen und gegen die Sollstellung abstimmen. Guthaben und Nachzahlungen werden gegenüber dem Nutzer einheitlich abgerechnet — die interne Auseinandersetzung zwischen altem und neuem Eigentümer ist nicht Sache der Abrechnung.

Wie Doppelerfassung und Lücken verhindert werden

Belegabgrenzungs-Kontrolle │ ├─ 1. Belegregister je Kostenart │ jede Rechnung genau einmal, mit Belegnummer, Lieferant, Leistungszeitraum │ ├─ 2. Zeitstrahl je Kostenart │ alle Leistungszeiträume auf die Achse legen │ ├─ Lücke? → Beleg fehlt → beschaffen oder Position sperren │ └─ Überschneidung? → Doppelerfassung → Korrektur- oder Storno-Beleg suchen │ ├─ 3. Mengenprobe │ Σ Rechnungsmengen ≈ Hauptzählerverbrauch des Zeitraums │ Abweichung → Abgrenzung oder Ablesedatum prüfen │ ├─ 4. Anschlussprobe zum Vorjahr │ Endstand Vorjahr = Anfangsstand aktuelles Jahr │ └─ 5. Zahlungsprobe Σ Abschläge + Nachzahlung − Gutschriften = Σ Rechnungsbeträge (reine Kontrollprobe — abgerechnet werden die Kosten, nicht die Zahlungen)

Abschluss

Kontrollfragen für die Praxis

1Abrechnungs-, Nutzungs- und Kostenzeiträume trennen?

2Zeitliche Abgrenzungen fachlich begründen?

3Lücken und Überschneidungen in Zeiträumen erkennen?

Teil 4Liegenschaft, Nutzeinheit und Nutzer

Lernziel

Nach diesem Teil kann der Nutzer liegenschaft, nutzeinheit und nutzer fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Dieser Block ist als administrierbare Seitenstruktur angelegt: Einführung, Lernziele, Inhaltsblöcke und Abschlusskontrolle bleiben in jedem Kapitel gleich aufgebaut.

Liegenschaft, Nutzeinheit und Nutzer sauber unterscheiden
Flächen, Nutzerzeiträume und Leerstand korrekt zuordnen
Vollständigkeitsproben für Einheiten und Nutzer anwenden

Diese Begriffe klingen austauschbar und sind es nicht. Die häufigste Fehlerquelle in Abrechnungssystemen ist, dass „Wohnung“ und „Nutzer“ als dasselbe behandelt werden.

Begriffshierarchie
Begriff	Bedeutung	Abgrenzung
Liegenschaft	Das Grundstück mit allem, was darauf steht. Kaufmännische Klammer.	Kann mehrere Gebäude enthalten. Nicht automatisch eine Abrechnungseinheit.
Gebäude	Ein baulich zusammenhängendes Bauwerk.	Für das CO₂-Recht die maßgebliche Ebene der Einstufung.
Gebäudeteil	Baulich oder versorgungstechnisch abgegrenzter Abschnitt.	Häufiger Anlass für eine Nutzergruppe, wenn eigener Heizkreis vorhanden.
Hauseingang	Erschließungseinheit.	Ordnungsmerkmal, kein Verteilungsmerkmal — außer der Vertrag sagt etwas anderes.
Nutzeinheit	Die kleinste abgeschlossene, vermietbare oder eigengenutzte Einheit. Der Raum.	Existiert unabhängig davon, ob jemand darin wohnt.
Wohnung	Nutzeinheit zu Wohnzwecken.	Fläche in der Regel nach Wohnflächenverordnung.
Gewerbeeinheit	Nutzeinheit zu gewerblichen Zwecken.	Nutzfläche statt Wohnfläche; anderer Mietvertragstyp; ggf. Umsatzsteueroption.
Eigentümer	Rechtsinhaber. Trägt nicht umlagefähige Kosten, Leerstand und den CO₂-Vermieteranteil.	Nicht der Adressat der Mieterabrechnung, außer er ist selbst Nutzer.
Mieter	Vertragspartner des Mietvertrags.	Rechtsbeziehung, kein Zeitraum.
Nutzer	Wer die Einheit in einem bestimmten Zeitraum innehat. Der Abrechnungsadressat.	Mieter, Eigentümer bei Selbstnutzung oder Eigentümer bei Leerstand.
Nutzergruppe	Menge von Nutzeinheiten, deren Verbrauch vor der Einzelverteilung gemeinsam vorerfasst wird.	Technische, keine soziale Kategorie. Siehe Teil 6.
Leerstand	Zeitraum ohne Mieter.	Ein eigener Nutzungszeitraum, nicht das Fehlen eines solchen.

Fünf Sätze, die nie verletzt werden dürfen

Eine Nutzeinheit kann innerhalb eines Abrechnungszeitraums mehrere Nutzer haben.
Ein Nutzer ist nur für seinen Teil des Abrechnungszeitraums verantwortlich.
Ein Leerstand ist ein eigener Nutzungszeitraum mit dem Eigentümer als Nutzer.
Kosten, Verbrauchswerte und Vorauszahlungen gehören immer zu einem Nutzerzeitraum, nie nur zu einer Wohnung.
Eigentümer, Mieter und Nutzeinheit sind drei verschiedene Dinge und dürfen nicht als ein Feld geführt werden.

Beispiel: ein Gebäude, fünf Einheiten, sieben Nutzerzeiträume

Abrechnungszeitraum 01.01.2025 – 31.12.2025 (365 Tage). Vier Wohnungen, eine Gewerbeeinheit, ein Nutzerwechsel, ein Leerstand.

Nutzeinheiten und Nutzerzeiträume
Einheit	Fläche	Art	Nutzer	Von	Bis	Tage	Pers.	Personentage
W1	80 m²	Wohnung	Anders	01.01.	31.12.	365	2	730
W2	70 m²	Wohnung	Bauer	01.01.	30.06.	181	1	181
W2	70 m²	Wohnung	Celik	01.07.	31.12.	184	3	552
W3	90 m²	Wohnung	Conrad	01.01.	31.12.	365	4	1.460
W4	60 m²	Wohnung	Leerstand (Eigentümer)	01.01.	31.03.	90	1*	90
W4	60 m²	Wohnung	Demir	01.04.	31.12.	275	2	550
G1	200 m²	Gewerbe	Elektro Kaya	01.01.	31.12.	365	–	–
5 Einheiten · 500 m²		7 Nutzerzeiträume				1.825		3.563

* Für den Leerstand wird bei personenbezogenen Schlüsseln eine fiktive Person angesetzt, damit die Leerstandslast beim Eigentümer bleibt und nicht auf die bewohnten Einheiten überwälzt wird. Der BGH hat das für personenbezogene Maßstäbe ausdrücklich als zulässige Vermeidung von Verwerfungen anerkannt (BGH, 08.01.2013 – VIII ZR 180/12). Es ist eine fachliche Gestaltung, keine gesetzliche Pflicht — sie ist offenzulegen.

Die drei Kontrollproben an diesem Beispiel

1 · Zeitprobe je Nutzeinheit W1: 365 = 365 OK W2: 181 + 184 = 365 OK W3: 365 = 365 OK W4: 90 + 275 = 365 OK (nur weil der Leerstand angelegt wurde) G1: 365 = 365 OK 2 · Flächenprobe 80 + 70 + 90 + 60 + 200 = 500 m² = Gesamtfläche davon Wohnfläche 300 m², Nutzfläche Gewerbe 200 m² 3 · Personentage-Probe 730 + 181 + 552 + 1.460 + 90 + 550 = 3.563 Gewerbe nimmt am personenbezogenen Schlüssel nicht teil (eigener Entsorgungsvertrag)

Was hier zu lernen ist

Die Verteilung greift nicht auf fünf Wohnungen zu, sondern auf sieben Zeilen. Jede Zeile hat eigene Bezugsgrößen (Tage, Personentage, Zählerdifferenzen) und eigene Vorauszahlungen. Die Wohnung W2 taucht zweimal auf, und die beiden Zeilen haben unterschiedliche Personenzahlen — das ist der Regelfall, nicht der Sonderfall.

Abschluss

Kontrollfragen für die Praxis

1Liegenschaft, Nutzeinheit und Nutzer sauber unterscheiden?

2Flächen, Nutzerzeiträume und Leerstand korrekt zuordnen?

3Vollständigkeitsproben für Einheiten und Nutzer anwenden?

Teil 5Prüfung der Zähler- und Geräteausstattung

Lernziel

Nach diesem Teil kann der Nutzer prüfung der zähler- und geräteausstattung fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Dieser Block ist als administrierbare Seitenstruktur angelegt: Einführung, Lernziele, Inhaltsblöcke und Abschlusskontrolle bleiben in jedem Kapitel gleich aufgebaut.

Zähler- und Geräteausstattung systematisch prüfen
Messketten, Gerätereollen und Eichfristen einordnen
Ausstattungslücken vor der Abrechnung erkennen

Der entscheidende Unterschied vorab: Ein Wärmemengenzähler misst eine physikalische Größe in Kilowattstunden. Ein Heizkostenverteiler misst gar keine Energie, sondern liefert eine dimensionslose Verhältniszahl, die nur innerhalb derselben Gerätegruppe vergleichbar ist. Wer beide Zahlenwelten addiert, produziert Unsinn — deshalb schreibt das Gesetz die Vorerfassung vor.

Gerätearten und ihre Funktion
Gerät	Misst	Einheit	Eichpflicht	Typische Fallstricke
Heizkostenverteiler (HKV)	Wärmeabgabe eines Heizkörpers, indirekt über Oberflächentemperatur bzw. Verdunstung	dimensionslose Einheiten × Bewertungsfaktor	nein — § 5 Abs. 1 HeizkostenV, DIN EN 834/835, Bestätigung durch sachverständige Stellen	Falscher Bewertungsfaktor nach Heizkörpertausch; Werte verschiedener Fabrikate nicht vergleichbar; Fremdwärme durch ungedämmte Rohre
Wärmemengenzähler (WMZ)	Volumenstrom × Temperaturdifferenz Vor-/Rücklauf	kWh oder MWh	ja — 6 Jahre (Anlage 7 MessEV)	Fühlerpaar vertauscht → negative oder null Werte; falscher Einbauort (Vor- statt Rücklauf)
Warmwasserzähler	Volumen gezapften Warmwassers	m³	ja — 6 Jahre	Im Kaltwasserstrang eingebaut; für Warmwasser ungeeigneter Zählertyp
Kaltwasserzähler	Volumen Kaltwasser der Einheit	m³	ja — 6 Jahre	Verwechslung mit Warmwasserzähler; Nebenstrang nicht erfasst
Hauswasserzähler	Gesamtes Wasser der Liegenschaft, Grundlage der Versorgerrechnung	m³	ja (Eichung durch den Versorger)	Ablesetag weicht vom Stichtag ab; Gartenwasser nicht separat erfasst
Gaszähler	Gasvolumen; die Rechnung weist kWh aus (Volumen × Zustandszahl × Brennwert)	m³ → kWh	ja — je nach Bauart 5 bis 16 Jahre	Verwechslung von Brennwert (Hs) und Heizwert (Hi); Umrechnungsfaktor jahresabhängig
Stromzähler	Elektrische Arbeit	kWh	ja — elektronisch 8, Ferraris 16 Jahre	Allgemeinstrom und Heizungs-Betriebsstrom über denselben Zähler
Energiezähler Wärmepumpe	Der zur Wärmeerzeugung verbrauchte Strom	kWh	ja	Muss vom Haushalts- und Allgemeinstrom getrennt sein; seit 01.10.2024 ist dieser Strom ausdrücklich umlagefähig (§ 7 Abs. 2 HeizkostenV)
Hauptzähler	Rolle, nicht Bauart: erfasst den Gesamtbezug der Liegenschaft	je nach Medium	je nach Bauart	Wird mit dem Vorerfassungszähler verwechselt
Zwischenzähler	Rolle: erfasst einen Teilstrom zur Vorerfassung (z. B. Warmwasserwärme, Gebäudeteil, Nutzergruppe)	je nach Medium	je nach Bauart	Fehlt → Vorerfassung nicht möglich → Differenzberechnung erforderlich
Unterzähler	Rolle: erfasst den Verbrauch einer einzelnen Nutzeinheit	je nach Medium	je nach Bauart	Summe der Unterzähler weicht systematisch vom Hauptzähler ab (siehe 5.2)

Rechtsgrundlage · geltendes Recht

Eichfristen: Wasserzähler (kalt und warm) und Wärmezähler einheitlich 6 Jahre, elektronische Zusatzeinrichtungen 8 Jahre (Anlage 7 MessEV zu § 34 Abs. 1 Nr. 1 MessEV). Ältere Unterlagen nennen für Warmwasser- und Wärmezähler noch 5 Jahre — das ist überholt. Die Frist endet am 31.12. des Ablaufjahres. Eine Verlängerung durch Stichprobenverfahren für ganze Gerätelose ist nach § 35 MessEV auf Antrag möglich (frühestens zwei Jahre vor Fristablauf).

Ablauf der Eichfrist macht die Abrechnung nicht automatisch unwirksam. Es entfällt aber die Vermutung der Richtigkeit: Der Vermieter muss dann die Richtigkeit der Werte positiv beweisen, etwa durch eine Befundprüfung (BGH, 17.11.2010 – VIII ZR 112/10). Öffentlich-rechtlich bleibt die ungeeichte Verwendung ein Verstoß gegen § 37 Abs. 1 MessEG.

5.1 Installationsprüfung vor der ersten Abrechnung

Prüffrage	Warum sie gestellt wird
Ist das Gerät an der richtigen Stelle installiert?	Ein WMZ hinter statt vor der Verteilung misst einen anderen Energiestrom als angenommen.
Ist die Einbaurichtung korrekt?	Rückwärts eingebaute Zähler zählen rückwärts oder gar nicht — erkennbar an negativen oder eingefrorenen Werten.
Ist der Zähler für die Messaufgabe geeignet?	Kaltwasserzähler im Warmwasserstrang altern schnell und messen falsch; Temperaturbereich beachten.
Ist das Gerät der richtigen Nutzeinheit zugeordnet?	Die häufigste stille Fehlerquelle. Die Werte bleiben plausibel, die Verteilung ist falsch.
Ist es Haupt-, Zwischen- oder Unterzähler?	Ohne die Rolle ist keine Kontrollrechnung möglich; ein als Unterzähler geführter Zwischenzähler zerstört die Summenprobe.
Wird Heizung, Warmwasser, Kaltwasser oder Gesamtenergie gemessen?	Bestimmt, in welchen Kostenblock der Wert eingeht.
Sind alle erforderlichen Verbrauchsbereiche erfasst?	Vollständigkeit ist Voraussetzung für die Verteilung nach Verbrauch.
Gibt es ungemessene Leitungen oder Verbraucher?	Ungemessene Wärme (Rohrwärme, Handtuchheizkörper, Kellerstrang) verzerrt alle Anteile zulasten der gemessenen Nutzer.
Sind Geräte doppelt angelegt?	Doppelerfassung erhöht den Nenner und senkt alle Anteile.
Fehlen Geräte?	Fehlende Geräte sind ein Nachrüstfall, kein Schätzfall — § 9a HeizkostenV setzt eine vorhandene, ausgefallene Ausstattung voraus.
Sind die Maßeinheiten richtig?	kWh statt MWh ist ein Faktor 1.000.
Stimmen Einbau- und Anfangsstände?	Startpunkt der Messkette; falsch = systematischer Fehler über den ganzen Zeitraum.
Sind Bewertungsfaktoren korrekt?	Der Faktor bildet Leistung und Bauart des Heizkörpers ab. Nach Heizkörpertausch ohne Faktoranpassung ist der Verbrauch systematisch verfälscht.
Sind Heizkörper vollständig ausgestattet?	Ein Heizkörper ohne HKV erzeugt kostenlose Wärme für einen Nutzer.
Ist die Eich- bzw. Verwendungsfrist gültig?	Beweislastfrage (siehe oben).
Ist die Messkette rechnerisch schlüssig?	Hauptzähler ≈ Summe Unterzähler + Allgemein + erklärbare Differenzen.

Warum ein plausibler Wert technisch falsch sein kann

Die Plausibilitätsprüfung fragt: Passt dieser Wert zur Größe der Wohnung, zur Personenzahl, zum Vorjahr? Sie kann drei Fehlerklassen prinzipiell nicht erkennen:

Vertauschte Zuordnung. Werden die Zähler zweier ähnlicher Wohnungen vertauscht, sind beide Werte für sich plausibel — nur eben beim falschen Nutzer.
Systematischer Faktorfehler. Ein durchgehend um 20 % zu hoher Bewertungsfaktor erzeugt einen glatten, stetigen, jahrelang unauffälligen Verlauf.
Falscher Messstrang. Ein Zähler, der einen anderen Strang misst als angenommen, liefert saubere Werte einer falschen Grundgesamtheit.

Deshalb die Reihenfolge: Installationsprüfung → Verbrauchsermittlung → Plausibilitätsprüfung. Die letzte Prüfung sichert nur ab, was die erste vorbereitet hat.

5.2 Abstimmung von Haupt- und Unterzählern

Hauptzählerverbrauch ≈ Σ Unterzählerverbräuche + Allgemeinverbrauch + technisch erklärbare Differenzen

Ursachen von Differenzen und ihre Behandlung
Ursache	Erkennungsmerkmal	Behandlung
Messdifferenzen / Verkehrsfehlergrenzen	Kleine, jahresübergreifend gleichbleibende Abweichung in beide Richtungen	Akzeptieren und dokumentieren. Unterzähler messen bei kleinen Durchflüssen tendenziell weniger als der Hauptzähler.
Rohrleitungs- und Zirkulationsverluste	Differenz steigt mit Leitungslänge; bei Warmwasser regelmäßig zweistellig prozentual	Systematisch erwartbar. Bei Warmwasser bildet die Formel des § 9 Abs. 2 HeizkostenV diese Verluste bereits im Faktor 2,5 ab.
Zeitlich abweichende Ablesungen	Ablesedaten von Haupt- und Unterzählern liegen auseinander	Zeitanteilige Korrektur des Hauptzählerwerts oder Akzeptanz mit Vermerk (Teil 13.11).
Rundungen	Differenz in der Größenordnung der Anzeigeauflösung × Zähleranzahl	Akzeptieren; nicht in Zwischenschritten runden (Teil 14.7).
Ungemessene Verbraucher	Konstante, einseitige Differenz; Zapfstelle oder Heizkörper ohne Gerät bekannt	Als Allgemeinverbrauch ausweisen und nach einem offengelegten Schlüssel verteilen — oder nachrüsten.
Falsch zugeordnete Unterzähler	Summe stimmt, Einzelwerte unplausibel; zwei Einheiten spiegelbildlich auffällig	Zuordnung korrigieren und alle betroffenen Verbräuche neu berechnen (Teil 13.7).
Defekte Geräte	Nullverbrauch, eingefrorener Stand, Fehlercode	Ersatzwert nach § 9a HeizkostenV; 25-%-Grenze prüfen.
Manipulationsverdacht	Auffälliger Rückgang ohne Nutzungsänderung; Plombe verletzt; Magnetspuren	Kein Ersatzwert im Stillen. Sachverhalt dokumentieren, Auftraggeber informieren, Befundprüfung veranlassen. Abrechnung sperren.

Ab welcher Abweichung geprüft werden muss

Es gibt keine allgemeingültige gesetzliche Prozentgrenze, ab der eine Haupt-/Unterzähler-Differenz zu beanstanden wäre. Weder HeizkostenV noch BetrKV noch MessEG nennen eine solche Zahl, und dieses Dokument erfindet keine.

Was die Praxis stattdessen tut: Sie legt objektindividuelle Erwartungswerte fest — aus der Historie desselben Objekts, aus der Anlagentechnik und aus den messtechnischen Verkehrsfehlergrenzen der eingesetzten Geräte. Geprüft wird nicht ab einer festen Zahl, sondern wenn (a) die Differenz gegenüber dem Vorjahr springt, (b) sie das Vorzeichen wechselt, oder (c) sie mit der Anlagentechnik nicht erklärbar ist. Jeder intern verwendete Schwellenwert ist ein Arbeitsmittel, keine Rechtsnorm, und muss als solches dokumentiert sein.

Abschluss

Kontrollfragen für die Praxis

1Zähler- und Geräteausstattung systematisch prüfen?

2Messketten, Gerätereollen und Eichfristen einordnen?

3Ausstattungslücken vor der Abrechnung erkennen?

Teil 6Nutzergruppen und Vorerfassung

Lernziel

Nach diesem Teil kann der Nutzer nutzergruppen und vorerfassung fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Dieser Block ist als administrierbare Seitenstruktur angelegt: Einführung, Lernziele, Inhaltsblöcke und Abschlusskontrolle bleiben in jedem Kapitel gleich aufgebaut.

Nutzergruppen fachlich begründen
Vorerfassung und Gruppenschnitt sicher unterscheiden
Typische Sonderfälle mit Entscheidungspfad lösen

6.1 Die Begriffe

Begriff	Bedeutung
Nutzergruppe	Eine Menge von Nutzeinheiten, deren Energieanteil gemeinsam vom Gesamtverbrauch abgegrenzt wird, bevor innerhalb der Gruppe auf die einzelnen Einheiten verteilt wird.
Nutzergruppentrennung	Die Entscheidung, zwei oder mehr solcher Gruppen zu bilden — und damit die Entscheidung für eine zweistufige Verteilung.
Vorerfassung	Die messtechnische Grundlage der Gruppentrennung: ein Zwischenzähler, der den Verbrauch einer Gruppe separat erfasst. Ohne Messung keine echte Vorerfassung.
Vorverteilung	Der rechnerische Schritt: Aufteilung von Energie und Kosten auf die Gruppen.
Hauptverteilung	Verbreiteter Praxisbegriff für die Verteilung innerhalb einer Gruppe auf die Nutzeinheiten. Kein gesetzlicher Begriff.
Unterverteilung	Wird uneinheitlich gebraucht — teils synonym zur Hauptverteilung, teils für eine dritte Ebene (z. B. Untergruppen innerhalb einer Gruppe). In der Dokumentation immer definieren, welche Ebene gemeint ist.

Rechtsgrundlage · geltendes Recht

§ 5 Abs. 7 S. 1 HeizkostenV (zwingend): „Wird der Verbrauch der von einer Anlage im Sinne des § 1 Absatz 1 versorgten Nutzer nicht mit gleichen Ausstattungen erfasst, so sind zunächst durch Vorerfassung vom Gesamtverbrauch die Anteile der Gruppen von Nutzern zu erfassen, deren Verbrauch mit gleichen Ausstattungen erfasst wird.“

§ 5 Abs. 7 S. 2 (fakultativ): Der Gebäudeeigentümer kann auch „bei unterschiedlichen Nutzungs- oder Gebäudearten oder aus anderen sachgerechten Gründen“ eine Vorerfassung durchführen. Satz 1 ist eine Muss-Regelung, Satz 2 eine Kann-Regelung. Der Unterschied ist entscheidend.

Der Grundsatz in einem Satz

Bei Nutzergruppentrennung gilt: erst Energie und Kosten auf die Gruppen, dann innerhalb jeder Gruppe auf die einzelnen Nutzeinheiten. Stufe 1 Vorverteilung Gesamtkosten → Kostenanteil Gruppe A, Gruppe B, … Stufe 2 Binnenverteilung Kostenanteil Gruppe → Grundkosten + Verbrauchskosten → Anteil je Nutzeinheit

Wie die Vorverteilung zu rechnen ist

§ 6 Abs. 2 HeizkostenV: Die Kosten sind „zunächst mindestens zu 50 vom Hundert nach dem Verhältnis der erfassten Anteile am Gesamtverbrauch auf die Nutzergruppen aufzuteilen“. Der nicht verbrauchsbezogen aufgeteilte Rest geht bei der Wärme nach Wohn-/Nutzfläche oder umbautem Raum, beim Warmwasser nach Wohn-/Nutzfläche auf die Gruppen. Zulässig ist also alles zwischen 50 % und 100 % verbrauchsbezogener Vorverteilung; 100 % ist der Praxisregelfall und die sauberste Variante, weil sie die gemessene Energie unverfälscht zuordnet.

Hinweis zum Wortlaut: § 6 Abs. 2 verweist auf „§ 5 Absatz 2“. Gemeint ist ersichtlich die Vorerfassung, die seit der Novelle 2021 in § 5 Abs. 7 steht. Die Folgeverweisung wurde nicht angepasst — nach ganz überwiegender Praxis ein Redaktionsversehen.

6.2 Wann eine Nutzergruppentrennung erforderlich oder sinnvoll ist

Anlass	Status	Begründung
Unterschiedliche Messgeräte (WMZ vs. HKV)	zwingend	Die Messwerte sind physikalisch nicht vergleichbar. § 5 Abs. 7 S. 1.
Getrennte Wärmeerzeuger	zwingend/faktisch	Unterschiedliche Erzeugungskosten je kWh; ohne Trennung würde eine Gruppe die Kosten der anderen mittragen.
Kombination WMZ + HKV im selben Gebäude	zwingend	Klassischer Anwendungsfall des § 5 Abs. 7 S. 1.
Unterschiedliche Nutzungsarten (Wohnen / Gewerbe)	fakultativ	Nur nach S. 2 und nur, wenn sachlich begründet — z. B. stark abweichende Verbrauchscharakteristik.
Unterschiedliche Heizsysteme (z. B. Radiatoren vs. Fußbodenheizung)	fakultativ	Unterschiedliche Systemtemperaturen; HKV an Fußbodenheizungen sind ohnehin ungeeignet.
Unterschiedliche Heizkreise	fakultativ	Sinnvoll, wenn je Kreis ein WMZ vorhanden ist.
Unterschiedliche Gebäudeteile	fakultativ	Etwa Alt- und Neubauteil mit stark abweichendem Dämmstandard.
Unterschiedliche Verbrauchscharakteristik	fakultativ	Nur mit belastbarer Begründung; „das Gewerbe verbraucht mehr“ genügt nicht.
Unterschiedliche zulässige Verteilerschlüssel	fakultativ	Wenn für Gruppen unterschiedliche Grund-/Verbrauchsquoten gelten sollen.

Vier Grenzen der Gruppenbildung

Keine Willkür. Jede Gruppe braucht einen sachlichen, dokumentierten Grund. „Historisch so gewachsen“ ist kein Grund.
Eine Gewerbeeinheit bildet nicht automatisch eine eigene Gruppe. Werden Wohnungen und Laden mit gleichen Geräten erfasst und aus derselben Anlage versorgt, gibt es messtechnisch keinen Trennungsgrund.
Entscheidend sind Versorgung, Messkonzept und Verteilungslogik — nicht der Mietvertragstyp und nicht die Nutzungsart als solche.
Keine Gruppe darf durch den Schnitt unzulässig bevorzugt oder benachteiligt werden. Der Test: Würde die Gruppe bei umgekehrter Interessenlage genauso geschnitten? Wenn nein, ist der Schnitt nicht sachgerecht.

Entscheidungsbaum · Nutzergruppen und Vorerfassung │ ├─ Werden alle Nutzer mit gleichen Ausstattungen erfasst? │ ├─ NEIN → Vorerfassung ist zwingend (§ 5 Abs. 7 S. 1) │ │ ├─ Vorerfassungszähler vorhanden und funktionsfähig? │ │ │ ├─ JA → Gruppenanteile messen → zweistufig verteilen │ │ │ └─ NEIN → nachholbar? │ │ │ ├─ JA → nachrüsten, ab Folgezeitraum korrekt │ │ │ └─ NEIN → Differenzberechnung aus tatsächlich │ │ │ erfassten Daten (BGH V ZR 214/21) │ │ │ — vorzugswürdig gegenüber reiner Flächenverteilung │ │ └─ Gruppenschnitt = Menge gleicher Ausstattungen │ └─ JA → weiter │ ├─ Getrennte Wärmeerzeuger oder Energieträger? │ └─ JA → Trennung faktisch erforderlich (getrennte Kostenblöcke, │ getrennte CO₂-Berechnung) │ ├─ Sachlicher Grund nach § 5 Abs. 7 S. 2? │ (Nutzungsart, Gebäudeteil, Heizkreis, Verbrauchscharakteristik) │ ├─ JA → Trennung zulässig, wenn begründet und dokumentiert │ │ └─ Änderung nur zum Beginn eines Abrechnungszeitraums (§ 6 Abs. 4) │ └─ NEIN → keine Nutzergruppe. Einstufige Verteilung. │ └─ Ergebnis dokumentieren: Gruppendefinition, Grund, Messkonzept, Vorverteilungsquote

6.3 Sechs Fälle

Fall A

Vier Wohnungen und ein Laden, eine Heizung, alle mit Heizkostenverteilern

Messkonzept: Ein Wärmeerzeuger, ein Hauptzähler (Gas oder Wärme). Alle fünf Einheiten mit HKV desselben Systems.
Vorerfassung: Nicht erforderlich. Gleiche Ausstattungen → § 5 Abs. 7 S. 1 greift nicht.
Nutzergruppen: Keine. Eine Gruppentrennung allein wegen der Gewerbenutzung wäre nach S. 2 zwar denkbar, braucht aber einen sachlichen Grund. Der bloße Umstand „Laden“ ist keiner.
Vorverteilung: Entfällt.
Verteilung: Einstufig: Heizkosten → Grundkosten nach Fläche, Verbrauchskosten nach HKV-Einheiten über alle fünf Einheiten.
Abstimmung: Σ HKV-Einheiten aller Geräte = Nenner der Verbrauchsverteilung. Hauptzähler dient nur der Kostenermittlung, nicht der Verteilung.
Fallstrick: Bei kalten Betriebskosten kann trotzdem ein Vorwegabzug für Gewerbe erforderlich sein, wenn die gewerbliche Nutzung erhebliche Mehrkosten verursacht. Das ist eine völlig andere Frage als die Nutzergruppentrennung nach HeizkostenV.

Fall B

Vier Wohnungen mit HKV, Laden mit eigenem Wärmemengenzähler

Messkonzept: Ungleiche Ausstattungen: dimensionslose HKV-Einheiten gegen gemessene kWh.
Vorerfassung: Zwingend nach § 5 Abs. 7 S. 1. Der WMZ des Ladens ist die Vorerfassung für Gruppe B.
Nutzergruppen: Gruppe A = vier Wohnungen (HKV), Gruppe B = Laden (WMZ).
Vorverteilung Energie: Gruppe B = gemessene kWh des WMZ. Gruppe A = Gesamtenergie − Gruppe B (Differenzgröße).
Vorverteilung Kosten: Heizkosten × Energieanteil je Gruppe (mindestens 50 % verbrauchsbezogen, Praxisregelfall 100 %).
Verteilung in der Gruppe: Gruppe A: Grundkosten nach Wohnfläche der vier Wohnungen, Verbrauchskosten nach HKV-Einheiten. Gruppe B: nur ein Nutzer → gesamter Gruppenanteil auf ihn.
Abstimmung: Energie Gruppe A + Energie Gruppe B = Gesamtenergie. Kosten Gruppe A + Kosten Gruppe B = Heizkosten gesamt. Beide Proben müssen exakt aufgehen.
Fallstrick: Wenn Gruppe A als Differenz gebildet wird, enthält sie automatisch alle Verluste und ungemessenen Anteile. Das ist systemgerecht, muss aber offengelegt werden — und macht Gruppe A gegenüber Messfehlern des WMZ empfindlich.

Fall C

Einige Wohnungen mit WMZ, andere mit HKV

Messkonzept: Zwei Messwelten innerhalb der Wohnnutzung — technisch derselbe Konflikt wie Fall B, nur ohne den bequemen Gewerbeschnitt.
Vorerfassung: Zwingend. Erforderlich ist ein Zwischenzähler, der den Verbrauch einer der beiden Gruppen erfasst.
Nutzergruppen: Gruppe WMZ und Gruppe HKV. Der Schnitt folgt der Ausstattung, nicht der Lage im Haus.
Vorverteilung: WMZ-Gruppe: Summe der Einzel-WMZ ist bereits die Gruppenenergie — aber nur, wenn diese Summe den vollständigen Wärmestrom der Gruppe erfasst. Sonst ist ein eigener Gruppenzähler nötig.
Verteilung in der Gruppe: Je Gruppe eigene Grund-/Verbrauchsaufteilung.
Abstimmung: Σ Gruppenenergie = Gesamtenergie. Prüfen, ob die WMZ-Summe systematisch unter dem Gruppenanteil liegt (Verteilverluste).
Fallstrick: Fehlt die Vorerfassung und ist sie nicht nachholbar, ist die Differenzberechnung aus tatsächlich erfassten Daten der ordnungsmäßigen Verwaltung entsprechende Weg (BGH, 16.09.2022 – V ZR 214/21); eine reine Flächenverteilung ist die schlechtere Lösung, weil sie vorhandene Messwerte ungenutzt lässt.

Fall D

Zwei Gebäudeteile, gemeinsame Anlage, getrennte Heizkreise mit je einem WMZ

Messkonzept: Ein Erzeuger, zwei gemessene Heizkreise. Innerhalb der Kreise gleiche Ausstattungen.
Vorerfassung: Vorhanden und sinnvoll nutzbar, aber nicht nach S. 1 zwingend, solange die Ausstattungen in beiden Teilen gleich sind. Anwendungsfall des § 5 Abs. 7 S. 2.
Nutzergruppen: Gruppe je Gebäudeteil — sachlich gut begründbar, wenn die Teile unterschiedlichen Dämmstandard oder unterschiedliche Systemtemperaturen haben.
Vorverteilung: Nach den gemessenen Wärmemengen der beiden Heizkreise.
Verteilung in der Gruppe: Je Gruppe getrennt, mit je eigener Bezugsfläche.
Abstimmung: WMZ Kreis 1 + WMZ Kreis 2 + Verluste vor der Messstelle = Erzeugerenergie. Die Differenz („Kesselverluste“, „Verteilverluste im Heizraum“) muss einer Regel folgen — üblicherweise anteilig nach gemessener Energie.
Fallstrick: Ohne Gruppentrennung würde der besser gedämmte Teil den schlechter gedämmten quersubventionieren. Mit Trennung bleibt zu klären, wie die vor den Kreiszählern entstehenden Verluste verteilt werden — das ist eine offenzulegende Gestaltungsentscheidung.

Fall E

Zwei Wärmeerzeuger oder unterschiedliche Energieträger

Messkonzept: Z. B. Gaskessel plus Wärmepumpe, oder Gaskessel plus Pelletkessel. Beide speisen dasselbe Netz oder getrennte Netze.
Vorerfassung: Erforderlich, sobald die Erzeuger unterschiedliche Bereiche versorgen. Speisen beide dasselbe Netz, ist eine Nutzergruppentrennung nicht möglich — dann werden die Kostenblöcke zusammengeführt und gemeinsam verteilt.
Nutzergruppen: Nur bei getrennten Versorgungsbereichen. Bei gemeinsamer Einspeisung: eine Gruppe, aber mehrere Kostenquellen.
Vorverteilung: Bei gemeinsamer Einspeisung: Kosten beider Erzeuger addieren. § 9 Abs. 1 S. 5 HeizkostenV lässt bei Anlagen, die nicht ausschließlich durch Heizkessel, Wärmepumpen oder gewerbliche Wärmelieferung versorgt werden, ausdrücklich die anerkannten Regeln der Technik zur Kostenaufteilung zu.
Verteilung: Einstufig oder zweistufig je nach Versorgungsschnitt.
Abstimmung: Σ erzeugte Wärme beider Erzeuger = verteilte Wärme + Verluste. Getrennte CO₂-Rechnung je Energieträger, anschließend Summenbildung.
Fallstrick: Zwei Energieträger bedeuten zwei Emissionsfaktoren und zwei Lieferantenangaben — aber eine Gebäudeeinstufung im CO₂-Recht. Der spezifische Ausstoß wird aus der Summe aller Emissionen gebildet, nicht je Energieträger.

Fall F

Verbundene Anlage: Heizung und Warmwasser aus einem Erzeuger

Messkonzept: Ein Erzeuger, zwei Verwendungszwecke. Idealfall: ein Wärmemengenzähler im Warmwasserkreis.
Vorerfassung: Der Warmwasser-WMZ ist eine Vorerfassung eigener Art: Er trennt nicht Nutzergruppen, sondern Verwendungszwecke. Rechtsgrundlage ist § 9 HeizkostenV, nicht § 5 Abs. 7.
Nutzergruppen: Durch die Verbundanlage nicht begründet. Heizung und Warmwasser sind keine Nutzergruppen, sondern zwei Kostenblöcke.
Vorverteilung Energie: Warmwasseranteil = gemessene Wärmemenge Q. Heizungsanteil = Gesamtverbrauch − Warmwasseranteil (§ 9 Abs. 1 S. 4).
Vorverteilung Kosten: Die einheitlich entstandenen Kosten werden nach diesem Energieverhältnis geteilt; nicht einheitlich entstandene Kosten werden dem jeweiligen Block direkt zugerechnet (§ 9 Abs. 1 S. 3).
Verteilung: Danach jeder Block getrennt in Grund- und Verbrauchskosten (Teil 7 und 10).
Abstimmung: Heizkosten + Warmwasserkosten = warme Gesamtkosten. Energie Warmwasser + Energie Heizung = Gesamtenergie.
Fallstrick: Diese Trennung ist unabhängig von einer etwaigen Nutzergruppentrennung und kommt vorher. Reihenfolge: erst Warmwasser abtrennen, dann Nutzergruppen, dann Grund-/Verbrauchskosten.

Abschluss

Kontrollfragen für die Praxis

1Nutzergruppen fachlich begründen?

2Vorerfassung und Gruppenschnitt sicher unterscheiden?

3Typische Sonderfälle mit Entscheidungspfad lösen?

Teil 7Grundkosten und Verbrauchskosten

Lernziel

Nach diesem Teil kann der Nutzer grundkosten und verbrauchskosten fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Dieser Block ist als administrierbare Seitenstruktur angelegt: Einführung, Lernziele, Inhaltsblöcke und Abschlusskontrolle bleiben in jedem Kapitel gleich aufgebaut.

Grundkosten und Verbrauchskosten trennen
Ein- und zweistufige Verteilungen nachvollziehen
Verteilquoten und Nutzergruppen rechnerisch prüfen

Der meistmissverstandene Teil der Heizkostenabrechnung — weil dieselben Prozentzahlen in zwei völlig verschiedenen Bedeutungen auftreten.

Rechtsgrundlage · geltendes Recht

Wärme — § 7 Abs. 1 S. 1 HeizkostenV: mindestens 50 %, höchstens 70 % nach erfasstem Wärmeverbrauch; der Rest nach Wohn-/Nutzfläche oder umbautem Raum, wahlweise nur der beheizten Räume.
Warmwasser — § 8 Abs. 1 HeizkostenV: mindestens 50 %, höchstens 70 % nach erfasstem Warmwasserverbrauch; der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche (hier nicht nach umbautem Raum).
Zwingende 70 % — § 7 Abs. 1 S. 2 HeizkostenV: in Gebäuden, die das Anforderungsniveau der WärmeschutzV 1994 nicht erfüllen, die mit einer Öl- oder Gasheizung versorgt werden und in denen die freiliegenden Leitungen der Wärmeverteilung überwiegend gedämmt sind. Alle drei Merkmale müssen zusammentreffen. Für Wärmelieferung gilt dieser Satz nicht (§ 7 Abs. 3 verweist nur auf S. 1 und 3–5).
Rohrwärmefall — § 7 Abs. 1 S. 3 HeizkostenV: sind die freiliegenden Leitungen überwiegend ungedämmt und wird deswegen ein wesentlicher Anteil des Wärmeverbrauchs nicht erfasst, kann der Verbrauch nach anerkannten Regeln der Technik rechnerisch bestimmt werden (Praxis: VDI 2077 Beiblatt „Rohrwärmeabgabe“). Der so bestimmte Wert gilt dann als erfasster Verbrauch.
Überschreitung der Höchstsätze — § 10 HeizkostenV: rechtsgeschäftliche Bestimmungen, die höhere Sätze als 70 % vorsehen, bleiben unberührt. Ein vertraglich vereinbarter Verbrauchsanteil über 70 % ist also möglich; ein Anteil unter 50 % ist es nicht.

Die entscheidende Korrektur

„30 % / 70 %“ beschreibt die Aufteilung eines Kostenblocks in Grund- und Verbrauchskosten. Es ist niemals der Anteil einer Nutzergruppe.

Wer sagt „die Wohnungen bekommen 70 %“, verwechselt zwei Ebenen. Der Anteil einer Nutzergruppe ergibt sich aus der Vorverteilung — also aus gemessener Energie und gegebenenfalls Fläche — und ist eine Zahl, die jedes Jahr anders ausfällt. Die 30/70-Quote ist dagegen eine über Jahre feste Gestaltungsentscheidung.

Fünf Begriffe, die sauber zu trennen sind
Begriff	Was er bezeichnet	Typischer Wert
Grundkostenanteil	Der nach Fläche verteilte Anteil eines Kostenblocks. Deckt die verbrauchsunabhängigen Kosten und die Bereitstellung ab.	30–50 %
Verbrauchskostenanteil	Der nach Messwerten verteilte Anteil desselben Blocks.	50–70 %
Vorverteilung auf Nutzergruppen	Aufteilung des gesamten Kostenblocks auf Gruppen, bevor Grund- und Verbrauchskosten gebildet werden.	ergibt sich aus Messung
Flächenanteil einer Nutzergruppe	Fläche der Gruppe ÷ Gesamtfläche. Bezugsgröße für den nicht verbrauchsbezogenen Teil der Vorverteilung.	objektabhängig
Gemessener Energieanteil einer Nutzergruppe	Energie der Gruppe ÷ Gesamtenergie. Bezugsgröße für den verbrauchsbezogenen Teil der Vorverteilung.	objektabhängig, jährlich anders

Rechenbeispiel · einstufig, ohne Nutzergruppen

Gesamte Heizkosten10.000,00 €

Aufteilung30 % Grund / 70 % Verbrauch

Gesamtfläche500 m²

Fläche der Wohnung80 m²

Gesamtverbrauch50.000 Einheiten

Verbrauch der Wohnung6.000 Einheiten

Schritt 1 — Block teilen Grundkosten = 10.000,00 € × 30 % = 3.000,00 € Verbrauchskosten = 10.000,00 € × 70 % = 7.000,00 € Schritt 2 — Grundkosten nach Fläche Anteil = 3.000,00 € × 80 m² ÷ 500 m² = 480,00 € Schritt 3 — Verbrauchskosten nach Messwerten Anteil = 7.000,00 € × 6.000 ÷ 50.000 = 840,00 € Ergebnis Heizkostenanteil der Wohnung = 1.320,00 € Kontrolle: Flächenanteil 16 %, Verbrauchsanteil 12 %, Gesamtanteil 13,2 % — liegt korrekt dazwischen.

Dieselbe Rechnung zweistufig, mit Nutzergruppen

Angenommen, dieselben 10.000 € Heizkosten, aber zwei Nutzergruppen: Gruppe A (Wohnen, 300 m², Heizkostenverteiler) und Gruppe B (Gewerbe, 200 m², eigener Wärmemengenzähler). Der WMZ der Gruppe B zeigt einen Anteil von 25 % an der Gesamtenergie. Vorverteilung zu 100 % nach gemessener Energie.

STUFE 1 — Vorverteilung auf die Gruppen (§ 6 Abs. 2 HeizkostenV) Gruppe B (Gewerbe) = 10.000,00 € × 25 % = 2.500,00 € Gruppe A (Wohnen) = 10.000,00 € × 75 % = 7.500,00 € Probe: 2.500 + 7.500 = 10.000 OK STUFE 2 — Binnenverteilung in Gruppe A (30 / 70) Grundkosten A = 7.500,00 € × 30 % = 2.250,00 € Verbrauchskosten A = 7.500,00 € × 70 % = 5.250,00 € Nenner sind jetzt die Größen DER GRUPPE, nicht des Gebäudes: Fläche Gruppe A = 300 m² (nicht 500 m²) HKV-Einheiten Gruppe A = Summe nur der Wohnungsgeräte Wohnung 80 m², 6.000 von 30.000 HKV-Einheiten: Grundkosten = 2.250,00 € × 80 ÷ 300 = 600,00 € Verbrauchskosten= 5.250,00 € × 6.000 ÷ 30.000 = 1.050,00 € Anteil = 1.650,00 € STUFE 2 — Binnenverteilung in Gruppe B Nur ein Nutzer → gesamter Gruppenanteil = 2.500,00 € (Bei mehreren Nutzern: ebenfalls 30/70 mit den Größen der Gruppe B)

Der wichtigste Unterschied

In der zweistufigen Rechnung wechseln die Nenner. Nach der Vorverteilung sind Gesamtfläche und Gesamtverbrauch des Gebäudes irrelevant — es zählen nur noch Fläche und Verbrauch der eigenen Gruppe. Wer nach der Vorverteilung noch mit den Gebäudesummen rechnet, erhält Anteile, die sich nicht zur Gruppensumme addieren. Das ist der typische Implementierungsfehler an dieser Stelle, und die Gruppensummenprobe aus Teil 14.5 findet ihn.

Abschluss

Kontrollfragen für die Praxis

1Grundkosten und Verbrauchskosten trennen?

2Ein- und zweistufige Verteilungen nachvollziehen?

3Verteilquoten und Nutzergruppen rechnerisch prüfen?

Teil 8Kalte Betriebskosten

Lernziel

Nach diesem Teil kann der Nutzer kalte betriebskosten fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Dieser Block ist als administrierbare Seitenstruktur angelegt: Einführung, Lernziele, Inhaltsblöcke und Abschlusskontrolle bleiben in jedem Kapitel gleich aufgebaut.

Kalte Betriebskosten nach Kostenart einordnen
Umlagefähigkeit und Umlageschlüssel prüfen
Fehlende Belege und Vertragsgrundlagen erkennen

„Kalte“ Betriebskosten sind alle umlagefähigen Betriebskosten außer Heizung und Warmwasser. Die Logik ist eine andere als bei den warmen Kosten: Es gibt keine zwingende Verordnung, die den Verteilungsmaßstab vorgibt. Maßgeblich sind Mietvertrag und § 2 BetrKV — mit dem gesetzlichen Auffangmaßstab Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB).

Rechtsgrundlage · geltendes Recht

§ 1 Abs. 1 BetrKV: Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder den bestimmungsmäßigen Gebrauch laufend entstehen. Daraus folgen zwei Ausschlüsse in § 1 Abs. 2 BetrKV: Verwaltungskosten und Instandhaltungs-/Instandsetzungskosten sind keine Betriebskosten. Bei Wohnraum ist eine abweichende Vereinbarung unwirksam (§ 556 Abs. 4 BGB).

Aufbau der BetrKV: Sie hat nur zwei Paragraphen. § 1 definiert, § 2 zählt die Kostenarten Nr. 1 bis 17 auf. §§ 3 bis 6 BetrKV existieren nicht — der Umlagemaßstab steht in § 556a BGB, die Erhöhung in § 560 BGB.

Die Kostenarten des § 2 BetrKV im Einzelnen

Kostenarten, Belege, Umlagefähigkeit
Kostenart	§ 2 Nr.	Beleg	Nicht umlagefähige Bestandteile	Prüfung
Grundsteuer	1	Grundsteuerbescheid der Gemeinde	Grunderwerbsteuer; Steuern auf nicht vermietete Teilflächen, wenn getrennt ausgewiesen	Bescheidzeitraum = Kalenderjahr; bei Neubewertung ggf. rückwirkende Änderung → Korrekturabrechnung
Wasserversorgung	2	Versorgerrechnung, Zählerstände	Kosten der Erstinstallation; Rohrreparaturen	Hauszählerverbrauch gegen Summe der Wohnungszähler; Warmwasseranteil vorweg abtrennen
Entwässerung (Schmutz- und Niederschlagswasser)	3	Gebührenbescheid	Kanalanschlussbeiträge (einmalig, keine Betriebskosten)	Niederschlagswasser folgt der versiegelten Fläche, nicht dem Wasserverbrauch — meist eigener Schlüssel
Heizung	4 a–d	siehe Teil 9	Reparatur, Erneuerung	Verweis auf HeizkostenV
Warmwasser	5 a–c	siehe Teil 9/10	dito	dito
Verbundene Anlagen	6	siehe Teil 10	dito	dito
Aufzug	7	Wartungsvertrag, Prüfbericht, Stromabrechnung	Reparaturen, Ersatzteile, Notruf-Installation; Modernisierung	Wartungsrechnung auf Reparaturanteile durchsehen; Erdgeschossmieter je nach Vertrag beteiligt oder nicht
Straßenreinigung, Müllbeseitigung	8	Gebührenbescheid, Entsorgerrechnung	Kosten der Beseitigung sperrigen Mülls Einzelner, wenn zurechenbar; Entrümpelung	Behältergrößen und Leerungsrhythmus gegen Vorjahr; Gewerbemüll mit eigenem Vertrag ausklammern
Winterdienst	8	Dienstleisterrechnung	Streugutbeschaffung als Vorrat für Folgejahre — nur der verbrauchte Anteil	Leistungsnachweise (Einsatztage) vorhanden?
Gebäudereinigung, Ungezieferbekämpfung	9	Dienstleisterrechnung, Leistungsverzeichnis	Grundreinigung nach Bauarbeiten; Beseitigung eines konkreten Befalls in einer Wohnung, wenn zurechenbar	Nur gemeinschaftlich genutzte Gebäudeteile
Gartenpflege	10	Dienstleisterrechnung	Neuanlage eines Gartens; Fällung als Baumaßnahme (str.); Ersatz von Pflanzen ist dagegen ausdrücklich erfasst	Nur Flächen, die den Mietern zugänglich sind bzw. nach Vertrag zugeordnet
Beleuchtung / Allgemeinstrom	11	Stromabrechnung Allgemeinzähler	Betriebsstrom der Heizung (gehört zu Nr. 4 a) — Doppelerfassungsgefahr	Klären, welche Verbraucher am Allgemeinzähler hängen
Schornsteinreinigung	12	Gebührenbescheid des Bezirksschornsteinfegers	Kosten, die bereits in Nr. 4 a erfasst sind	Feuerstättenschau, Kehrarbeiten, Immissionsmessung sauber zuordnen
Sach- und Haftpflichtversicherung	13	Police und Beitragsrechnung	Rechtsschutz-, Mietausfall-, Hausratversicherung des Eigentümers	Versicherungsjahr ≠ Abrechnungsjahr → abgrenzen; Selbstbehalte sind keine Betriebskosten
Hauswart	14	Arbeitsvertrag oder Dienstleisterrechnung mit Leistungsaufstellung	Anteile für Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Verwaltung — zwingend herauszurechnen	Prozentualer Abzug nur mit nachvollziehbarer Herleitung. Arbeiten nach Nr. 2–10 und 16 dürfen nicht doppelt angesetzt werden
Gemeinschaftsantenne / Breitband	15 a–c	Vertrag, Rechnung	siehe eigener Kasten unten	Rechtslage seit 01.07.2024 verändert
Wäschepflege	16	Rechnung, Stromabrechnung	Reparatur der Maschinen	Nur Gemeinschaftseinrichtungen
Sonstige Betriebskosten	17	je nach Position	alles, was nicht laufend entsteht	Nur umlagefähig, wenn im Mietvertrag konkret benannt. Eine pauschale Klausel „sonstige Betriebskosten“ genügt nach h. M. nicht
Direkt zuzuordnende Kosten	—	Einzelbeleg, Zählerstand	—	Vor jeder Schlüsselverteilung abziehen und der Einheit direkt zuweisen (z. B. Gewerbe mit eigenem Entsorgungsvertrag)

Kabelfernsehen und Glasfaser · Rechtsänderung

Nicht mehr umlagefähig (seit 01.07.2024): die laufenden monatlichen Grundgebühren für Breitband-/Kabelanschlüsse im Sammelinkasso, die Urheberrechtsgebühren für die Kabelweitersendung und das Nutzungsentgelt für eine gebäudefremde Antennenanlage. Für Anlagen, die ab dem 01.12.2021 errichtet wurden, waren § 2 Nr. 15 a und b von vornherein nicht anwendbar (§ 2 Satz 2 BetrKV); für Altanlagen lief die Übergangsfrist bis zum 30.06.2024.

Weiterhin umlagefähig: Betriebskosten einer gebäudeinternen, vollständig mit Glasfaser angebundenen Verteilanlage nach § 2 Nr. 15 c BetrKV — Voraussetzung ist die freie Anbieterwahl des Mieters. Dazu das Glasfaserbereitstellungsentgelt nach § 72 TKG: höchstens 5 € je Monat und Wohneinheit, für bis zu 5 Jahre (bei Kosten über 300 € je Wohneinheit bis zu 9 Jahre), Gesamtobergrenze 540 € je Wohneinheit; die Infrastruktur muss bis zum 31.12.2027 funktionsfähig errichtet sein. Der Mieter trägt es nur bei wirtschaftlicher Umsetzung der Maßnahme (§ 556 Abs. 3a BGB).

Strittig: ob Betriebsstrom und regelmäßige Prüfkosten einer gebäudeeigenen Gemeinschaftsantennen- bzw. SAT-Anlage nach dem 01.07.2024 weiterhin umlagefähig bleiben. Ein Teil der Literatur bejaht dies (der Wegfall betreffe nur die Entgelte), ein anderer Teil verneint es. Hier ist eine objektbezogene Entscheidung zu treffen und zu dokumentieren.

8.1 Umlageschlüssel

Schlüssel	Bezugsgröße	Wann geeignet	Nutzerwechsel
Wohnfläche	m² Wohnfläche	Gesetzlicher Auffangmaßstab. Für alle Kosten, die mit der Größe der Einheit korrelieren.	nach Kalendertagen
Nutzfläche	m² Nutzfläche	Bei Gewerbeeinheiten; in gemischten Objekten meist als gemeinsame Fläche mit der Wohnfläche geführt.	nach Kalendertagen
Beheizbare Fläche	m² beheizter Räume	Nur für Heizgrundkosten (§ 7 Abs. 1 S. 5 HeizkostenV), nicht für kalte Kosten.	Gradtagszahlen oder zeitanteilig
Personenzahl	Personen zum Stichtag	Nur bei ganzjährig konstanter Belegung sinnvoll. Anfällig für Meldeprobleme.	ungeeignet
Personentage	Personen × Tage	Der saubere personenbezogene Schlüssel: bildet unterjährige Änderungen korrekt ab.	automatisch korrekt
Wohneinheiten	Anzahl Einheiten	Kosten, die je Einheit gleich anfallen (Treppenhausreinigung, teils Aufzug).	nach Kalendertagen
Miteigentumsanteile	MEA-Bruchteile	Im Wohnungseigentum zwischen den Eigentümern. Im Mietverhältnis nur, wenn vereinbart und billigem Ermessen entsprechend (§ 556a Abs. 3 BGB).	nach Kalendertagen
Verbrauch	Zählerdifferenz	Wasser, Wärme, teils Müll bei Mengenerfassung. Wo erfasst wird, muss verbrauchsabhängig umgelegt werden (§ 556a Abs. 1 S. 2 BGB).	Zwischenablesung
Direkte Zuordnung	Einzelbeleg	Kosten, die eindeutig einer Einheit zuzurechnen sind.	nach Leistungsdatum
Zeitanteilige Verteilung	Tage	Kein eigenständiger Schlüssel, sondern die Zeitdimension jedes anderen Schlüssels.	—
Vertraglicher Sonderschlüssel	vertragsabhängig	Zulässig, solange nicht zwingendes Recht entgegensteht und die Abrechnung nachvollziehbar bleibt.	vertragsabhängig

Kostenart → typischer Schlüssel → benötigte Daten → typische Fehler
Kostenart	Typischer Schlüssel	Benötigte Daten	Typische Fehler
Grundsteuer	Wohn-/Nutzfläche	Gesamtfläche, Einzelflächen, Bescheid	Bescheid für mehrere Grundstücke nicht aufgeteilt
Gebäudeversicherung	Wohn-/Nutzfläche	Police, Beitragszeitraum	Versicherungsjahr nicht abgegrenzt; Mietausfallversicherung mitverteilt
Haftpflichtversicherung	Wohn-/Nutzfläche	Police	Privathaftpflicht des Eigentümers enthalten
Allgemeinstrom	Wohn-/Nutzfläche oder Einheiten	Zählerstände Allgemeinzähler	Heizungs-Betriebsstrom doppelt (auch in Nr. 4 a)
Kaltwasser	Verbrauch (Wohnungszähler)	Zählerstände, Hauszähler, Preis je m³	Warmwasseranteil nicht abgetrennt; Zählerdifferenz zum Hauszähler nicht offengelegt
Schmutzwasser	Frischwasserverbrauch	wie Kaltwasser	Gartenwasser nicht abgezogen, obwohl gebührenrechtlich absetzbar
Niederschlagswasser	Versiegelte Fläche / eigener Schlüssel	Gebührenbescheid, Flächenermittlung der Gemeinde	Nach Wohnfläche verteilt, obwohl die Gebühr flächenversiegelungsbezogen ist
Müllabfuhr	Personentage, Einheiten oder Fläche	Gebührenbescheid, Personendaten mit Datum	Gewerbe mit eigenem Vertrag nicht ausgeklammert; Leerstand ohne fiktive Person
Straßenreinigung	Wohn-/Nutzfläche	Gebührenbescheid	Anliegerpflichten, die der Mieter selbst erfüllt, trotzdem abgerechnet
Winterdienst	Wohn-/Nutzfläche	Rechnung, Einsatznachweise	Pauschale ohne Leistungsnachweis; Streugutvorrat vollständig angesetzt
Gartenpflege	Wohn-/Nutzfläche	Rechnung, Leistungsverzeichnis	Neuanlage als Pflege deklariert
Hauswart	Wohn-/Nutzfläche	Vertrag, Stundenaufstellung	Instandhaltungs- und Verwaltungsanteil nicht abgezogen; Doppelansatz mit Reinigung/Garten
Treppenhausreinigung	Wohneinheiten oder Fläche	Rechnung, Einheitenzahl	Gewerbe mit eigenem Eingang beteiligt
Aufzug	Wohn-/Nutzfläche oder Einheiten	Wartungsvertrag, Prüfbericht, Strom	Reparaturen mitverteilt; Erdgeschoss ohne vertragliche Grundlage befreit
Breitband / Glasfaser	Wohneinheiten	Vertrag, § 72 TKG-Nachweise	Kabelgebühren nach dem 30.06.2024 weiter angesetzt
Sonstige	vertragsabhängig	Mietvertragsklausel, Beleg	Position ohne konkrete Benennung im Vertrag

Maßgeblich ist der konkrete Vertrag

Die Spalte „typischer Schlüssel“ ist eine Praxisorientierung, keine Rechtsaussage. Vorrang haben (1) zwingendes Recht — vor allem die HeizkostenV und die Pflicht zur verbrauchsabhängigen Umlage nach § 556a Abs. 1 S. 2 BGB, (2) die mietvertragliche Vereinbarung, (3) der gesetzliche Auffangmaßstab Wohnfläche.

8.2 Die allgemeine Berechnungsformel

Anteil des Nutzers = Gesamtkosten × ( Bezugsgröße des Nutzers ÷ gesamte Bezugsgröße ) — Fläche — Gartenpflege 1.200,00 €, Gesamtfläche 500 m², Einheit 80 m² 1.200,00 × 80 ÷ 500 = 192,00 € — Personentage — Müll 1.800,00 €, Σ 3.563 Personentage, Nutzer 552 PT 1.800,00 × 552 ÷ 3.563 = 278,87 € — Wohneinheiten — Treppenhausreinigung 1.440,00 €, 4 Wohneinheiten 1.440,00 × 1 ÷ 4 = 360,00 € bei Nutzerwechsel weiter zeitanteilig: 360,00 × 181 ÷ 365 = 178,52 € — Verbrauch — Kaltwasser 1.836,00 €, Σ 182 m³, Nutzer 39 m³ 1.836,00 × 39 ÷ 182 = 393,43 € — Direkte Zuordnung — Rechnung für die Entsorgung eines Gewerbecontainers 640,00 € Keine Schlüsselrechnung: der Betrag wird der Einheit direkt zugewiesen und VOR der Schlüsselverteilung aus dem Kostenblock herausgenommen = 640,00 €

8.3 Fehlende Rechnung bei kalten Betriebskosten

Entscheidungskette · Beleg fehlt oder ist unvollständig │ ├─ Liegt ein Beleg vor, der Grund und Höhe der Kosten nachweist? │ └─ NEIN → Position nicht abrechnen. Sperre für diese Position. │ Kein Schätzbetrag. Kein Erfahrungswert. Kein Vorjahresbetrag. │ ├─ Deckt der Beleg den Abrechnungszeitraum? │ ├─ JA → übernehmen │ ├─ teilweise → zeitanteilig abgrenzen, Rest im Nachbarjahr │ └─ NEIN → falscher Zeitraum → richtigen Beleg beschaffen │ ├─ Ist es eine Abschlagsrechnung? │ └─ JA → Abschläge sind keine Kosten. │ ├─ kalte Kosten, Abflussprinzip vereinbart → gezahlte Beträge │ │ ansetzbar, wenn konsequent gehandhabt │ └─ warme Kosten → unzulässig, Schlussrechnung abwarten │ (BGH VIII ZR 156/11) │ ├─ Enthält der Beleg nicht umlagefähige Anteile? │ └─ JA → bereinigen, Herleitung dokumentieren │ Ist die Aufteilung nicht möglich → Rückfrage beim Rechnungssteller │ └─ Gibt es Korrektur, Gutschrift oder Storno? ├─ Korrekturrechnung → ersetzt die ursprüngliche vollständig ├─ Gutschrift → mindert die Kosten des Zeitraums, dem die │ ursprüngliche Leistung zuzurechnen ist └─ Storno → beide Belege im Register führen, Saldo null

Situation	Zulässige Behandlung	Stufe
Kostenart ohne Rechnung oder ausreichenden Beleg	Nicht abrechnen. Der Vermieter schuldet eine Abrechnung, die der Mieter anhand von Belegen prüfen kann (§ 259 BGB). Eine belegte Position kann er nicht liefern.	Sperre (Position)
Geschätzter Rechnungsbetrag	Unzulässig als Kostenposition. Die Schätzverfahren der HeizkostenV betreffen Verbrauchswerte, nicht Rechnungsbeträge. Eine Ausnahme gilt für die rechnerische Ermittlung des Betriebsstroms bei fehlendem Zähler — dort ist die Grundlage offenzulegen (BGH VIII ZR 27/07).	Sperre
Versorgerrechnung noch nicht eingegangen	Position zurückstellen und in einer Nachtragsabrechnung erfassen — sofern die Frist des § 556 Abs. 3 BGB gewahrt werden kann. Sonst: ohne die Position abrechnen; eine Nachforderung ist nach Fristablauf ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.	Warnung
Nur Abschlagsrechnung vorhanden	Bei kalten Kosten mit konsequentem Abflussprinzip ansetzbar. Bei warmen Kosten unzulässig — Schlussrechnung abwarten oder Position zurückstellen.	Warnung / Sperre
Spätere Rechnungskorrektur	Korrekturabrechnung für den betroffenen Zeitraum. Führt sie zu einer Nachforderung, ist die Ausschlussfrist zu prüfen. Führt sie zu einem Guthaben, ist es auch nach Fristablauf auszukehren.	Hinweis
Gutschrift	Mindert die Kosten des Zeitraums, dem die ursprüngliche Leistung zuzurechnen ist — nicht des Zeitraums, in dem sie eingeht.	Hinweis
Stornorechnung	Beide Belege im Register belassen, Netto-Effekt null. Nie den Originalbeleg löschen — sonst bricht die Belegkette.	Hinweis
Rechnung doppelt vorhanden	Belegnummer, Betrag, Leistungszeitraum und Lieferant vergleichen. Bei identischer Kombination: Duplikat, nur einmal erfassen.	Warnung

Wie Doppelerfassung von Rechnung und Ersatzbeleg verhindert wird

Jede Kostenposition führt genau eine Belegkette: Ursprungsbeleg → Korrekturen → Gutschriften → Storni, jeweils mit Belegnummer und Bezug auf den Vorbeleg. Ein Ersatzbeleg (z. B. eine Verwaltungsaufstellung anstelle einer noch nicht vorliegenden Rechnung) wird als vorläufig gekennzeichnet und trägt einen Verweis auf den erwarteten Originalbeleg. Beim Eingang des Originals wird der Ersatzbeleg storniert, nicht gelöscht. Die Belegsummenprobe (Σ Belege der Kette = angesetzter Betrag) findet jede Doppelerfassung.

Abschluss

Kontrollfragen für die Praxis

1Kalte Betriebskosten nach Kostenart einordnen?

2Umlagefähigkeit und Umlageschlüssel prüfen?

3Fehlende Belege und Vertragsgrundlagen erkennen?

Teil 9Warme Kosten: Ermittlung der Heiz- und Warmwasserkosten

Lernziel

Nach diesem Teil kann der Nutzer warme kosten: ermittlung der heiz- und warmwasserkosten fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Dieser Block ist als administrierbare Seitenstruktur angelegt: Einführung, Lernziele, Inhaltsblöcke und Abschlusskontrolle bleiben in jedem Kapitel gleich aufgebaut.

Warme Kosten nach Energieträger aufbereiten
Bestands- und Rechnungslogik unterscheiden
Betriebsstrom, Brennstoff und CO₂-Bezug sauber erfassen

Vor jeder Verteilung steht die Frage: Welche Kosten sind überhaupt in den Topf zu legen? Der Katalog des § 7 Abs. 2 HeizkostenV ist abschließend. Was dort nicht steht, gehört nicht hinein.

9.1 Umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten

Umlagefähig (§ 7 Abs. 2 HeizkostenV)	Nicht umlagefähig
Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung	Reparaturen an der Anlage
Kosten des zur Wärmeerzeugung verbrauchten Stroms (Wärmepumpen; eingefügt zum 01.10.2024)	Ersatzteile
Kosten des Betriebsstroms	Neuanschaffungen und Erstinstallation
Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage	Modernisierung, energetische Sanierung
Regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich Einstellung durch eine Fachkraft (Wartung)	Verwaltungskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV)
Reinigung der Anlage und des Betriebsraums	Finanzierungskosten, Zinsen, Abschreibungen
Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz (Emissionsmessung)	Kaufpreis von Erfassungsgeräten (nur Miete/Gebrauchsüberlassung ist umlagefähig)
Anmietung oder andere Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung	Kosten für Fehlerbeseitigung und Nachablesungen wegen eigener Fehler des Dienstleisters
Kosten der Verwendung der Ausstattung einschließlich der Eichung	Mahn- und Inkassokosten
Kosten der Berechnung, Aufteilung und der Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen nach § 6a (Ablese- und Abrechnungskosten)	Rücklagenzuführungen (WEG-Instandhaltungsrücklage)
Kosten der Schornsteinreinigung, soweit nicht schon unter § 2 Nr. 12 BetrKV erfasst	Kosten für Zeiträume außerhalb des Abrechnungszeitraums
Bei Wärmelieferung: das Entgelt für die Wärmelieferung plus Kosten der zugehörigen Hausanlagen (§ 7 Abs. 4)	Bei Wärmelieferung: Baukostenzuschüsse, Anschlusskosten

Die häufigste Grenzziehung: Wartung gegen Reparatur

Wartungsrechnungen enthalten regelmäßig beides. Umlagefähig ist die regelmäßige Prüfung und Einstellung; nicht umlagefähig ist die Beseitigung eines konkreten Mangels und jedes ausgetauschte Teil. Die Rechnung ist zu bereinigen, und die Bereinigung ist zu dokumentieren. Eine pauschale Kürzung ohne Herleitung hält einer Belegeinsicht nicht stand.

9.2 Erdgas und Fernwärme

Bei leitungsgebundenen Energieträgern gibt es keinen Lagerbestand. Die Kosten ergeben sich unmittelbar aus dem gemessenen Bezug des Abrechnungszeitraums.

Begriff	Bedeutung und Fallstricke
Verbrauchszeitraum	Zeitraum zwischen zwei Zählerständen des Versorgers. Deckt sich selten mit dem Abrechnungszeitraum → abgrenzen (Teil 3).
Anfangs- und Endstand	Zählerstände des Haupt-/Versorgerzählers. Zum Stichtag anzufordern. Ohne diese Werte ist keine saubere Abgrenzung möglich.
kWh und MWh	1 MWh = 1.000 kWh. Fernwärmerechnungen weisen häufig MWh aus, Gasrechnungen kWh. Einheitenfehler = Faktor 1.000.
Umrechnung Gas	Der Gaszähler misst m³. Die Rechnung weist kWh aus: m³ × Zustandszahl × Brennwert. Brennwert (Hs) ist nicht Heizwert (Hi) — die Heizwerttabelle des § 9 Abs. 3 HeizkostenV arbeitet mit Hi.
Grundpreis	Verbrauchsunabhängiger Bereitstellungspreis. Gehört zu den Brennstoff- bzw. Wärmelieferkosten und geht in denselben Kostenblock ein.
Arbeitspreis	Preis je kWh. Kann sich innerhalb eines Jahres mehrfach ändern → mehrere Preisstufen in einer Rechnung.
Abschläge	Vorauszahlungen des Eigentümers an den Versorger. Keine Kosten.
Schlussrechnung	Der eigentliche Kostenbeleg. Erst sie weist den tatsächlichen Verbrauch und die tatsächlichen Kosten aus.
Gutschriften	Mindern die Kosten des Zeitraums, dem die Leistung zuzurechnen ist.
Umsatzsteuer	Bei nicht zum Vorsteuerabzug berechtigten Vermietern (Regelfall Wohnraum) sind die Bruttobeträge anzusetzen. Bei umsatzsteueroptierter Gewerbevermietung netto zzgl. gesondert ausgewiesener USt. In gemischt genutzten Objekten ist das getrennt zu führen.
Mehrere Rechnungen im Jahr	Alle mit Leistungszeitraum erfassen, auf Überschneidungen prüfen, Mengen addieren und gegen den Hauptzähler abstimmen.

Bezahlte Abschläge sind nicht die Kosten

Kontrollprobe, kein Abrechnungsweg: gezahlte Abschläge 11.400,00 € Schlussrechnung 10.200,00 € ────────────────────────────────────── Guthaben des Eigentümers 1.200,00 € → geht an den Eigentümer In die Abrechnung gehen die 10.200,00 € ein — nicht die 11.400,00 €.

Für Heizkosten ist das zwingend: das Abflussprinzip ist unzulässig (BGH, 01.02.2012 – VIII ZR 156/11). Wer Abschläge abrechnet, löst das Kürzungsrecht des § 12 Abs. 1 HeizkostenV aus.

9.3 Heizöl, Flüssiggas und Pellets: die Bestandsrechnung

Lagerfähige Brennstoffe erfordern eine Bestandsrechnung, weil gekaufte und verbrauchte Menge auseinanderfallen.

Verbrauchsmenge = Anfangsbestand + Zukäufe − Endbestand Verbrauchskosten = Wert Anfangsbestand + Wert Zukäufe − Wert Endbestand

Punkt	Behandlung
Bewertung Anfangsbestand	Mit dem Wert, mit dem er im Vorjahr als Endbestand ausgeschieden ist. Der Anschluss muss stimmen — sonst entsteht ein Wertsprung.
Bewertung Zukäufe	Mit den tatsächlichen Lieferpreisen einschließlich Lieferkosten und CO₂-Kosten.
Bewertung Endbestand	Nach dem gewählten Verbrauchsfolgeverfahren, in der Praxis FIFO: der Restbestand stammt aus den jüngsten Lieferungen.
FIFO-Verfahren	„First in, first out“ — zuerst gekaufter Brennstoff gilt als zuerst verbraucht. Physikalisch bei einem Tank falsch, wirtschaftlich der sachnächste Ansatz und in der Praxis Standard. Das Verfahren muss über die Jahre gleich bleiben.
Unterschiedliche Einkaufspreise	Genau der Grund für ein Verbrauchsfolgeverfahren. Ein bloßer Durchschnittspreis ist zulässig, wenn konsequent verwendet — er verschiebt aber Kosten zwischen den Jahren.
Tankmessung in Zentimetern	Der Peilstab liefert cm, nicht Liter. Umrechnung nur mit der tankspezifischen Peiltabelle des Herstellers.
Nicht linear geformte Tanks	Bei zylindrischen und batterieförmigen Tanks ist die cm-zu-Liter-Beziehung nichtlinear. Lineare Umrechnung erzeugt in der Tankmitte den kleinsten, an den Enden den größten Fehler.
Ungenaue Tankanzeigen	Mechanische Anzeigen sind Schätzhilfen. Bei relevanten Beträgen ist eine Peilung oder eine Messung durch den Lieferanten vorzuziehen.
Fehlender Endbestand	Sperre Ohne Endbestand ist der Verbrauch nicht bestimmbar. Rückrechnung aus einer späteren Peilung ist nur zulässig, wenn zwischenzeitlich keine Lieferung erfolgte und der Zeitraum kurz ist — dann als Schätzung zu kennzeichnen.
Lieferung kurz vor Jahresende	Erhöht Zukäufe und Endbestand. Wirkt sich auf die Verbrauchsmenge nicht aus — wohl aber auf die Bewertung, weil der teure Neubestand ins Folgejahr geht.
Bestandsdifferenzen	Rechnerischer und gepeilter Bestand weichen ab. Ursachen: Messungenauigkeit, Lieferdifferenz, Leckage, Diebstahl. Klären, nicht glätten.
CO₂-Kosten verschiedener Lieferungen	Jede Lieferung trägt ihren eigenen CO₂-Preis (2023: 30 €/t, 2024: 45 €/t, 2025: 55 €/t, 2026: 60 €/t als Korridormittelwert). Die CO₂-Kosten des Verbrauchs folgen derselben Verbrauchsfolge wie die Brennstoffkosten.

Vollständiges Zahlenbeispiel · Heizöl EL, Abrechnungsjahr 2025

Mengen- und Wertrechnung
Position	Datum	Menge (l)	Preis €/l	Wert €	CO₂-Kosten €
Anfangsbestand	01.01.2025	4.500	0,95	4.275,00	640,99
Zukauf 1	15.03.2025	6.000	1,05	6.300,00	1.044,58
Zukauf 2	20.09.2025	5.000	0,98	4.900,00	870,49
Endbestand (FIFO: aus Zukauf 2)	31.12.2025	−3.800	0,98	−3.724,00	−661,57
Verbrauch 2025		11.700	Ø 1,0044	11.751,00	1.894,49

Mengenprobe 4.500 + 6.000 + 5.000 − 3.800 = 11.700 l Wertprobe über die Verbrauchsfolge (FIFO) 4.500 l aus Anfangsbestand × 0,95 = 4.275,00 € 6.000 l aus Zukauf 1 × 1,05 = 6.300,00 € 1.200 l aus Zukauf 2 × 0,98 = 1.176,00 € ───────────────────────────────────────────────── 11.700 l = 11.751,00 € identisch mit der Bestandsrechnung CO₂-Menge und -Kosten des Verbrauchs Emissionsfaktor laut Lieferantenrechnung: 2,66 kg CO₂ je Liter 11.700 l × 2,66 kg/l = 31.122 kg CO₂ 4.500 l · CO₂-Preis 2024 (45 €/t) inkl. USt = 640,99 € 6.000 l · CO₂-Preis 2025 (55 €/t) inkl. USt = 1.044,58 € 1.200 l · CO₂-Preis 2025 (55 €/t) inkl. USt = 208,92 € ───────────────────────────────────────────────── CO₂-Kosten des Verbrauchs = 1.894,49 € Diese 1.894,49 € sind die Basis der Aufteilung nach Teil 11 — nicht die CO₂-Kosten der Lieferungen (1.915,07 €).

Der zentrale Punkt an diesem Beispiel

Der Anfangsbestand trägt noch den CO₂-Preis von 2024. Wer die CO₂-Kosten einfach aus den Rechnungen des Jahres 2025 summiert, rechnet mit den falschen 1.915,07 € statt mit den richtigen 1.894,49 € — und stuft das Gebäude möglicherweise falsch ein. Die CO₂-Rechnung folgt demselben Verbrauchsfolgeverfahren wie die Kostenrechnung.

9.4 Betriebsstrom

Betriebsstrom ist der Strom, den die Heizungsanlage für Pumpen, Regelung und Brenner benötigt. Er gehört zu den Heizkosten (§ 7 Abs. 2 HeizkostenV) und ist vom Allgemeinstrom (Treppenhaus, Außenbeleuchtung, § 2 Nr. 11 BetrKV) zu trennen. Wird er in beiden Positionen angesetzt, zahlt der Mieter doppelt.

Ermittlung des Betriebsstroms │ ├─ Separater Stromzähler für die Heizungsanlage vorhanden? │ ├─ JA → gemessener Verbrauch × Arbeitspreis + anteiliger Grundpreis │ │ → sauberste Lösung, keine Begründungslast │ └─ NEIN → rechnerische Ermittlung │ ├─ Ist die Herleitung offengelegt? │ │ ├─ JA → zulässig (BGH VIII ZR 27/07: der Vermieter darf schätzen, │ │ │ muss aber „die Grundlagen seiner Schätzung offenlegen“) │ │ └─ NEIN → Warnung Position angreifbar │ └─ Mögliche Grundlagen: │ · Leistungsaufnahme der Aggregate × Betriebsstunden │ · Herstellerangaben zur Anlage │ · Erfahrungswert als Prozentsatz der Brennstoffkosten │ — dann als Erfahrungswert kennzeichnen, mit Quelle │ └─ In jedem Fall: Abgrenzung zum Allgemeinstrom dokumentieren (welche Verbraucher hängen an welchem Zähler?)

Keine gesetzliche Prozentzahl

Weder die HeizkostenV noch die BetrKV noch das BGB nennen einen Prozentsatz der Brennstoffkosten, mit dem der Betriebsstrom pauschal angesetzt werden dürfte. In der Praxis kursieren Erfahrungswerte in einer Größenordnung weniger Prozent; sie sind Erfahrungswerte, keine Rechtsnormen, und ihre Verwendung ist begründungs- und offenlegungspflichtig. Dieses Dokument nennt bewusst keinen Wert. Rechtssicher ist allein der separate Zähler — und er ist im Bestand nachrüstbar.

9.5 Besonderheiten je Energieträger

Energieträger	Kostenermittlung	Besonderheit	CO₂-Recht
Erdgas	Aus der Schlussrechnung, abgegrenzt auf den Abrechnungszeitraum	m³ → kWh über Zustandszahl und Brennwert; Preisstufen im Jahr	erfasst; Lieferant muss die Angaben nach § 3 CO2KostAufG ausweisen
Heizöl	Bestandsrechnung (9.3)	Peiltabelle; FIFO; Endbestand zwingend	erfasst; CO₂-Kosten folgen der Verbrauchsfolge
Flüssiggas	Bestandsrechnung; Tankinhalt in % der Füllstandsanzeige	Bei Miettank: Tankmiete ist nicht Brennstoffkosten, sondern gesondert zu bewerten	erfasst
Fernwärme / Wärmelieferung	Entgelt für die Wärmelieferung plus Kosten der Hausanlagen (§ 7 Abs. 4)	Kein Brennstoffbestand. Der Grundpreis kann erheblich sein und geht vollständig in den Block ein	erfasst über § 2 Abs. 1 S. 2 CO2KostAufG; der Lieferant weist einen einheitlichen heizwertbezogenen Emissionsfaktor des Netzes aus. Bei Netzen aus EU-ETS-Anlagen gilt § 2 Abs. 4 mit Ausnahme für Gebäude, die erstmals nach dem 01.01.2023 angeschlossen wurden
Pellets	Bestandsrechnung; Bestand in kg oder Schüttraummetern	Heizwert Hi hilfsweise 5 kWh/kg (§ 9 Abs. 3 HeizkostenV); Ascheentsorgung ist Betriebskosten, Reparatur der Austragung nicht	In der Praxis nicht erfasst: für Biomasse sind keine Standardwerte für Emissionsfaktoren nach BEHG festgelegt
Wärmepumpe	Der zur Wärmeerzeugung verbrauchte Strom, gemessen über einen eigenen Zähler	Seit 01.10.2024 verbrauchsabhängig abzurechnen; das frühere Wärmepumpen-Privileg des § 11 Abs. 1 Nr. 3 a HeizkostenV ist gestrichen. Übergangsregelung in § 12 Abs. 3 HeizkostenV (Erfassung bis 30.09.2025). Bei verbundenen Anlagen Korrekturfaktor × 0,30 in § 9 Abs. 2 S. 5 Nr. 3	Nicht erfasst: Strom unterliegt nicht dem BEHG, es gibt keine gesondert ausweisbaren CO₂-Kosten
Hybridheizung	Kosten beider Erzeuger getrennt erfassen, dann zusammenführen	§ 9 Abs. 1 S. 5 HeizkostenV lässt bei Anlagen, die nicht ausschließlich durch Heizkessel, Wärmepumpen oder gewerbliche Wärmelieferung versorgt werden, die anerkannten Regeln der Technik zur Kostenaufteilung zu	je Energieträger getrennt ermitteln, dann summieren — eine Gebäudeeinstufung

Abschluss

Kontrollfragen für die Praxis

1Warme Kosten nach Energieträger aufbereiten?

2Bestands- und Rechnungslogik unterscheiden?

3Betriebsstrom, Brennstoff und CO₂-Bezug sauber erfassen?

Teil 10Trennung von Heizung und Warmwasser

Lernziel

Nach diesem Teil kann der Nutzer trennung von heizung und warmwasser fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Dieser Block ist als administrierbare Seitenstruktur angelegt: Einführung, Lernziele, Inhaltsblöcke und Abschlusskontrolle bleiben in jedem Kapitel gleich aufgebaut.

Heizung und Warmwasser fachlich trennen
§ 9 HeizkostenV rechnerisch anwenden
Verbundene Anlagen und Ersatzformeln beurteilen

Eine verbundene Anlage erzeugt Heizwärme und Warmwasser aus derselben Quelle. Die Rechnung des Versorgers kennt diese Unterscheidung nicht — sie muss rechnerisch hergestellt werden. § 9 HeizkostenV gibt dafür eine feste Reihenfolge vor.

1. Gesamtkosten der verbundenen Anlage bestimmen 2. Energieanteil für Warmwasser bestimmen (Q) 3. Warmwasserkosten abtrennen 4. Verbleibende Heizkosten = Gesamt − Warmwasser 5. Beide Blöcke je in Grund- und Verbrauchskosten aufteilen 6. Auf die Nutzer verteilen

Rechtsgrundlage · geltendes Recht · § 9 Abs. 1 HeizkostenV

Die einheitlich entstandenen Kosten des Betriebs sind aufzuteilen. Die Anteile bestimmen sich bei Anlagen mit Heizkesseln nach den Anteilen am Brennstoff- oder Energieverbrauch, bei Wärmepumpen und bei eigenständiger gewerblicher Wärmelieferung nach den Anteilen am Wärmeverbrauch. Kosten, die nicht einheitlich entstanden sind, werden dem jeweiligen Anteil hinzugerechnet. Der Anteil der Heizung ergibt sich als Differenz: Gesamtverbrauch minus Verbrauch der Warmwasserversorgung.

Praktisch heißt das: Brennstoff, Betriebsstrom, Wartung, Schornsteinfeger sind einheitlich entstanden und werden nach dem Energieverhältnis geteilt. Die Miete der Warmwasserzähler, die Kosten des Kaltwassers für die Warmwasserbereitung und die Miete der Heizkostenverteiler sind nicht einheitlich entstanden und gehen direkt in den jeweiligen Block.

Schritt 2 im Detail: Wie der Warmwasser-Energieanteil bestimmt wird

Rangfolge nach § 9 Abs. 2 HeizkostenV │ ├─ Wärmezähler im Warmwasserkreis vorhanden und funktionsfähig? │ └─ JA → Q = gemessene Wärmemenge (Satz 1 — gesetzlicher Regelfall) │ ├─ Messung nur mit unzumutbar hohem Aufwand möglich? │ └─ JA → Ersatzverfahren 1 (Satz 2), wenn das Warmwasservolumen gemessen wird: │ │ Q = 2,5 · V · (tw − 10) Ergebnis in kWh pro Jahr │ │ 2,5 = Festwert für Erzeugeraufwandszahl, spezifische Wärmekapazität │ des Wassers, Speicher-, Verteil- und Zirkulationsverluste │ V = gemessenes Volumen des verbrauchten Warmwassers in m³ │ tw = mittlere Warmwassertemperatur in °C — gemessen ODER geschätzt │ 10 = angenommene Kaltwassereintrittstemperatur in °C │ ├─ Auch das Volumen nicht messbar (Ausnahmefall)? │ └─ JA → Ersatzverfahren 2 (Satz 4): │ │ Q = 32 · A Ergebnis in kWh pro Jahr │ │ 32 = Festwert für Nutzwärmebedarf Warmwasser und Erzeugeraufwandszahl │ A = durch die Anlage mit Warmwasser versorgte Wohn-/Nutzfläche in m² │ └─ Korrekturfaktoren (Satz 5) — auf Q aus Satz 2 oder Satz 4 anzuwenden: · brennwertbezogene Abrechnung von Erdgas → × 1,11 · eigenständige gewerbliche Wärmelieferung → ÷ 1,15 · Betrieb einer monovalenten Wärmepumpe → × 0,30

Wann eine Formel nur Ersatzverfahren ist

Die Formeln des § 9 Abs. 2 sind nachrangig. Satz 1 ordnet die Messung mit einem Wärmezähler an; Satz 2 greift erst, wenn die Messung „nur mit einem unzumutbar hohen Aufwand“ möglich wäre; Satz 4 erst „in Ausnahmefällen“, wenn weder die Wärmemenge noch das Volumen messbar sind. Bei Neuinstallationen und ohnehin anstehendem Gerätetausch ist die Unzumutbarkeit regelmäßig nicht begründbar. Die Verwendung eines Ersatzverfahrens ist zu begründen und zu dokumentieren.

Wichtige Korrektur: Die früher verbreitete Pauschale von „18 % der Brennstoffkosten“ existiert im geltenden Recht nicht mehr. Sie stammt aus der Fassung von 1989 und ist durch Q = 32 · A ersetzt worden.

Schritt 3: Von der Wärmemenge zur Brennstoffmenge

Wird nicht in Kilowattstunden abgerechnet, sondern in Litern, Kubikmetern oder Kilogramm, ist die Wärmemenge Q in eine Brennstoffmenge B umzurechnen:

B = Q ÷ Hi § 9 Abs. 3 HeizkostenV Q = Wärmemenge der Warmwasserversorgung in kWh Hi = Heizwert des Brennstoffs in kWh je Liter, m³ oder kg Maßgeblich ist der in den Abrechnungsunterlagen des Versorgers angegebene Heizwert. Fehlt er, dürfen hilfsweise verwendet werden: Heizöl EL 10 kWh/Liter Koks 8 kWh/kg Schweres Heizöl 10,9 kWh/Liter Braunkohle 5,5 kWh/kg Erdgas H 10 kWh/m³ Steinkohle 8 kWh/kg Erdgas L 9 kWh/m³ Brennholz 4,1 kWh/kg Flüssiggas 13 kWh/kg Holzpellets 5 kWh/kg Holzhackschnitzel 4 kWh/kg Erfolgt die Abrechnung ohnehin über kWh-Werte, entfällt die Umrechnung.

Rechenbeispiel · verbundene Anlage mit Warmwasser-Wärmezähler

Brennstoff gesamt90.000 kWh (Erdgas)

WMZ Warmwasser13.500 kWh

Einheitlich entstandene Kosten10.608,00 €

Gerätemiete Heizung700,00 € (nicht einheitlich)

Gerätemiete Warmwasser300,00 € (nicht einheitlich)

Wasser/Abwasser Warmwasser1.224,00 € (nicht einheitlich)

Schritt 2 — Energieanteil Warmwasser: 13.500 ÷ 90.000 = 15,00 % Heizung: 90.000 − 13.500 = 76.500 kWh = 85,00 % (Differenzgröße, § 9 Abs. 1 S. 4) Schritt 3 — einheitliche Kosten teilen Warmwasser: 10.608,00 × 15 % = 1.591,20 € Heizung: 10.608,00 × 85 % = 9.016,80 € Schritt 4 — nicht einheitliche Kosten direkt zurechnen Heizkosten = 9.016,80 + 700,00 = 9.716,80 € Warmwasser = 1.591,20 + 300,00 + 1.224,00 = 3.115,20 € ───────────────────────────────────────────────────────────────── Probe: 9.716,80 + 3.115,20 = 12.832,00 € = 10.608,00 + 700,00 + 300,00 + 1.224,00 OK

Sonderkonstellationen

Situation	Behandlung
Wärmezähler vorhanden	Gesetzlicher Regelfall. Q = gemessener Wert. Plausibilität prüfen: Q je m² und Jahr sollte in einer erklärbaren Größenordnung liegen; ein Wert nahe null bei bewohntem Objekt deutet auf Gerätefehler.
Kein Wärmezähler	Unzumutbarkeit prüfen und begründen, dann Formel Q = 2,5 · V · (tw − 10). Voraussetzung: Warmwasservolumen wird gemessen.
Wärmezähler ausgefallen	Zunächst Ersatzwert nach § 9a HeizkostenV (Vorjahr, vergleichbarer Zeitraum). Erst wenn das nicht trägt, auf die Formel ausweichen — und das begründen.
Warmwasserzähler vorhanden	Liefert V für die Formel und den Verbrauchsschlüssel der Binnenverteilung.
Keine Warmwasserzähler	Weder Q noch die Verbrauchsverteilung möglich → Ersatzverfahren 2 (Q = 32 · A) und Verteilung der Warmwasserkosten allein nach Fläche. Das löst das Kürzungsrecht des § 12 Abs. 1 HeizkostenV aus, wenn die Erfassung pflichtwidrig unterblieben ist.
Dezentrale Warmwasserbereitung	Durchlauferhitzer oder Boiler in der Wohnung: keine zentrale Warmwasserversorgungsanlage, keine Anwendung von § 8/§ 9 HeizkostenV. Der Strom läuft über den Haushaltszähler des Mieters und ist keine Betriebskostenposition.
Zirkulationsverluste	Die Zirkulationsleitung hält Warmwasser dauerhaft warm. Diese Verluste sind im Faktor 2,5 der Formel bereits abgegolten. Bei gemessenem Q sind sie im Messwert enthalten, sofern der Zähler die Zirkulation mit erfasst — das ist zu prüfen, weil es die Größenordnung deutlich verändert.
Kaltwasser für Warmwasser	Gehört zu den Kosten der zentralen Warmwasserversorgungsanlage (§ 8 Abs. 2 HeizkostenV), soweit nicht gesondert abgerechnet. In der Praxis: gemessenes Warmwasservolumen × Wasser- und Abwasserpreis, vorweg aus den Wasserkosten herausgenommen.
Warmwasservolumen	Summe der Warmwasserzähler oder eigener Zwischenzähler. Beide Werte weichen regelmäßig ab; welcher als V verwendet wird, ist festzulegen und beizubehalten.
Warmwassertemperatur	Geht linear in die Formel ein: 60 °C statt 50 °C ergibt 25 % mehr Wärmemenge. Sie darf nach § 9 Abs. 2 S. 3 Nr. 3 geschätzt werden, die Schätzung ist aber zu dokumentieren. Aus Gründen des Legionellenschutzes liegen die Speichertemperaturen praktisch bei etwa 60 °C.
Energieaufwand der Warmwasserbereitung	Umfasst Nutzwärme, Speicherverluste, Verteil- und Zirkulationsverluste sowie den Erzeugerwirkungsgrad. Genau das bündelt der Faktor 2,5 — deshalb liegt das Formelergebnis systematisch über der reinen Nutzwärme.

Abschluss

Kontrollfragen für die Praxis

1Heizung und Warmwasser fachlich trennen?

2§ 9 HeizkostenV rechnerisch anwenden?

3Verbundene Anlagen und Ersatzformeln beurteilen?

Teil 11CO₂-Kostenaufteilung

Lernziel

Nach diesem Teil kann der Nutzer co₂-kostenaufteilung fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Dieser Block ist als administrierbare Seitenstruktur angelegt: Einführung, Lernziele, Inhaltsblöcke und Abschlusskontrolle bleiben in jedem Kapitel gleich aufgebaut.

CO₂-Kosten nach Gebäudeart und Stufe aufteilen
Pflichtangaben und Kürzungsrechte erkennen
Vermieter- und Mieteranteile nachvollziehbar berechnen

Seit dem 01.01.2023 trägt der Vermieter einen Teil der CO₂-Kosten des Heizenergiebezugs. Bei Wohngebäuden richtet sich der Anteil nach der energetischen Qualität des Gebäudes — je schlechter, desto mehr trägt der Vermieter. Der Mechanismus greift in die Heizkostenabrechnung ein, bevor verteilt wird.

Aufbau des Gesetzes — häufige Fehlzitate

Das CO2KostAufG hat zwölf Paragraphen und eine Anlage. § 3 = Informationspflicht des Lieferanten · § 4 = maßgeblicher Zertifikatepreis · § 5 = Aufteilung bei Wohngebäuden · § 6 = Begrenzung der Umlagefähigkeit und Erstattungsanspruch bei Selbstversorgung · § 7 = Abrechnung, Ausweispflicht und 3-%-Kürzungsrecht · § 8 = Nichtwohngebäude · § 9 = Beschränkungen bei öffentlich-rechtlichen Vorgaben · § 10 = Erfahrungsbericht. Die 10-Stufen-Tabelle steht in der Anlage zu den §§ 5 bis 7, nicht in § 7. Einen Definitionsparagraphen gibt es nicht.

11.1 Anwendungsbereich

Energieträger / Fall	Erfasst?	Begründung
Erdgas	ja	Standardwerte für Emissionsfaktoren nach BEHG festgelegt (§ 2 Abs. 1 S. 1).
Heizöl	ja	dito
Flüssiggas	ja	dito
Kohle	ja	dito (seit 2023 im BEHG)
Fernwärme / Wärmelieferung	ja	Über § 2 Abs. 1 S. 2 hinsichtlich der zur Wärmeerzeugung eingesetzten Brennstoffe. Der Lieferant weist einen einheitlichen heizwertbezogenen Emissionsfaktor des Netzes aus (§ 3 Abs. 4).
Fernwärme aus EU-ETS-Anlagen	ja, mit Ausnahme	§ 2 Abs. 4: gilt auch für Wärme aus Anlagen im europäischen Emissionshandel — nicht aber für Gebäude, die erstmals nach dem 01.01.2023 einen Wärmeanschluss erhalten haben.
Pellets, Holz, Biomasse	praktisch nein	Keine Standardwerte für Emissionsfaktoren festgelegt. Nur § 10 (Erfahrungsbericht) gilt nach § 2 Abs. 6 auch hier.
Wärmepumpe, Nachtspeicher, Stromheizung	nein	Strom unterliegt nicht dem BEHG. Es gibt keine gesondert ausweisbaren Kohlendioxidkosten im Sinne des § 3.
Hybridheizung	anteilig	Nur für den erfassten Energieträger. Emissionen aller erfassten Träger werden summiert; die Einstufung erfolgt einmal für das Gebäude.
Zentrale Versorgung durch den Vermieter	ja	Regelfall: Der Vermieter rechnet ab und zieht seinen Anteil heraus (§ 5, § 7).
Selbstversorgung des Mieters (eigener Liefervertrag)	ja, umgekehrt	Der Mieter ermittelt selbst und hat einen Erstattungsanspruch gegen den Vermieter (§ 5 Abs. 3, § 6 Abs. 2).
Ausnahmen der HeizkostenV	nein	§ 2 Abs. 7: In den Fällen des § 11 HeizkostenV nicht anwendbar, es sei denn, die Parteien haben eine Abrechnung vereinbart.

11.2 Benötigte Daten

Datum	Quelle	Anmerkung
Brennstoffemissionen in kg CO₂	Lieferantenrechnung, § 3 Abs. 1 Nr. 1	Pflichtangabe. Fehlt sie: aus Menge × Emissionsfaktor selbst berechnen.
CO₂-Preisbestandteil in Euro einschließlich Umsatzsteuer	§ 3 Abs. 1 Nr. 2 i.V.m. Abs. 3	Das Gesetz ordnet die Umsatzsteuer ausdrücklich an: Emissionen × Zertifikatepreis zuzüglich der darauf anfallenden Umsatzsteuer.
Heizwertbezogener Emissionsfaktor in kg CO₂/kWh	§ 3 Abs. 1 Nr. 3	Pflichtangabe. Ermöglicht die eigene Kontrollrechnung.
Energiegehalt der Lieferung in kWh	§ 3 Abs. 1 Nr. 4	Pflichtangabe.
Hinweis auf Erstattungsansprüche	§ 3 Abs. 1 Nr. 5	Pflichtangabe des Lieferanten gegenüber selbstversorgenden Mietern.
Maßgeblicher Zertifikatepreis	§ 4, Veröffentlichung durch DEHSt/UBA	Bis 2025 Festpreis (2023: 30 €/t · 2024: 45 €/t · 2025: 55 €/t). Für 2026: Mittelwert des Preiskorridors 55–65 €/t = 60,00 €/t, veröffentlicht am 16.12.2025. Ab 2027: Durchschnittspreis der Versteigerungen vom 1. Juli bis 30. November des Vorjahres.
Abrechnungszeitraum	Mietvertrag	Bei abweichenden Lieferzeiträumen sind die Emissionen umzurechnen (§ 5 Abs. 1 S. 5).
Maßgebliche Fläche	Objektdaten	Siehe 11.3 — die praktisch wichtigste offene Frage.
Gebäudenutzung	Objektdaten	Wohn- oder Nichtwohngebäude nach der Zweckbestimmung.
Lagerfähige Brennstoffe	Bestandsrechnung	Die CO₂-Kosten des Verbrauchs folgen der Verbrauchsfolge, nicht dem Lieferjahr (Teil 9.3).

11.3 Spezifischer CO₂-Ausstoß

spezifischer CO₂-Ausstoß = CO₂-Ausstoß des Gebäudes in kg ÷ maßgebliche Fläche in m² Einheit: kg CO₂ je m² und Jahr · auf eine Nachkommastelle runden (§ 5 Abs. 1 S. 3)

Konstellation	Behandlung
Leerstandsfläche	Bleibt Teil der versorgten Fläche. Sie zu entfernen würde den spezifischen Ausstoß künstlich erhöhen und den Vermieteranteil zu seinen Lasten verschieben — im Ergebnis richtig herum, aber ohne gesetzliche Grundlage. Die Fläche bleibt im Nenner.
Gewerbefläche im Wohngebäude	strittig Siehe Kasten unten.
Mehrere Gebäude	Das Gesetz stellt auf das Gebäude ab. Werden mehrere Gebäude aus einer Anlage versorgt, ist zu entscheiden, ob eine gemeinsame Einstufung erfolgt (praktikabel, aber begründungsbedürftig) oder je Gebäude getrennt (näher am Wortlaut, verlangt aber eine gebäudescharfe Energiezuordnung).
Mehrere Wärmeerzeuger / Energieträger	Emissionen aller erfassten Energieträger addieren, eine Einstufung bilden.
Verkürzter Abrechnungszeitraum	§ 5 Abs. 1 S. 4: die Werte der Einstufungstabelle sind anteilig zu kürzen. Nicht: den CO₂-Wert auf ein Jahr hochrechnen. Bei einem Halbjahr wird also die Stufe 6 aus „32 bis unter 37“ zu „16 bis unter 18,5“.
Rundung	Auf eine Nachkommastelle, vor der Einstufung. Ein Wert von 31,96 wird zu 32,0 und fällt damit in Stufe 6, nicht in Stufe 5.

Strittig · welche Fläche in den Nenner gehört

Das Gesetz spricht in § 5 Abs. 1 CO2KostAufG von „Quadratmeter Wohnfläche“ und definiert den Begriff nicht. Bei einem gemischt genutzten Wohngebäude führt das zu zwei vertretbaren Lesarten:

Nur die Wohnfläche im engeren Sinn. Wortlautnah, führt bei erheblichem Gewerbeanteil zu einem stark erhöhten spezifischen Ausstoß und damit zu einem hohen Vermieteranteil.
Die gesamte versorgte Fläche einschließlich der Gewerbeflächen. Sachlich schlüssiger, weil der Zähler (Emissionen) ebenfalls die Gewerbeflächen umfasst — Zähler und Nenner passen dann zueinander.

Höchstrichterliche Rechtsprechung dazu ist bisher nicht bekannt. Konsequenz für die Praxis: Die gewählte Bezugsfläche ist objektbezogen festzulegen, in der Abrechnung als Berechnungsgrundlage auszuweisen (§ 7 Abs. 3) und über die Jahre beizubehalten. Der Unterschied kann mehrere Stufen betragen — siehe das Rechenbeispiel in Teil 17.

11.4 Das Stufenmodell für Wohngebäude

Anlage zu den §§ 5 bis 7 CO2KostAufG · geltendes Recht
Stufe	Spezifischer CO₂-Ausstoß des Gebäudes bzw. der Wohnung	Anteil Mieter	Anteil Vermieter
1	weniger als 12 kg CO₂/m²·a	100 %	0 %
2	12 bis unter 17 kg CO₂/m²·a	90 %	10 %
3	17 bis unter 22 kg CO₂/m²·a	80 %	20 %
4	22 bis unter 27 kg CO₂/m²·a	70 %	30 %
5	27 bis unter 32 kg CO₂/m²·a	60 %	40 %
6	32 bis unter 37 kg CO₂/m²·a	50 %	50 %
7	37 bis unter 42 kg CO₂/m²·a	40 %	60 %
8	42 bis unter 47 kg CO₂/m²·a	30 %	70 %
9	47 bis unter 52 kg CO₂/m²·a	20 %	80 %
10	52 kg CO₂/m²·a und mehr	5 %	95 %

Der Sprung zwischen Stufe 9 (20/80) und Stufe 10 (5/95) ist kein Übertragungsfehler, sondern gesetzlich so gewollt.

Ausweis in der Abrechnung

Rechtsgrundlage · § 7 Abs. 3 CO2KostAufG

Der Vermieter weist in der Heizkostenabrechnung aus: (1) den auf den Mieter entfallenden Anteil an den Kohlendioxidkosten, (2) die Einstufung des Gebäudes bzw. der Wohnung, (3) die Berechnungsgrundlagen.

11.5 Rechenbeispiel

CO₂-Ausstoß des Gebäudes18.000 kg

Maßgebliche Wohnfläche600 m²

CO₂-Kosten (inkl. USt)1.200,00 €

Schritt 1 — spezifischer Ausstoß 18.000 kg ÷ 600 m² = 30,0 kg CO₂/m²·a Schritt 2 — Einstufung 30,0 liegt in „27 bis unter 32“ → Stufe 5 → Mieter 60 % · Vermieter 40 % Schritt 3 — Eurobeträge Vermieteranteil = 1.200,00 € × 40 % = 480,00 € Mieteranteil = 1.200,00 € × 60 % = 720,00 € Probe: 480,00 + 720,00 = 1.200,00 OK Schritt 4 — Wirkung auf die umlagefähigen Heizkosten Brennstoffkosten gesamt (Beispiel) = 14.000,00 € − Vermieteranteil CO₂ = 480,00 € ───────────────────────────────────────────────────── umlagefähige Brennstoffkosten = 13.520,00 € Die 720,00 € Mieteranteil bleiben enthalten und werden mit den Brennstoffkosten verteilt; sie sind zusätzlich je Nutzer auszuweisen (§ 7 Abs. 3).

Der Kernpunkt

Der Vermieteranteil muss aus den umlagefähigen Kosten herausgerechnet werden und darf nicht über eine andere Kostenposition wieder auf die Mieter verteilt werden. Ein bloßer nachrichtlicher Ausweis genügt nicht — die 480,00 € dürfen in keinem Verteilungsnenner mehr auftauchen. Praktische Prüfung: Wenn die Summe aller Mieteranteile plus der Vermieteranteil größer ist als die gesamten CO₂-Kosten, wurde doppelt verteilt.

11.6 Verteilung auf die Nutzer

Reihenfolge │ 1. Gesamte CO₂-Kosten des Abrechnungszeitraums bestimmen bei lagerfähigen Brennstoffen: nach Verbrauchsfolge, nicht nach Lieferjahr 2. Gebäude einstufen Emissionen ÷ maßgebliche Fläche, auf 1 Nachkommastelle runden 3. Vermieter- und Mieteranteil in Euro bestimmen 4. Vermieteranteil aus den umlagefähigen Kosten herausrechnen 5. Mieteranteil nach der maßgeblichen Heizkostenlogik verteilen § 7 Abs. 1 CO2KostAufG verweist auf die §§ 6 bis 10 HeizkostenV 6. Nutzergruppen berücksichtigen der Mieteranteil folgt derselben Vorverteilung wie die Brennstoffkosten 7. Nutzerwechsel und Leerstand berücksichtigen derselbe Zeitschlüssel wie die zugehörigen Heiz-/Warmwasserkosten 8. Individuellen Anteil je Nutzer ausweisen (§ 7 Abs. 3)

Praktische Vereinfachung

Weil der CO₂-Mieteranteil Teil der Brennstoffkosten ist und mit ihnen denselben Weg durch Verbundtrennung, Nutzergruppen und Grund-/Verbrauchsaufteilung nimmt, kann sein Anteil je Nutzer als Nebenrechnung ermittelt werden: derselbe Prozentsatz, mit dem der Nutzer an den Heiz- bzw. Warmwasserkosten beteiligt ist, angewandt auf den CO₂-Mieteranteil. Das Ergebnis ist identisch mit einer vollständigen Parallelverteilung und deutlich einfacher zu prüfen. Der Ausweis in Teil 17 ist so aufgebaut.

11.7 Nichtwohngebäude und gemischt genutzte Gebäude

Rechtsgrundlage · geltendes Recht (Stand 08/2026)

Nichtwohngebäude: § 8 Abs. 1 CO2KostAufG — Vereinbarungen, nach denen der Mieter mehr als 50 Prozent der Kohlendioxidkosten zu tragen hat, sind unwirksam. Es gilt also die hälftige Teilung, unabhängig von der energetischen Qualität.

Angekündigtes Stufenmodell: § 8 Abs. 4 enthält den Programmsatz, die hälftige Aufteilung werde „im Jahr 2025 von einem Stufenmodell für Nichtwohngebäude abgelöst werden“. Dieses Stufenmodell ist bis August 2026 weder in Kraft getreten noch beschlossen; auch ein Referentenentwurf ist nicht veröffentlicht. Der Evaluationsbericht nach § 10 (BT-Drs. 21/5350, veröffentlicht April 2026) empfiehlt, an der verbrauchsbasierten Aufteilung festzuhalten und nicht auf Energieausweise umzustellen. § 8 Abs. 4 ist damit ein unerfüllter Programmsatz — geltendes Recht bleibt 50/50.

Abgrenzung Wohn-/Nichtwohngebäude: Maßgeblich ist die Zweckbestimmung des Gebäudes als Ganzes — „überwiegend dem Wohnen dienend“ oder nicht (Verweis auf das Gebäudemodernisierungsgesetz, zuvor GEG). § 6 Abs. 1 erfasst Mietverträge über Wohnraum oder über Räume, die keine Wohnräume sind, in einem Wohngebäude; § 8 Abs. 1 spiegelbildlich für das Nichtwohngebäude.

Verbreitete Falschdarstellung

Mehrere Ratgeberquellen behaupten, in gemischt genutzten Gebäuden folge „der Wohnanteil dem Stufenmodell und der Gewerbeanteil der 50/50-Regel“. Das steht so nicht im Gesetz. Der Wortlaut der §§ 6 Abs. 1 und 8 Abs. 1 stellt auf die Einordnung des Gebäudes im Ganzen ab: Eine Gewerbeeinheit in einem Wohngebäude folgt dem 10-Stufen-Modell, eine Wohnung in einem Nichtwohngebäude der 50/50-Regel. Höchstrichterliche Rechtsprechung fehlt bislang.

Konstellation	Behandlung nach geltendem Recht
Reines Wohngebäude	10-Stufen-Modell (Anlage zu §§ 5–7)
Reines Nichtwohngebäude	Hälftige Teilung (§ 8 Abs. 1)
Gewerbeeinheit in einem Wohngebäude	10-Stufen-Modell (§ 6 Abs. 1 erfasst auch Nicht-Wohnräume im Wohngebäude)
Wohnung in einem Nichtwohngebäude	Hälftige Teilung (§ 8 Abs. 1 erfasst auch Wohnraum im Nichtwohngebäude)
Getrennt versorgte Gebäudeteile	Getrennte Emissions- und Kostenermittlung je Versorgungsbereich; Einstufung folgt der Gebäudeeinordnung

Beschlossene künftige Änderung · §§ 5a und 5b CO2KostAufG

Das Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG), in Kraft seit dem 29.07.2026, hat zwei neue Paragraphen eingefügt. Für Gebäude mit einer Heizungsanlage nach § 43 Abs. 1 GModG gilt danach in Wohnraummietverhältnissen eine hälftige Teilung abweichend vom Stufenmodell: Gas-Netzentgelte und die Kohlendioxidkosten ab dem 01.01.2028, die Kosten der verpflichtend anteilig zu nutzenden Brennstoffe ab dem 01.01.2029 (bezogen auf höchstens 30 % des Gesamtverbrauchs). Das ist geltendes Recht, entfaltet aber erst ab 2028/2029 Wirkung. Für die Abrechnungsjahre bis einschließlich 2027 ändert sich nichts.

11.8 Einschränkungen des Vermieteranteils

Rechtsgrundlage · § 9 CO2KostAufG

Abs. 1 — Halbierung: Stehen öffentlich-rechtliche Vorgaben einer wesentlichen energetischen Verbesserung des Gebäudes oder einer wesentlichen Verbesserung der Wärme- und Warmwasserversorgung entgegen, ist der Vermieteranteil um die Hälfte zu kürzen. Ausdrücklich genannt sind: denkmalschutzrechtliche Beschränkungen, rechtliche Verpflichtungen zur Inanspruchnahme von Wärmelieferungen (insbesondere Anschluss- und Benutzungszwang) und die Lage im Geltungsbereich einer Erhaltungssatzung nach § 172 Abs. 1 Nr. 2 BauGB.

Abs. 2 — vollständiger Entfall: Stehen die Vorgaben sowohl der energetischen Verbesserung des Gebäudes als auch der Verbesserung der Versorgung entgegen, erfolgt keine Aufteilung — der Mieter trägt 100 %.

Abs. 3 — Nachweis: Der Vermieter kann sich darauf nur berufen, wenn er dem Mieter die Umstände nachweist, die ihn zur Herabsetzung berechtigen. Praktischer Ort des Nachweises ist die Abrechnung selbst, im Rahmen der Berechnungsgrundlagen nach § 7 Abs. 3.

Dokumentationspflicht in der Praxis: Denkmalschutzbescheid, Satzungsauszug mit Kartenblatt, Anschlusszwangssatzung der Gemeinde oder ablehnende Bescheide zu beantragten Maßnahmen. Ein bloßer Hinweis „Denkmalschutz“ ohne Beleg trägt die Halbierung nicht.

11.9 Pflichtangaben und Kürzungsrechte

Pflicht	Norm	Rechtsfolge bei Verstoß
Ausweis des Mieteranteils, der Einstufung und der Berechnungsgrundlagen	§ 7 Abs. 3 CO2KostAufG	Der Mieter darf den auf ihn entfallenden Heizkostenanteil um 3 % kürzen (§ 7 Abs. 4). Bezugsgröße ist der Heizkostenanteil, nicht die CO₂-Kosten.
Verbrauchsabhängige Abrechnung überhaupt	§ 12 Abs. 1 S. 1 HeizkostenV	Kürzung um 15 % des auf den Nutzer entfallenden Anteils.
Fernablesbare Ausstattung nach § 5 Abs. 2/3	§ 12 Abs. 1 S. 2 HeizkostenV	Kürzung um 3 %. Die Nachrüstfrist endet am 31.12.2026.
Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen	§ 12 Abs. 1 S. 3 i.V.m. § 6a HeizkostenV	Kürzung um 3 %.

Abgrenzung der Kürzungsrechte

Es handelt sich um verschiedene, eigenständige Rechte aus zwei verschiedenen Normen. Das 3-%-Recht des CO2KostAufG knüpft an den fehlenden CO₂-Ausweis an, die Rechte der HeizkostenV an Erfassungs- und Informationsmängel. Sie schließen einander nicht aus; ob und wie sie sich kumulieren, ist bisher nicht höchstrichterlich geklärt. Keines der Kürzungsrechte gilt im Verhältnis des einzelnen Wohnungseigentümers zur Gemeinschaft (§ 12 Abs. 1 S. 4 HeizkostenV).

Abschluss

Kontrollfragen für die Praxis

1CO₂-Kosten nach Gebäudeart und Stufe aufteilen?

2Pflichtangaben und Kürzungsrechte erkennen?

3Vermieter- und Mieteranteile nachvollziehbar berechnen?

Teil 12Nutzerwechsel und Leerstand

Lernziel

Nach diesem Teil kann der Nutzer nutzerwechsel und leerstand fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Dieser Block ist als administrierbare Seitenstruktur angelegt: Einführung, Lernziele, Inhaltsblöcke und Abschlusskontrolle bleiben in jedem Kapitel gleich aufgebaut.

Nutzerwechsel zeitlich korrekt aufteilen
Leerstand als eigenen Nutzerzeitraum behandeln
Zwischenablesung, Gradtagszahlen und Kalendertage anwenden

12.1 Nutzerwechsel

Rechtsgrundlage · § 9b HeizkostenV

Abs. 1: Bei Nutzerwechsel innerhalb eines Abrechnungszeitraums hat der Gebäudeeigentümer eine Zwischenablesung der Ausstattung der betroffenen Räume vorzunehmen.

Abs. 2: Die nach dem erfassten Verbrauch zu verteilenden Kosten werden auf Grundlage der Zwischenablesung aufgeteilt; die übrigen Kosten des Wärmeverbrauchs nach den sich aus anerkannten Regeln der Technik ergebenden Gradtagszahlen oder zeitanteilig; die übrigen Kosten des Warmwasserverbrauchs stets zeitanteilig.

Abs. 3: Ist eine Zwischenablesung nicht möglich oder lässt sie wegen des Zeitpunkts des Wechsels aus technischen Gründen keine hinreichend genaue Ermittlung zu, sind die gesamten Kosten nach den Maßstäben des Abs. 2 für die übrigen Kosten aufzuteilen.

Abs. 4: Abweichende rechtsgeschäftliche Bestimmungen bleiben unberührt.

Fallunterscheidung
Situation	Behandlung
Zwischenablesung vorhanden	Regelfall. Verbrauchskosten nach den abgelesenen Anteilen, übrige Kosten nach Zeitmaßstab.
Zwischenablesung fehlt	§ 9b Abs. 3: alle Kosten nach Zeitmaßstab. Der Verbrauchsanteil geht als Information verloren — das ist die gesetzliche Folge, kein Fehler, aber ein Qualitätsverlust.
Funkablesung vorhanden	Zwischenablesung zum Stichtag ohne Wohnungszugang möglich. Bei fernablesbaren Geräten ist das Fehlen einer Zwischenablesung praktisch kaum begründbar. Wert und Zeitstempel dokumentieren.
Wechsel in der Heizperiode	Kritisch: Der Verbrauch ist stark ungleich über das Jahr verteilt. Zwischenablesung ist hier besonders wichtig; eine lineare Zeitaufteilung verzerrt erheblich.
Wechsel außerhalb der Heizperiode	Unkritisch bei Heizung (kaum Verbrauch im Sommer), aber weiterhin relevant für Warmwasser, das ganzjährig gleichmäßig anfällt.
Technisch ungenaue Zwischenablesung	Verdunster-Heizkostenverteiler lassen sich unterjährig nur eingeschränkt ablesen. § 9b Abs. 3 greift auch hier: Zeitmaßstab statt unbrauchbarer Messwert.

Welcher Zeitschlüssel für welche Kostenart

Kostenart	Aufteilungsmaßstab bei Nutzerwechsel	Grund
Heiz-Verbrauchskosten	Zwischenablesung; ersatzweise Gradtagszahlen	Gemessener Verbrauch je Zeitraum ist der genaueste Maßstab (§ 9b Abs. 2)
Heiz-Grundkosten	Gradtagszahlen oder zeitanteilig	Grundkosten bilden Bereitstellung ab; sie fallen dort an, wo geheizt wird — die Gradtagszahl bildet das ab
Warmwasser-Verbrauchskosten	Zwischenablesung des Warmwasserzählers	dito
Warmwasser-Grundkosten	zeitanteilig (Kalendertage)	Warmwasserbedarf ist über das Jahr weitgehend gleichmäßig — das Gesetz schreibt hier ausdrücklich zeitanteilig vor
Kalte, flächenabhängige Kosten	Kalendertage	Grundsteuer, Versicherung, Gartenpflege fallen kontinuierlich an
Personenbezogene Kosten	Personentage	Bildet unterjährige Änderungen der Personenzahl automatisch korrekt ab
Verbrauchsabhängige kalte Kosten	Zwischenablesung des jeweiligen Zählers	Wasserzähler sind unterjährig problemlos ablesbar
Vorauszahlungen	Tatsächliche Zuordnung zum Nutzerzeitraum	Keine Aufteilung, sondern eine Zuordnungsfrage

Gradtagszahlen

Gradtagszahlen gewichten die Monate nach ihrem Heizbedarf: Januar zählt weit mehr als Juni, Juli und August zählen null. § 9b Abs. 2 verweist auf die „sich aus anerkannten Regeln der Technik ergebenden“ Werte — in der Praxis die Tabellen der VDI-Richtlinienreihe. Die konkret verwendete Wertetabelle ist festzulegen, zu dokumentieren und über die Jahre beizubehalten. Die im Folgenden verwendeten Zahlen sind Beispielwerte zur Illustration des Rechenwegs; im Produktivbetrieb sind die Werte des maßgeblichen Regelwerks zu verwenden.

Rechenbeispiel · Nutzerwechsel zum 30.06.

Wohnung W2, 70 m². Bauer 01.01.–30.06. (181 Tage), Celik 01.07.–31.12. (184 Tage). Zwischenablesung vorhanden. Anteil der Gradtagszahlen für Januar bis Juni: 61,6 %.

Aufteilung der Kostenanteile der Wohnung W2
Kostenart	Einheit gesamt	Maßstab	Bauer	Celik
Heiz-Grundkosten	546,81	Gradtagszahlen 61,6 / 38,4 %	336,72	210,09
Heiz-Verbrauchskosten	1.144,48	Zwischenablesung 620 / 280 HKV-E	788,42	356,06
Warmwasser-Grundkosten	130,84	Kalendertage 181 / 184	64,88	65,96
Warmwasser-Verbrauchskosten	477,02	Zwischenablesung 11,0 / 17,0 m³	187,40	289,62
Kalte Kosten nach Fläche	1.344,00	Kalendertage	666,48	677,52
Müll (personenbezogen)	370,31	Personentage 181 / 552	91,44	278,87
Treppenhausreinigung	360,00	Kalendertage	178,52	181,48
Kaltwasser	393,43	Zwischenablesung 15,0 / 24,0 m³	151,32	242,11
Summe	4.766,89		2.465,18	2.301,71

Was hier sichtbar wird

Bauer hat die Wohnung weniger als die Hälfte des Jahres genutzt (181 von 365 Tagen), trägt aber mehr als die Hälfte der Kosten — weil in seinen Zeitraum die Heizperiode fiel. Bei den zeitanteiligen Positionen (kalte Kosten, Treppenhaus) liegen die beiden dagegen fast gleichauf. Beim Müll trägt Celik das Dreifache, weil er zu dritt einzog. Drei verschiedene Maßstäbe, drei verschiedene Verhältnisse — genau das ist der Sinn der differenzierten Zeitaufteilung.

12.2 Leerstand

Frage	Antwort
Wer trägt die Kosten während des Leerstands?	Der Eigentümer. Er ist Nutzer des leerstehenden Zeitraums.
Wie werden Heiz-Grundkosten behandelt?	Fallen normal an und werden dem Leerstandszeitraum zugerechnet — nach Fläche wie bei jedem anderen Nutzer.
Wie werden Heiz-Verbrauchskosten behandelt?	Nach dem gemessenen Verbrauch des Leerstandszeitraums. Ist er null, sind es auch die Verbrauchskosten.
Wie werden kalte Betriebskosten behandelt?	Bei Flächenmaßstab: Der Vermieter darf die Leerstandsfläche nicht aus der Gesamtfläche herausnehmen; er trägt den Anteil selbst (BGH, 31.05.2006 – VIII ZR 159/05).
Vorhandener Verbrauch im Leerstand?	Wird ganz normal abgerechnet und dem Eigentümer zugewiesen.
Kein Verbrauch im Leerstand?	Nullverbrauch ist plausibel — aber prüfpflichtig: Ist das Gerät funktionsfähig? Ist die Zuordnung richtig?
Frostschutzverbrauch?	Wird gemessen und dem Eigentümer zugewiesen. Er ist typischerweise klein, aber nicht null. Ein exakter Nullwert bei Frostschutzbetrieb ist ein Prüfsignal.
Allgemein- und Verteilverluste?	Werden nicht dem Leerstand zugewiesen, sondern nach der allgemeinen Regel behandelt (Grundkostenanteil, Differenzgrößen).
Darf Leerstand auf bewohnte Einheiten umverteilt werden?	Nein. Weder bei kalten noch bei warmen Kosten. Bei kalten Kosten folgt das aus der BGH-Rechtsprechung, bei warmen aus der zwingenden Verteilungssystematik der HeizkostenV.
Wie wird Leerstand erfasst?	Als eigener Nutzerzeitraum mit dem Eigentümer als Nutzer — mit eigener Zwischenablesung an beiden Enden.
Vorauszahlungen bei Leerstand?	Es gibt keine. Der Saldo des Leerstandszeitraums ist stets eine Belastung des Eigentümers in voller Höhe der Kosten.

Rechtsgrundlage · Rechtsprechung

Kalte Kosten nach Fläche: BGH, 31.05.2006 – VIII ZR 159/05. Die Leerstandsfläche bleibt im Nenner; den auf sie entfallenden Anteil trägt der Vermieter.
Wasserkosten: BGH, 06.10.2010 – VIII ZR 183/09. Geringfügige leerstandsbedingte Mehrkosten trägt der Vermieter; erst bei nicht mehr hinnehmbarer Mehrbelastung ist eine Fixkostenseparierung geboten.
Personenbezogener Maßstab: BGH, 08.01.2013 – VIII ZR 180/12. Einzelfallbetrachtung; zur Vermeidung von Verwerfungen kann ab einem Monat Leerstand eine fiktive Person angesetzt werden.
Heizkosten: BGH, 10.12.2014 – VIII ZR 9/14. Es bleibt bei der verbrauchsabhängigen Abrechnung nach der HeizkostenV, auch bei hohem Leerstand. Der Vermieter muss leerstandsbedingte Mehrkosten nicht generell übernehmen; eine Korrektur über § 242 BGB kommt nur in Ausnahmefällen extremer Benachteiligung in Betracht.

Vollständiges Zahlenbeispiel · Wohnung W4, Leerstand 01.01.–31.03.

Fläche60 m²

Leerstand01.01.–31.03. · 90 Tage

Neuer Mieter Demir01.04.–31.12. · 275 Tage

HKV-Einheiten150 (Leerstand) / 550 (Demir)

Warmwasser0,0 m³ / 18,0 m³

Gradtagszahlen Jan–Mär47,4 %

Aufteilung der Kostenanteile der Wohnung W4
Kostenart	Einheit gesamt	Maßstab	Leerstand (Eigentümer)	Demir
Heiz-Grundkosten	468,69	Gradtagszahlen 47,4 / 52,6 %	222,01	246,68
Heiz-Verbrauchskosten	890,15	Zwischenablesung 150 / 550	190,75	699,40
Warmwasser-Grundkosten	112,15	Kalendertage 90 / 275	27,65	84,50
Warmwasser-Verbrauchskosten	306,65	0,0 / 18,0 m³	0,00	306,65
Kalte Kosten nach Fläche	1.152,00	Kalendertage	284,05	867,95
Müll (Personentage)	323,33	90 (fiktive Person) / 550	45,47	277,86
Treppenhausreinigung	360,00	Kalendertage	88,77	271,23
Kaltwasser	282,46	0,0 / 28,0 m³	0,00	282,46
Kostenanteil	3.895,43		858,70	3.036,73
Vorauszahlungen			0,00	3.150,00
Ergebnis			−858,70 Belastung Eigentümer	+113,27 Guthaben

Die entscheidende Beobachtung

Der Leerstandszeitraum erzeugt eine Belastung von 858,70 €, die vollständig beim Eigentümer bleibt. Sie taucht in keiner Mieterabrechnung auf und wird in keinen Nenner eingerechnet. Genau das ist der Test, ob eine Abrechnung Leerstand korrekt behandelt:

Σ Kostenanteile aller Nutzerzeiträume (Mieter und Leerstand) = umlagefähige Gesamtkosten Wenn die Summe der Mieteranteile allein bereits die Gesamtkosten ergibt, wurde der Leerstand auf die bewohnten Einheiten umverteilt — unzulässig.

Der Frostschutzverbrauch von 150 HKV-Einheiten führt zu 190,75 € Verbrauchskosten für den Eigentümer. Bei Kaltwasser und Warmwasser ist der Verbrauch null, die Grundkosten fallen aber trotzdem zeitanteilig an — das ist systemgerecht, weil die Bereitstellung auch für eine leerstehende Wohnung vorgehalten wird.

Abschluss

Kontrollfragen für die Praxis

1Nutzerwechsel zeitlich korrekt aufteilen?

2Leerstand als eigenen Nutzerzeitraum behandeln?

3Zwischenablesung, Gradtagszahlen und Kalendertage anwenden?

Teil 13Sonderfälle und Fehlerbehandlung

Lernziel

Nach diesem Teil kann der Nutzer sonderfälle und fehlerbehandlung fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Dieser Block ist als administrierbare Seitenstruktur angelegt: Einführung, Lernziele, Inhaltsblöcke und Abschlusskontrolle bleiben in jedem Kapitel gleich aufgebaut.

Fehlerbilder systematisch einordnen
Ersatzwertbildung und Schätzung begrenzen
Warnungen und Sperren fachlich begründen

Der praktisch wichtigste Teil. In der Bearbeitung eines realen Objekts geht mehr Zeit in diese Fälle als in die eigentliche Verteilungsrechnung. Die Grundregel lautet in jedem Einzelfall gleich: erst die Prüf- und Entscheidungskette, dann — vielleicht — eine Schätzung. Nie umgekehrt.

HinweisDer Sachverhalt wird dokumentiert. Die Abrechnung kann nach Prüfung freigegeben werden.

WarnungDie Abrechnung darf erst nach einer dokumentierten fachlichen Entscheidung freigegeben werden.

SperreOhne Korrektur oder begründete Ersatzmethode darf nicht freigegeben werden.

13.1 Defekter Zähler

Fall	Erkennung	Zulässige Behandlung	Stufe
Heizkostenverteiler defekt	Fehlercode, eingefrorener Stand, physische Beschädigung, Nullwert bei bewohnter Wohnung	Ersatzwert nach § 9a Abs. 1 HeizkostenV; Gerät zeitnah tauschen	Warnung
Wärmemengenzähler defekt	Fehlercode, unplausible Temperaturdifferenz, Volumen ohne Energie	Ersatzwert; bei Vorerfassungszählern zusätzlich: Gruppenanteil neu herleiten (Differenzberechnung)	Warnung / Sperre bei Vorerfassung
Warmwasserzähler defekt	Nullverbrauch trotz Nutzung; Stand kleiner als Vorstand	Ersatzwert; zusätzlich prüfen, ob dadurch die Wärmemengenformel (V) betroffen ist	Warnung
Kaltwasserzähler defekt	wie Warmwasser	Ersatzwert nach vertraglichem Maßstab; § 9a gilt hier nicht unmittelbar, ist aber der sachnächste Maßstab	Warnung
Hauptzähler defekt	Versorgerrechnung mit Schätzhinweis; Differenz zur Unterzählersumme springt	Wert des Versorgers verwenden, wenn dieser ihn schätzt und ausweist; sonst Position sperren. Ein selbst geschätzter Hauptzählerstand ist keine Grundlage.	Sperre
Unterzähler defekt	Einzelwert unplausibel, Summenprobe verschoben	Ersatzwert nach § 9a; 25-%-Grenze prüfen	Warnung
Nur zeitweise ausgefallen	Datenlücke im Funkprotokoll; Zeitraum bekannt	Ersatzwert nur für den Ausfallzeitraum; der übrige Zeitraum bleibt gemessen. § 9a rechtfertigt die Schätzung nur für die Zeiträume, für die der zwingende Grund tatsächlich vorlag (BGH, 27.10.2021 – VIII ZR 264/19)	Hinweis
Vollständiger Jahresausfall	Kein verwertbarer Wert	Ersatzwert für den gesamten Zeitraum; Fläche gegen die 25-%-Grenze prüfen	Warnung
Display defekt, Gerät zählt	Funkwert vorhanden, Displayanzeige unlesbar	Funkwert verwenden. Kein Schätzfall.	Hinweis
Funkübertragung defekt, Displaywert vorhanden	Kein Funkwert, Gerät vor Ort ablesbar	Vor-Ort-Ablesung. Kein Schätzfall. Aber: Bei fernablesepflichtiger Ausstattung kann das 3-%-Kürzungsrecht des § 12 Abs. 1 S. 2 HeizkostenV im Raum stehen	Hinweis
Gerät zählt nicht	Stand identisch mit Vorjahresendstand	Ersatzwert; Gerät prüfen und tauschen	Warnung
Gerät zählt offensichtlich zu viel	Vielfaches des Vorjahres ohne Nutzungsänderung; Vergleich mit Nachbareinheiten	Erst Befundprüfung, dann entscheiden. Bestätigt die Prüfstelle den Defekt, Ersatzwert; bestätigt sie die Richtigkeit, ist der Wert abzurechnen	Sperre bis zur Klärung
Batterieausfall	Batteriewarnung, Datenabbruch mit Zeitstempel	Ersatzwert für den Zeitraum nach dem Ausfall; Gerätetausch. Batterielebensdauer ist planbar — wiederholte Ausfälle sind ein Bestandsführungsproblem	Warnung
Manipulationsverdacht	Plombe verletzt, Montagespuren, Magnetfeld-Detektor ausgelöst, abrupter Rückgang ohne Nutzungsänderung	Kein stiller Ersatzwert. Sachverhalt und Beweismittel dokumentieren, Auftraggeber informieren, Befundprüfung durch eine staatlich anerkannte Prüfstelle	Sperre

Rechtsgrundlage · § 9a HeizkostenV · geltendes Recht

Abs. 1: Kann der anteilige Wärme- oder Warmwasserverbrauch wegen Geräteausfalls oder aus anderen zwingenden Gründen nicht ordnungsgemäß erfasst werden, ist er zu ermitteln auf Grundlage (a) des Verbrauchs der betroffenen Räume in vergleichbaren Zeiträumen, (b) des Verbrauchs vergleichbarer anderer Räume im jeweiligen Abrechnungszeitraum oder (c) des Durchschnittsverbrauchs des Gebäudes oder der Nutzergruppe.

Abs. 2 — die harte Grenze: Überschreitet die betroffene Wohn-/Nutzfläche bzw. der umbaute Raum 25 vom Hundert der maßgeblichen Gesamtfläche, sind die Kosten ausschließlich nach den Flächenmaßstäben zu verteilen — ohne jeden Verbrauchsanteil, auch für die intakt gemessenen Einheiten.

Grenzen der Ersatzwertbildung — BGH, 27.10.2021 – VIII ZR 264/19

Die Schätzung ist nur „wegen Geräteausfalls oder anderer zwingender Gründe“ zulässig — und nur für die Zeiträume, in denen dieser Grund tatsächlich vorlag.
„Vergleichbare Räume“ müssen entgegen verbreiteter Literaturansicht nicht im selben Gebäude liegen; die Norm verlangt Vergleichbarkeit, die Grenze zieht Abs. 2.
Bei der Wahl zwischen den drei Verfahren hat der Gebäudeeigentümer billiges Ermessen (§ 315 BGB); geringfügige Ungenauigkeiten sind aus Praktikabilitätsgründen hinzunehmen.
Grenze: Festgestellte Mängel sind zu beheben. Dauerhaftes Weiterschätzen aus Bequemlichkeit ist nicht gedeckt.
Fehlt eine Erfassungsausstattung überhaupt, darf nicht geschätzt werden — dann ist nachzurüsten. § 9a setzt eine vorhandene, ausgefallene Ausstattung voraus.

13.2 Fehlender Zählerstand

Fehlender Wert	Mögliche Quellen, in dieser Reihenfolge	Wenn keine Quelle trägt
Anfangsstand	Vorjahresabrechnung → Installationsprotokoll → Übergabeprotokoll des Vorgängers → Funkhistorie	Rückrechnung aus Endstand minus plausiblem Jahresverbrauch ist eine Schätzung des Verbrauchs, kein rekonstruierter Stand. Als Schätzung kennzeichnen. Warnung
Endstand	Funkwert zum Stichtag → Displayfoto → Nachablesung → Folgestand mit Rückrechnung	Ersatzwert nach § 9a. Warnung
Zwischenstand bei Nutzerwechsel	Funkhistorie zum Wechseldatum → Ableseprotokoll → Übergabeprotokoll	§ 9b Abs. 3: gesamte Kosten nach Zeitmaßstab. Das ist die gesetzliche Lösung, keine Schätzung. Hinweis
Einbaustand	Installationsprotokoll → Herstellerdokumentation (Neugeräte starten meist bei 0)	Ohne Einbaustand ist der Verbrauch des Neugeräts nicht bestimmbar. Sperre
Ausbaustand	Wechselprotokoll → Displayfoto des Monteurs → letzter Funkwert vor Ausbau	Messkette unterbrochen. Sperre
Hauptzählerstand	Versorgerrechnung → Portal des Versorgers → Selbstablesung mit Meldung an den Versorger	Ohne Hauptzählerwert keine Kostenabgrenzung und keine Kontrollrechnung. Sperre
Unterzählerstand	Funkwert → Nachablesung → Ersatzwert nach § 9a	Ersatzwert; 25-%-Grenze prüfen. Warnung

Wann darf rückgerechnet, hochgerechnet oder geschätzt werden? │ ├─ Existiert der Wert irgendwo? │ └─ JA → beschaffen. Beschaffung geht immer vor Schätzung. │ Funkhistorie · Displayfoto · Ableseprotokoll · Installationsprotokoll · │ Vorjahresabrechnung · Folgestand · Versorgerrechnung · Wechselbeleg │ ├─ Existiert ein SPÄTERER Stand desselben Geräts? │ └─ JA → Rückrechnung zulässig, wenn: │ · zwischen den Ständen kein Gerätewechsel lag │ · der Zeitraum kurz und die Verbrauchsstruktur bekannt ist │ · bei Wärme: mit Gradtagszahlen gewichtet, nicht linear │ → Ergebnis ist ein geschätzter Wert und als solcher zu kennzeichnen │ ├─ Existiert ein FRÜHERER Stand und ein Teilzeitraum mit Messung? │ └─ JA → Hochrechnung auf den vollen Zeitraum, gradtagszahlengewichtet │ └─ NEIN zu allem → Schätzung nach § 9a Abs. 1 Reihenfolge der Verfahren nach Datenqualität (siehe 13.12)

13.3 Negative Verbrauchswerte

Grundregel

Ein negativer Verbrauch darf niemals automatisch auf null gesetzt oder ungeprüft verrechnet werden. Er ist immer ein Symptom, nie ein Wert. Die Ursache ist zu ermitteln, bevor irgendein Ersatzwert gebildet wird.

Mögliche Ursache	Erkennungsmerkmal	Korrektur
Anfangsstand höher als Endstand (echte Vertauschung)	Beide Werte plausibel, nur in falscher Reihenfolge erfasst	Werte tauschen; Ablesedaten prüfen
Vertauschte Ablesewerte zweier Geräte	Zwei Einheiten spiegelbildlich auffällig	Beide Zuordnungen korrigieren, beide Verbräuche neu rechnen
Zählertausch nicht erfasst	Endstand deutlich kleiner, Gerätenummer weicht ab	Wechselprotokoll beschaffen; Verbrauch = Alt + Neu
Zählerüberlauf	Endstand nahe null, Anfangsstand nahe Maximum des Zählwerks	Verbrauch = (Maximum − Anfangsstand) + Endstand; Zählwerkskapazität aus dem Datenblatt
Rückwärts eingebauter Zähler	Stand sinkt kontinuierlich; Einbaurichtung prüfen	Installationsfehler. Umbau; Verbrauch für den Zeitraum als Ersatzwert
Rückwärts laufender Zähler	wie oben, aber Einbau korrekt → Gerätedefekt	Befundprüfung; Ersatzwert
Falsche Gerätenummer	Nummer existiert nicht oder gehört zu anderer Einheit	Zuordnung korrigieren
Falsche Nutzeinheit	Gerät ist der falschen Wohnung zugeordnet	Zuordnung korrigieren, beide Einheiten neu rechnen
Falsche Dezimalstelle	Wert um Faktor 10 oder 100 verschoben	Anzeigeauflösung des Geräts prüfen, Wert korrigieren
Falsche Einheit	m³ statt Liter, kWh statt MWh	Stammdaten korrigieren
Eingabefehler	Ziffernsturz, zusätzliche Stelle	Gegen Ableseprotokoll prüfen
Ablesefehler	Nachbarzähler abgelesen, Rollenzählwerk falsch gelesen	Nachablesung
Rücksetzung eines elektronischen Geräts	Stand null bei intaktem Gerät; Ereignisprotokoll	Herstellerauslesung; Verbrauch vor Rücksetzung ggf. im Speicher

Prüf- und Entscheidungskette bei negativem Verbrauch │ 1. Ist der Endstand richtig abgelesen? → Ableseprotokoll, Displayfoto, Funkwert 2. Ist der Anfangsstand richtig? → Vorjahresabrechnung, Installationsprotokoll 3. Ist die Gerätenummer korrekt? → Geräteliste, Montageprotokoll 4. Ist die Nutzeinheit korrekt? → Zählerlageplan 5. Gab es einen Gerätewechsel? → Wechselbeleg, Gerätehistorie 6. Liegt ein Zählwerksüberlauf vor? → Datenblatt, Stellenanzahl 7. Stimmen Einheit und Dezimalstelle? → Stammdaten 8. Ist das Gerät technisch in Ordnung? → Befundprüfung │ └─ Erst wenn 1–8 geklärt sind und der Wert unbrauchbar bleibt: Ersatzwert nach § 9a Abs. 1, dokumentiert und gekennzeichnet

13.4 Ungewöhnlich hoher Verbrauch

Prüfpunkt	Vorgehen	Stufe
Tatsächliches Nutzerverhalten	Personenzahl, Nutzungsänderung, Homeoffice, Pflegefall. Rückfrage beim Auftraggeber	Hinweis
Rohrbruch	Bei Wasser: Hauszähler ebenfalls erhöht? Kontinuierlicher Verbrauch auch nachts?	Warnung
Tropfende Armatur, defekter Spülkasten	Kleiner, aber konstanter Mehrverbrauch über das ganze Jahr	Hinweis
Defektes Thermostatventil	Heizkörper dauerhaft offen; HKV-Wert auffällig, Nachbarräume unauffällig	Warnung
Falscher Bewertungsfaktor	Faktor gegen Heizkörpertyp und -größe prüfen. Häufigste technische Ursache	Sperre bis geklärt
Falsche Gerätezuordnung	Zwei Einheiten spiegelbildlich auffällig	Sperre
Falsche Einheit / Ziffernfehler	Größenordnung um Faktor 10 oder 1.000 verschoben	Sperre
Zählerdefekt	Befundprüfung durch anerkannte Prüfstelle	Sperre
Mehrfacherfassung	Gerät doppelt in der Liste; Wert doppelt eingegeben	Sperre
Geänderte Nutzerzahl	Personendaten mit Datum prüfen	Hinweis
Leerstandsverbrauch	Frostschutz bei nicht gemeldetem Leerstand	Hinweis
Längerer Abrechnungszeitraum	Zeitraum > 12 Monate → Verbrauch nicht mit dem Vorjahr vergleichbar	Hinweis

Wann Hinweis, wann Sperre: Ein Hinweis genügt, wenn eine nutzerseitige Ursache plausibel ist und keine technische Ursache offen bleibt. Eine Sperre ist geboten, wenn die Auffälligkeit auf einen systematischen Fehler deutet — Faktor, Zuordnung, Einheit, Mehrfacherfassung — weil solche Fehler stets auch andere Nutzer betreffen: Der Nenner der Verbrauchsverteilung ist falsch, also sind alle Anteile falsch.

13.5 Nullverbrauch

Ursache	Erkennung	Behandlung
Tatsächlich kein Verbrauch	Zweitwohnung, Auslandsaufenthalt, ganzjährige Abwesenheit	Wert abrechnen. Grundkosten fallen trotzdem an. Hinweis
Leerstand	Nutzerzeitraum ohne Mieter	Plausibel. Frostschutzverbrauch erwarten — exakte Null ist ein Prüfsignal.
Stillgelegter Heizkörper	Ventil geschlossen, Heizkörper demontiert	Bei Demontage: Gerät ausbuchen. Bei geschlossenem Ventil: Wert abrechnen.
Defektes Gerät	Stand identisch mit Vorjahr, Fehlercode	Ersatzwert nach § 9a. Warnung
Nicht abgelesenes Gerät	Kein Ablesedatum, kein Ableser	Nachablesung. Kein Nullverbrauch, sondern ein fehlender Wert. Warnung
Funkstörung	Datenlücke im Protokoll, andere Geräte derselben Wohnung senden	Vor-Ort-Ablesung. Hinweis
Geschlossene Ventile	Alle Heizkörper der Wohnung mit Nullwert, Wohnung aber bewohnt	Prüfen, ob die Wohnung über Nachbarwohnungen mitbeheizt wird. Rechtlich abzurechnen, aber Prüfsignal für Rohrwärme (§ 7 Abs. 1 S. 3 HeizkostenV).
Unbewohnte Wohnung ohne gemeldeten Leerstand	Nullverbrauch bei aktivem Mietvertrag	Nutzerdaten prüfen. Hinweis
Warmwasserzähler ohne Verbrauch trotz Nutzung	Kaltwasserzähler zeigt Verbrauch, Warmwasser null	Starkes Defektsignal. Befundprüfung. Warnung

Warum Nullverbrauch nicht automatisch fehlerhaft ist

Null ist ein legitimer Messwert. Ein Automatismus, der jeden Nullwert durch einen Ersatzwert ersetzt, würde tatsächlich nicht verbrauchende Nutzer zu Unrecht belasten und zugleich die Kontrollrechnung verfälschen. Umgekehrt ist Null aber der häufigste Ausdruck eines Gerätedefekts. Deshalb: immer prüfpflichtig, nie automatisch ersetzbar.

13.6 Zählertausch

Gesamtverbrauch = Verbrauch Altgerät + Verbrauch Neugerät = (Ausbaustand − Anfangsstand) + (Endstand − Einbaustand)

Prüfpunkt	Was zu prüfen ist	Bei Verstoß
Gerätenummer Altgerät	Stimmt mit der Geräteliste überein	Sperre
Ausbaustand	Vorhanden, plausibel, ≥ Anfangsstand	Sperre
Ausbaudatum	Innerhalb des Abrechnungszeitraums	Warnung
Gerätenummer Neugerät	Neu in der Liste, nicht doppelt vergeben	Sperre
Einbaustand	Meist 0; ein davon abweichender Wert ist zu belegen	Sperre
Einbaudatum	= Ausbaudatum	Lücke oder Überschneidung → Sperre
Gleiche Messstelle	Neugerät sitzt an derselben Position	Warnung
Gleiche Maßeinheit	m³/m³, kWh/kWh — kein Wechsel MWh↔kWh ohne Umrechnung	Sperre
Bewertungsfaktor	Bei HKV: Faktor des Neugeräts passend zum Heizkörper und zum Gerätetyp. Ein Systemwechsel (Verdunster → elektronisch) ändert die Skala grundlegend	Sperre bei Systemwechsel ohne Umrechnung
Zeitliche Lücke	Tage zwischen Aus- und Einbau → ungemessener Verbrauch	Warnung, Ersatzwert für die Lücke
Zeitliche Überschneidung	Beide Geräte laufen gleichzeitig → Doppelerfassung	Sperre
Fehlendes Wechselprotokoll	Kein Beleg für die Standübergabe	Sperre

Mehrere Zählertausche in einem Jahr

Die Formel erweitert sich zu einer Kette: jedes Gerät liefert einen Teilverbrauch, die Zeitachse muss lückenlos durchlaufen. Prüfregel: Σ Einbaudauern aller Geräte an der Messstelle = Dauer des Abrechnungszeitraums. Diese Probe ist dieselbe wie die Zeitprobe bei Nutzerzeiträumen — nur auf die Messstelle angewandt. Wiederholte Wechsel innerhalb eines Jahres sind zudem ein Hinweis auf ein technisches Grundproblem an dieser Messstelle.

13.7 Falsche Gerätezuordnung

Verwechslung	Folge	Korrektur
Zwischen zwei Wohnungen	Beide Verbräuche falsch, Summe richtig. Die Summenprobe schlägt nicht an — deshalb so gefährlich	Zuordnung tauschen, beide Einheiten neu rechnen, auch die Nutzerwechsel-Aufteilung
Zwischen Warm- und Kaltwasser	Warmwasserkosten und Kaltwasserkosten beide falsch; zusätzlich ist V in der Wärmemengenformel falsch → der gesamte Warmwasser-Energieanteil verschiebt sich	Zuordnung korrigieren, Trennung Heizung/Warmwasser komplett neu rechnen
Zwischen Haupt- und Unterzähler	Kontrollrechnung wertlos; ggf. Kostenabgrenzung falsch	Rollen korrigieren, Abstimmung wiederholen
Zwischen Alt- und Neugerät	Verbrauch zu hoch oder negativ	Wechselprotokoll auswerten, Stände richtig zuordnen
Zwischen Heizung und Warmwasser	Energieanteile beider Blöcke falsch → alle Nutzer betroffen	Messkonzept korrigieren, Teil 10 vollständig neu rechnen
Zwischen Nutzergruppen	Vorverteilung falsch → alle Anteile beider Gruppen falsch	Gruppenzuordnung korrigieren, Vorverteilung und beide Binnenverteilungen neu

Korrekturweg — immer in dieser Reihenfolge:

Zuordnung in den Stammdaten korrigieren (nicht das Ergebnis überschreiben).
Alle betroffenen Verbrauchswerte neu berechnen, nicht nur die beiden offensichtlichen.
Nenner neu bilden — jede Änderung eines Verbrauchswerts verändert den Nenner und damit sämtliche Anteile derselben Gruppe.
Alle Abstimmungsproben aus Teil 14 erneut durchlaufen.
Prüfen, ob eine bereits versandte Abrechnung zu korrigieren ist — und die Frist des § 556 Abs. 3 BGB beachten.

13.8 Fehlende oder unvollständige Rechnung

Situation	Behandlung	Position
Rechnung fehlt vollständig	Beschaffen. Gelingt das nicht: Position nicht abrechnen	gesperrt
Nur Abschläge vorhanden	Warme Kosten: unzulässig. Kalte Kosten: nur bei konsequentem Abflussprinzip	zurückgestellt / verarbeitet
Rechnung ohne Leistungszeitraum	Beim Rechnungssteller nachfordern. Ohne Zeitraum ist keine Abgrenzung möglich	gesperrt
Rechnung ohne Verbrauchsangabe	Bei Brennstoff- und Wärmelieferung zwingend nachfordern — ohne Menge keine Bestandsrechnung und keine CO₂-Ermittlung	gesperrt
Rechnung ohne CO₂-Angaben	Nachfordern (§ 3 CO2KostAufG). Ersatzweise selbst berechnen: Menge × Emissionsfaktor × maßgeblicher Zertifikatepreis zzgl. USt. Unterbleibt die Aufteilung, greift das 3-%-Kürzungsrecht.	korrigiert
Rechnung enthält Reparaturkosten	Bereinigen, Herleitung dokumentieren. Ist die Aufteilung nicht möglich: beim Rechnungssteller getrennte Rechnung anfordern	korrigiert
Rechnung enthält mehrere Gebäude	Nach einem sachgerechten, offengelegten Schlüssel aufteilen (Fläche, Verbrauch, Anzahl Einheiten)	anteilig abgegrenzt
Rechnung enthält private oder nicht umlagefähige Kosten	Bereinigen; bei erheblichem Anteil Rückfrage	korrigiert
Rechnung wurde storniert	Storno und Original beide im Register, Saldo null. Ersatzrechnung suchen	korrigiert
Gutschrift fehlt	Beim Lieferanten anfordern; Zahlungsprobe zeigt die Lücke	zurückgestellt
Rechnung doppelt vorhanden	Belegnummer, Betrag, Zeitraum, Lieferant vergleichen; Duplikat entfernen	korrigiert
Rechnungsbetrag und Zahlung stimmen nicht überein	Abgerechnet werden die Kosten, nicht die Zahlungen. Die Zahlungsprobe ist eine Kontrolle, kein Abrechnungsmaßstab. Differenz klären (Skonto, Teilzahlung, offener Posten)	verarbeitet, mit Vermerk

13.9 Fehlende oder widersprüchliche Fläche

Fall	Behandlung	Stufe
Gesamtfläche fehlt	Aus der Summe der Einzelflächen bilden — dann ist die Summe die Gesamtfläche und die Probe trivial erfüllt. Das ist zulässig, aber zu dokumentieren, weil damit keine unabhängige Kontrolle mehr existiert	Warnung
Fläche einer Einheit fehlt	Aus Mietvertrag, Aufmaß oder Teilungserklärung beschaffen. Nicht als Differenz zur Gesamtfläche bilden — das verschiebt jeden Erfassungsfehler in diese eine Einheit	Sperre
Wohnfläche ≠ beheizbare Fläche	Beide Werte getrennt führen. Festlegen, welcher Wert für Heizgrundkosten und welcher für kalte Kosten gilt — und dabei bleiben	Hinweis
Gewerbefläche als Wohnfläche erfasst	Korrigieren. Betrifft auch die Einstufung als Wohn-/Nichtwohngebäude im CO₂-Recht	Warnung
Balkonfläche	Anrechnung nach der zugrunde liegenden Berechnungsvorschrift (Wohnflächenverordnung: in der Regel ein Viertel, höchstens die Hälfte). Entscheidend ist die einheitliche Handhabung über alle Einheiten	Hinweis
Gemeinschaftsfläche	Gehört nicht in die Umlagefläche, außer sie wird als eigene Nutzeinheit geführt (z. B. Gemeinschaftsraum mit hohem Verbrauch nach § 4 Abs. 3 S. 2 HeizkostenV)	Hinweis
Flächenänderung während des Jahres	Zeitanteilig gewichtete Fläche bilden: (Fläche₁ × Tage₁ + Fläche₂ × Tage₂) ÷ Gesamttage. Alternativ zwei Nutzerzeiträume	Warnung
Summe der Einzelflächen ≠ Gesamtfläche	Ursache klären. Häufig: nicht erfasste Einheit, Gemeinschaftsfläche in der Gesamtfläche, unterschiedliche Balkonanrechnung	Sperre

Wann eine Abrechnung ohne gesicherte Fläche unmöglich ist

Die Fläche ist der Nenner der Grundkosten, vieler kalter Kostenarten und des spezifischen CO₂-Ausstoßes. Ein Flächenfehler wirkt daher an drei Stellen gleichzeitig und trifft alle Nutzer. Anders als ein einzelner Zählerstand lässt er sich nicht durch ein Ersatzverfahren auffangen — es gibt kein „§ 9a für Flächen“. Deshalb: ungeklärte Flächendifferenz = Sperre, ohne Ausnahme.

13.10 Fehlende Nutzer- oder Zeitdaten

Fall	Behandlung	Stufe
Einzugsdatum fehlt	Aus Mietvertrag oder Übergabeprotokoll. Nicht aus dem Auszugsdatum des Vormieters ableiten — dazwischen kann ein Leerstand liegen	Sperre
Auszugsdatum fehlt	Klären, ob der Nutzer noch da ist. Ein offener Zeitraum am Jahresende ist zulässig (Nutzer bleibt), eine offene Lücke mittendrin nicht	Sperre bei Lücke
Zwei Nutzerzeiträume überschneiden sich	Rückfrage. Häufig: Übergabetag doppelt gezählt. Tagesgrenzkonvention festlegen und einheitlich anwenden	Sperre
Lücke zwischen zwei Nutzern	Leerstand anlegen — oder Datum korrigieren. Das ist eine Sachverhaltsfrage, keine Rechenfrage	Sperre
Leerstand wurde nicht angelegt	Erkennbar an der fehlgeschlagenen Zeitprobe. Anlegen mit dem Eigentümer als Nutzer	Sperre
Personenzahl fehlt	Nur relevant, wenn ein personenbezogener Schlüssel verwendet wird. Beschaffen; sonst auf einen flächenbezogenen Schlüssel ausweichen ist nicht zulässig, wenn der Vertrag den Personenschlüssel vorsieht	Sperre bei Personenschlüssel
Personenzahl ändert sich ohne Datum	Ohne Datum keine Personentage. Datum beschaffen; hilfsweise mit dokumentierter Annahme (z. B. Monatsanfang) und Kennzeichnung	Warnung
Vorauszahlungen ohne Nutzerzuordnung	Zahlungsjournal gegen Nutzerzeiträume abgleichen. Bei Nutzerwechsel häufig: Zahlungen des Nachmieters auf dem Konto des Vormieters	Warnung

13.11 Abweichende Ablesedaten

Fall	Behandlung und Grenzen
Haupt- und Unterzähler an unterschiedlichen Tagen abgelesen	Zeitanteilige Korrektur des Hauptzählerwerts auf den Stichtag — bei Wärme gradtagszahlengewichtet, nicht linear. Grenze: Je größer der Abstand und je stärker die Saisonalität, desto weniger trägt die Korrektur. Bei mehreren Wochen Abstand mitten in der Heizperiode ist die Korrektur nicht mehr belastbar
Ablesung vor oder nach dem Stichtag	Wenige Tage: akzeptabel, mit Vermerk. Größere Abweichung: Korrektur oder Nachablesung. Systematisch ist wichtiger als exakt: Wenn Anfangs- und Endablesung denselben Versatz haben, gleicht er sich über die Jahre aus
Versorger hat einen anderen Abrechnungszeitraum	Der Regelfall. Zwischenstand zum Stichtag anfordern; sonst gradtagszahlengewichtete Abgrenzung (Teil 3)
Nutzerwechsel liegt zwischen zwei Ablesungen	Zwischenablesung zum Wechseldatum. Ist sie unterblieben und nicht nachholbar: § 9b Abs. 3 — alle Kosten nach Zeitmaßstab
Funkwert und manueller Wert von verschiedenen Tagen	Einen Wert als führend festlegen und begründen. In der Regel der Funkwert zum Stichtag, weil er stichtagsgenau ist. Die Wahl ist zu dokumentieren und über die Jahre beizubehalten — sonst entstehen Zeitraumlücken oder -überschneidungen zwischen den Jahren

Die Grenze zeitanteiliger Korrekturen

Eine zeitanteilige Korrektur unterstellt, dass der Verbrauch innerhalb des korrigierten Zeitraums bekannt verteilt ist. Für Warmwasser und Kaltwasser ist die Annahme gleichmäßiger Verteilung meist vertretbar. Für Heizwärme ist sie falsch — 15 Tage im Januar tragen ein Vielfaches von 15 Tagen im Mai. Wer bei Heizenergie linear korrigiert, führt einen Fehler ein, statt einen zu beheben. Korrekt ist ausschließlich die gradtagszahlengewichtete Korrektur.

13.12 Schätzung und Ersatzwertbildung

Frage	Antwort
Wann darf geschätzt werden?	Nur „wegen Geräteausfalls oder aus anderen zwingenden Gründen“ (§ 9a Abs. 1 HeizkostenV) — und nur für die Zeiträume, in denen dieser Grund vorlag. Nicht bei fehlender Ausstattung, nicht aus Bequemlichkeit, nicht bei bloß unbequemer Ablesung
Welche Reihenfolge der Ersatzmethoden?	Das Gesetz nennt die drei Verfahren gleichrangig; die Wahl steht im billigen Ermessen des Gebäudeeigentümers. Fachlich sinnvoll ist eine Reihung nach Datenqualität — siehe unten
Welche Datenbasis?	Tatsächlich gemessene Werte: derselbe Raum in einem anderen Zeitraum, vergleichbare Räume im selben Zeitraum, Gebäude- oder Gruppendurchschnitt. Kein Erfahrungswert „aus der Branche“
Wie werden Schätzungen gekennzeichnet?	In der Einzelabrechnung sichtbar als geschätzter Wert, mit Angabe des Verfahrens. Der Nutzer muss erkennen können, dass und warum sein Wert nicht gemessen ist
Wie werden sie dokumentiert?	Fall, Ursache, Ausfallzeitraum, geprüfte Alternativquellen, gewähltes Verfahren, Datenbasis mit Werten, Entscheider, Datum
Wann ist eine Schätzung unzulässig?	Kein zwingender Grund · fehlende Ausstattung statt ausgefallener · keine belastbare Datenbasis · über die 25-%-Grenze hinaus · dauerhaftes Weiterschätzen trotz behebbarem Mangel
Welche Kürzungsrechte können entstehen?	Wird entgegen der HeizkostenV nicht verbrauchsabhängig abgerechnet: 15 % (§ 12 Abs. 1 S. 1). Eine zulässige Ersatzwertbildung nach § 9a löst dieses Recht nicht aus — sie ist verbrauchsabhängige Abrechnung im Sinne der Verordnung
Wie wirken mehrere geschätzte Einheiten?	Jeder Ersatzwert geht in den Nenner der Verbrauchsverteilung ein und verändert damit die Anteile aller Nutzer. Je mehr geschätzt wird, desto weiter entfernt sich die Verteilung von der Messung — deshalb die 25-%-Grenze

Fachliche Reihung der Ersatzverfahren nach Datenqualität (gesetzlich gleichrangig — diese Reihung ist eine fachliche Empfehlung) │ 1. Derselbe Raum, vergleichbarer Zeitraum Vorjahr oder die intakten Monate desselben Jahres, witterungsbereinigt → beste Basis: gleiche Wohnung, gleiche Lage, meist gleicher Nutzer │ 2. Vergleichbare andere Räume, gleicher Zeitraum Wohnungen gleicher Größe, Lage und Ausrichtung im selben Zeitraum → bildet die Witterung des Abrechnungsjahres korrekt ab, aber nicht das individuelle Nutzerverhalten Vergleichbare Räume müssen NICHT im selben Gebäude liegen (BGH VIII ZR 264/19) │ 3. Durchschnitt des Gebäudes oder der Nutzergruppe Verbrauch je m² der Gruppe × Fläche der betroffenen Einheit → gröbste Basis; ignoriert Lage, Ausrichtung und Nutzerverhalten Achtung: Der Durchschnitt darf nur aus den GEMESSENEN Einheiten gebildet werden, sonst schätzt man aus Schätzungen │ └─ Betroffene Fläche > 25 % der Gesamtfläche? └─ JA → § 9a Abs. 2: ausschließlich Flächenverteilung, kein Verbrauchsanteil — auch nicht für gemessene Einheiten

Vier Schätzungsarten und ihre Wirkung
Art	Was geschätzt wird	Wirkung auf andere Nutzer
Individuelle Schätzung	Verbrauch einer Einheit für den vollen Zeitraum	Verändert den Nenner → alle Anteile derselben Gruppe verschieben sich leicht
Schätzung eines Teilzeitraums	Verbrauch einer Einheit für die Ausfallmonate; der Rest bleibt gemessen	Geringste Wirkung. Immer vorzuziehen, wenn der Ausfallzeitraum bekannt ist
Gruppenbezogene Schätzung	Der Anteil einer ganzen Nutzergruppe, weil der Vorerfassungszähler ausfiel	Erhebliche Wirkung: verschiebt die gesamte Vorverteilung und damit beide Gruppen
Schätzung des Gesamtverbrauchs	Hauptzähler ausgefallen	Verändert die Kostenbasis selbst. In der Regel nur zulässig, wenn der Versorger schätzt und den Schätzwert ausweist. Eine eigene Schätzung des Gesamtverbrauchs ist keine tragfähige Abrechnungsgrundlage

Nicht belegbare Praxisregel

In Praxisunterlagen findet sich gelegentlich die Aussage, eine Schätzung sei unzulässig, wenn bereits in den beiden Vorjahren geschätzt wurde. Eine gesetzliche Grundlage oder höchstrichterliche Entscheidung dafür ist nicht belegbar — dieses Dokument übernimmt die Regel deshalb nicht als Rechtssatz. Was sich aus der Rechtsprechung ergibt, ist die Pflicht, festgestellte Mängel zu beheben und nicht dauerhaft weiterzuschätzen (BGH VIII ZR 264/19). Als interne Qualitätsregel ist eine Eskalation nach dem zweiten Schätzjahr sinnvoll — dann aber als Prozessregel führen, nicht als Rechtsnorm.

Abschluss

Kontrollfragen für die Praxis

1Fehlerbilder systematisch einordnen?

2Ersatzwertbildung und Schätzung begrenzen?

3Warnungen und Sperren fachlich begründen?

Teil 14Abstimmungs- und Kontrolllogik

Lernziel

Nach diesem Teil kann der Nutzer abstimmungs- und kontrolllogik fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Dieser Block ist als administrierbare Seitenstruktur angelegt: Einführung, Lernziele, Inhaltsblöcke und Abschlusskontrolle bleiben in jedem Kapitel gleich aufgebaut.

Flächen, Zeiten, Verbräuche und Kosten abstimmen
Summen- und Plausibilitätsproben anwenden
Abweichungen vor Freigabe erklären

Sieben Proben. Jede prüft eine andere Dimension, und keine ersetzt eine andere. Eine Abrechnung ist erst fertig, wenn alle sieben durchlaufen sind und jede Differenz entweder verschwunden oder erklärt ist.

Abstimmungsmatrix
Probe	Prüft	Findet	Findet nicht
14.1 Fläche	Σ Einzelflächen = Gesamtfläche	Fehlende Einheiten, doppelte Flächen, uneinheitliche Balkonanrechnung	Falsche, aber in sich stimmige Flächen
14.2 Zeit	Σ Nutzungstage = Abrechnungszeitraum, je Einheit	Lücken, Überschneidungen, fehlende Leerstände	Falsche Ein-/Auszugsdaten, die sich gegenseitig aufheben
14.3 Verbrauch	Endstand − Anfangsstand; Zählertauschketten; Haupt- vs. Unterzähler	Negative Werte, Lücken in Messketten, systematische Differenzen	Vertauschte Zuordnungen — die Summe bleibt richtig
14.4 Kosten	Σ verteilte Kosten = umlagefähige Gesamtkosten	Verlorene oder doppelt verteilte Beträge, Rundungsfehler	Falsche Kostenzuordnung zwischen Kostenarten
14.5 Nutzergruppen	Σ Gruppenkosten = Gesamtkosten; Σ Einzelanteile = Gruppenkosten	Falsche Nenner nach der Vorverteilung	Falschen Gruppenschnitt
14.6 Vorauszahlungen	Σ zugeordnete Vorauszahlungen = Zahlungsjournal	Fehlende Monate, Doppelzahlungen, Fehlzuordnungen bei Nutzerwechsel	Falsche Soll-Beträge im Mietvertrag
14.7 Rundung	Σ gerundete Einzelbeträge = gerundeter Gesamtbetrag	Restcent-Differenzen	Alles andere

14.1 Flächenabstimmung

Σ Einzelflächen = Gesamtfläche — getrennt je Flächenart Wohnfläche Σ Wohnungen = Gesamtwohnfläche Nutzfläche Σ Gewerbeeinheiten = Gesamtnutzfläche Beheizbare Fläche Σ beheizte Räume = beheizbare Gesamtfläche Warmwasserfläche Σ mit Warmwasser versorgt = Warmwasserfläche Nutzergruppenfläche Σ Einheiten der Gruppe = Gruppenfläche Σ Gruppenflächen = Gesamtfläche

Die Proben sind getrennt zu führen. Eine Einheit kann in der Wohnflächenprobe stimmen und in der Warmwasserflächenprobe fehlen, weil sie kein zentrales Warmwasser bezieht. Wer nur eine Gesamtflächenprobe rechnet, findet das nicht.

14.2 Zeitabstimmung

Für jede Nutzeinheit: Σ Nutzungszeiträume = vollständiger Abrechnungszeitraum keine ungeklärte Lücke · jeder Tag genau einem Nutzer zugeordnet keine Überschneidung · kein Tag zwei Nutzern zugeordnet Leerstand ist ein Nutzer · nicht das Fehlen eines Nutzers Dieselbe Probe gilt für Messstellen: Σ Einbaudauern aller Geräte an einer Messstelle = Abrechnungszeitraum

14.3 Verbrauchsabstimmung

Grundprobe je Gerät Endstand − Anfangsstand = Verbrauch (≥ 0) Bei Zählertausch Verbrauch Altgerät + Verbrauch Neugerät = Gesamtverbrauch der Messstelle Bei Haupt- und Unterzählern Σ Unterzähler ≤ Hauptzähler und Hauptzähler − Σ Unterzähler = Allgemeinverbrauch + erklärbare Differenzen

Differenz	Zulässig?	Voraussetzung
Σ Unterzähler < Hauptzähler	zulässig	Regelfall. Erklärung durch Allgemeinverbrauch, Leitungsverluste, Messtoleranz. Größenordnung muss zur Anlage passen
Σ Unterzähler > Hauptzähler	erklärungsbedürftig	Physikalisch nur durch Messtoleranz oder abweichende Ablesetage erklärbar. Größere Überschreitung deutet auf Doppelerfassung oder falsche Zählerrolle
Sprung der Differenz gegenüber dem Vorjahr	nicht ohne Klärung	Neuer Verbraucher, Leckage, Gerätedefekt, Zuordnungsfehler
Vorzeichenwechsel der Differenz	nicht ohne Klärung	Starkes Signal für einen Zuordnungs- oder Rollenfehler
Differenz erklärbar durch abweichende Ablesetage	zulässig	Ablesedaten dokumentiert; bei Wärme gradtagszahlengewichtet korrigiert

Keine gesetzliche Toleranzgrenze

Es gibt keine Rechtsnorm, die eine zulässige Prozentabweichung zwischen Haupt- und Unterzählern festlegt. Objektindividuelle Erwartungswerte aus Anlagentechnik und Historie sind Arbeitsmittel und als solche zu dokumentieren — nicht als Rechtsgrenze auszugeben.

14.4 Kostenabstimmung

Σ aller auf Nutzerzeiträume verteilten Kosten = umlagefähige Gesamtkosten einschließlich der Anteile der Leerstandszeiträume Getrennt abzustimmen: · kalte Betriebskosten je Kostenart einzeln · Heizkosten Grund- + Verbrauchskosten · Warmwasserkosten Grund- + Verbrauchskosten · CO₂-Mieteranteil nachrichtlicher Ausweis, Σ = Mieteranteil · CO₂-Vermieteranteil taucht in KEINEM Verteilungsnenner auf · nicht umlagefähige Kosten getrennt ausgewiesen, nicht verteilt · Rundungsdifferenzen siehe 14.7 Gegenprobe zur Belegseite: Σ Belege − nicht umlagefähige Anteile − CO₂-Vermieteranteil = umlagefähige Gesamtkosten

14.5 Nutzergruppenabstimmung

Stufe 1: Σ Kostenanteile aller Nutzergruppen = zu verteilende Gesamtkosten Stufe 2: Σ Einzelanteile innerhalb einer Gruppe = Kostenanteil dieser Gruppe Zusätzlich auf der Energieseite: Σ Energieanteile aller Gruppen = Gesamtenergie Diese Probe findet den klassischen Zweistufen-Fehler: Wenn nach der Vorverteilung noch mit Gebäudesummen statt mit Gruppensummen gerechnet wird, addieren sich die Einzelanteile NICHT zum Gruppenanteil. Stufe 2 schlägt fehl, Stufe 1 nicht.

14.6 Vorauszahlungsabstimmung

Prüfpunkt	Vorgehen
Vorauszahlung je Nutzer	Gegen Mietvertrag (Soll) und Zahlungsjournal (Ist) abgleichen
Vorauszahlung je Zeitraum	Anzahl Monate × Monatsbetrag = zugeordnete Summe. Bei Nutzerwechsel mitten im Monat: Konvention festlegen
Kalte und warme Vorauszahlung	Getrennt vereinbart? Dann getrennt abrechnen und getrennt saldieren — sonst gemeinsam
Soll oder Ist	In der Abrechnung ist grundsätzlich die vereinbarte Vorauszahlung anzusetzen. Zahlungsrückstände sind eine Frage des Mietkontos, nicht der Abrechnung
Nutzerwechsel	Häufigster Fehler: Zahlungen des Nachmieters landen auf dem Konto des Vormieters
Fehlende Monate	Monatsprobe: 12 Zahlungen bei ganzjähriger Nutzung. Lücke → klären
Doppelte Zahlungen	Zahlungsjournal auf identische Beträge am selben Tag prüfen
Nicht zur Abrechnung gehörende Zahlungen	Stellplatzmiete, Garage, Kaution, Grundmiete, Mietrückstände, Möblierungszuschlag — alle nicht in die Vorauszahlung einrechnen

14.7 Rundungsabstimmung

Regel	Begründung
Nur am Ende runden	Jede Zwischenrundung erzeugt einen eigenen Fehler, und die Fehler addieren sich. Zwischenergebnisse mit voller Genauigkeit führen
Anteile aus ungerundeten Größen	Der Verteilungsfaktor (z. B. 80 ÷ 500) wird nicht gerundet, sondern in voller Genauigkeit auf den Kostenbetrag angewandt
Runden auf zwei Nachkommastellen	Erst der ausgewiesene Einzelbetrag je Nutzer und Kostenart wird kaufmännisch gerundet
Restcent-Verfahren	Die Differenz zwischen der Summe der gerundeten Einzelbeträge und dem gerundeten Gesamtbetrag wird nach einer festen Regel zugewiesen — üblich: dem größten Einzelanteil, oder dem letzten in einer festen Sortierung. Die Regel muss deterministisch sein, damit eine Neuberechnung dasselbe Ergebnis liefert
Nie durch Anpassung eines Ergebnisses glätten	Ein Restcent wird zugewiesen, nicht „verschwinden gelassen“. Sonst bricht die Reproduzierbarkeit gegenüber dem Belegeinsichtsrecht
Sonderfall CO₂-Recht	Der spezifische CO₂-Ausstoß wird ausdrücklich auf eine Nachkommastelle gerundet, und zwar vor der Einstufung (§ 5 Abs. 1 S. 3 CO2KostAufG). Das ist eine gesetzlich angeordnete Zwischenrundung — die einzige

Beispiel Restcent · Müllkosten 1.800,00 € auf 3.563 Personentage Anders 730 PT → 368,7903… → 368,79 Bauer 181 PT → 91,4398… → 91,44 Celik 552 PT → 278,8661… → 278,87 Conrad 1.460 PT → 737,5807… → 737,58 Leerst. 90 PT → 45,4673… → 45,47 Demir 550 PT → 277,8558… → 277,86 ────────────────────────────────────────────── Σ gerundet 1.800,01 ← 1 Cent zu viel Sollwert 1.800,00 Restcent-Regel „größter Anteil trägt die Differenz“: Conrad 737,58 − 0,01 = 737,57 Σ gerundet 1.800,00 OK

Abschluss

Kontrollfragen für die Praxis

1Flächen, Zeiten, Verbräuche und Kosten abstimmen?

2Summen- und Plausibilitätsproben anwenden?

3Abweichungen vor Freigabe erklären?

Teil 15Vorauszahlungen und Abrechnungsergebnis

Lernziel

Nach diesem Teil kann der Nutzer vorauszahlungen und abrechnungsergebnis fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Dieser Block ist als administrierbare Seitenstruktur angelegt: Einführung, Lernziele, Inhaltsblöcke und Abschlusskontrolle bleiben in jedem Kapitel gleich aufgebaut.

Vorauszahlungen korrekt zuordnen
Abrechnungsergebnis nachvollziehbar darstellen
Formelle Mindestbestandteile prüfen

Ergebnis = Vorauszahlungen − Kostenanteil Ergebnis > 0 → Guthaben an den Nutzer auszuzahlen bzw. zu verrechnen Ergebnis < 0 → Nachzahlung vom Nutzer zu fordern Ergebnis = 0 → ausgeglichen

Zahlungsart	In der Abrechnung anzusetzen?	Begründung
Kalte Betriebskostenvorauszahlung	ja	Gegen die kalten Kostenanteile zu saldieren
Heiz- und Warmwasservorauszahlung	ja	Gegen die warmen Kostenanteile
Gemeinsame Vorauszahlung	ja	Der Regelfall. Ein Gesamtsaldo. Eine nachträgliche Aufteilung ist ohne vertragliche Grundlage nicht möglich
Soll-Vorauszahlung (vereinbart)	ja — Regelfall	Die Abrechnung rechnet über die geschuldeten Vorauszahlungen ab. Zahlt der Mieter weniger, ist das ein offener Posten auf dem Mietkonto und kein Abrechnungsposten
Tatsächlich geleistete Vorauszahlung (Ist)	nur bei ausdrücklicher Vereinbarung	Möglich, führt aber dazu, dass die Abrechnung Zahlungsrückstände mit ausweist. Die gewählte Methode ist offenzulegen und beizubehalten
Mietrückstand	nein	Gehört auf das Mietkonto, nicht in die Betriebskostenabrechnung
Kaution	nein	Sicherheit, keine Vorauszahlung. Eine Verrechnung erfolgt außerhalb der Abrechnung
Stellplatz- oder Garagenmiete	nein	Miete, keine Betriebskostenvorauszahlung — auch wenn sie in einem Betrag überwiesen wird
Grundmiete, Möblierungszuschlag	nein	dito
Pauschale statt Vorauszahlung	keine Abrechnung	Bei einer echten Betriebskostenpauschale wird nicht abgerechnet. Eine Anpassung erfolgt über § 560 Abs. 1–3 BGB

Rechtsgrundlage · § 556 Abs. 3 BGB · geltendes Recht

Über Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten.
Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.
Nach Fristablauf ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben muss auch nach Fristablauf ausgekehrt werden — die Frist wirkt nur zugunsten des Mieters.
Einwendungen des Mieters sind spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 S. 5, 6). Diese Frist erfasst nur materielle Einwendungen; die formelle Unwirksamkeit der Abrechnung kann der Mieter auch danach geltend machen.
Eine zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarung ist unwirksam (§ 556 Abs. 4 BGB).

Anpassung der Vorauszahlungen

Nach einer Abrechnung kann jede Vertragspartei durch Erklärung in Textform eine Anpassung auf eine angemessene Höhe vornehmen (§ 560 Abs. 4 BGB). Voraussetzung ist eine formell wirksame Abrechnung — eine Anpassung auf Basis einer unwirksamen Abrechnung trägt nicht. Die Anpassung ist kein Bestandteil der Abrechnung, wird aber in der Praxis zusammen mit ihr versandt.

Formelle Mindestbestandteile einer Abrechnung

Bestandteil	Anforderung
Zusammenstellung der Gesamtkosten	Je Kostenart, für die gesamte Abrechnungseinheit
Angabe und ggf. Erläuterung des Verteilerschlüssels	Allgemein verständliche Maßstäbe (Wohnfläche, Wohneinheiten) bedürfen keiner Erläuterung; ein interner Code macht die Abrechnung formell unwirksam (BGH, 19.11.2008 – VIII ZR 295/07)
Berechnung des Anteils des Nutzers	Nachvollziehbar in einem gedanklichen und rechnerischen Schritt
Abzug der Vorauszahlungen	Mit Ausweis des Saldos
CO₂-Angaben	Mieteranteil, Einstufung, Berechnungsgrundlagen (§ 7 Abs. 3 CO2KostAufG)
Informationen nach § 6a HeizkostenV	Anteil der Energieträger, Steuern/Abgaben, Entgelte für Geräte und Abrechnung, Kontaktstellen, Vergleich mit einem Durchschnittsnutzer, grafischer Vergleich des witterungsbereinigten Verbrauchs mit dem Vorjahr
Kennzeichnung geschätzter Werte	Fachliche Anforderung an die Nachvollziehbarkeit; ohne sie ist der Wert für den Nutzer nicht überprüfbar

Maßstab ist der durchschnittliche Mieter: Er muss die Art des Verteilerschlüssels erkennen und seinen Anteil gedanklich und rechnerisch nachvollziehen können (BGH VIII ZR 295/07; Grundstruktur der vier Bestandteile: BGH, 29.01.2020 – VIII ZR 244/18). Wichtig ist die Unterscheidung: formelle Fehler machen die Abrechnung unwirksam und sind nach Fristablauf nicht heilbar; materielle Fehler machen sie nur unrichtig und bleiben korrigierbar.

Abschluss

Kontrollfragen für die Praxis

1Vorauszahlungen korrekt zuordnen?

2Abrechnungsergebnis nachvollziehbar darstellen?

3Formelle Mindestbestandteile prüfen?

Teil 16Freigabelogik

Lernziel

Nach diesem Teil kann der Nutzer freigabelogik fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Dieser Block ist als administrierbare Seitenstruktur angelegt: Einführung, Lernziele, Inhaltsblöcke und Abschlusskontrolle bleiben in jedem Kapitel gleich aufgebaut.

Freigabe, Warnung und Sperre unterscheiden
Fehlerbilder nach Wirkung priorisieren
Freigabeentscheidungen dokumentiert treffen

HinweisDie Abrechnung kann freigegeben werden. Der Sachverhalt wird dokumentiert.

WarnungFreigabe erst nach dokumentierter fachlicher Entscheidung einer benannten Person.

SperreFreigabe ausgeschlossen, solange die Ursache besteht.

Die sechs Sperrgründe

Eine Abrechnung darf nicht freigegeben werden, solange:

notwendige Daten fehlen — und keine zulässige Ersatzquelle existiert,
ein erheblicher Widerspruch in den Daten besteht,
keine zulässige Ersatzmethode gewählt oder begründet wurde,
Kosten nicht abgestimmt sind,
Nutzerzeiträume nicht vollständig sind,
gesetzliche Pflichtangaben fehlen.

Freigabematrix
Prüfung	Fehler	Einstufung	Notwendige Handlung	Freigabe möglich?
Belegprüfung	Rechnung fehlt vollständig	Sperre	Beleg beschaffen; sonst Position endgültig herausnehmen und Abrechnung ohne sie erstellen	nein, mit der Position
Verbrauchsermittlung	Hauptzählerstand fehlt	Sperre	Beim Versorger anfordern. Ein selbst geschätzter Hauptzählerstand ist keine Grundlage	nein
Verbrauchsermittlung	Unterzählerstand fehlt	Warnung	Nachablesung oder Ersatzwert nach § 9a mit Begründung; 25-%-Grenze prüfen	ja, nach Entscheidung
Verbrauchsermittlung	Negativer Verbrauch	Sperre	Prüfkette 13.3 vollständig durchlaufen. Kein automatisches Nullsetzen	nein
Geräteprüfung	Defekter Zähler, Zeitraum bekannt	Warnung	Ersatzwert für den Ausfallzeitraum; Gerätetausch beauftragen	ja, nach Entscheidung
Geräteprüfung	Manipulationsverdacht	Sperre	Beweismittel sichern, Auftraggeber informieren, Befundprüfung	nein
Stammdaten	Fläche fehlt oder Flächenprobe schlägt fehl	Sperre	Fläche beschaffen. Kein Ersatzverfahren für Flächen	nein
Zeitabstimmung	Offene Nutzerlücke	Sperre	Leerstand anlegen oder Datum korrigieren	nein
Zeitabstimmung	Überschneidende Nutzerzeiträume	Sperre	Rückfrage beim Auftraggeber; Tagesgrenzkonvention anwenden	nein
Vorauszahlungen	Vorauszahlung fehlt oder ist nicht zugeordnet	Warnung	Zahlungsjournal abgleichen; bei Nutzerwechsel gezielt prüfen	ja, nach Entscheidung
Nutzergruppen	Gruppen nicht abgestimmt (Σ Gruppen ≠ Gesamt)	Sperre	Vorverteilung und Binnenverteilung neu rechnen; Nenner prüfen	nein
Nutzergruppen	Ungleiche Ausstattungen ohne Vorerfassung	Sperre	Nachrüsten; für den abgelaufenen Zeitraum Differenzberechnung aus erfassten Daten	nein
Messkonzept	Differenz Haupt-/Unterzähler unerklärt	Warnung	Ursachenliste 5.2 abarbeiten; Erklärung dokumentieren	ja, nach Entscheidung
Messkonzept	Differenz deutet auf Zuordnungsfehler	Sperre	Zuordnung prüfen und korrigieren, alle Anteile neu rechnen	nein
CO₂-Rechnung	Vermieteranteil nicht herausgerechnet	Sperre	Aus den umlagefähigen Kosten entfernen und ausweisen	nein
CO₂-Rechnung	Lieferantenangaben fehlen	Warnung	Nachfordern; ersatzweise eigene Berechnung aus Menge × Emissionsfaktor × Zertifikatepreis zzgl. USt	ja, nach Entscheidung
Plausibilität	Unplausibler Verbrauch, nutzerseitig erklärbar	Hinweis	Erklärung dokumentieren	ja
Plausibilität	Unplausibler Verbrauch mit Hinweis auf systematischen Fehler	Sperre	Faktor, Zuordnung, Einheit, Mehrfacherfassung prüfen	nein
Messkette	Ungeklärter Zählertausch	Sperre	Wechselprotokoll beschaffen; Zeitprobe der Messstelle	nein
Belegprüfung	Doppelte Rechnung	Warnung	Belegnummer, Betrag, Zeitraum, Lieferant vergleichen; Duplikat entfernen	ja, nach Entscheidung
Umlagefähigkeit	Nicht umlagefähige Kosten enthalten	Sperre	Position bereinigen; Herleitung dokumentieren	nein
Rundung	Rundungsdifferenz	Hinweis	Restcent-Regel anwenden	ja
Pflichtangaben	CO₂-Ausweis oder § 6a-Informationen fehlen	Sperre	Ergänzen. Sonst drohen Kürzungsrechte von je 3 %	nein
Fristen	Abrechnungsfrist läuft in Kürze ab	Warnung	Abwägen: Abrechnung ohne die offene Position (Nachforderung insoweit ausgeschlossen) oder Fristversäumnis für die gesamte Abrechnung. Regelmäßig ist die erste Variante vorzuziehen	ja, nach Entscheidung

Was in ein Freigabeprotokoll gehört

Objekt und Abrechnungszeitraum · Status der sieben Abstimmungsproben · Liste aller Hinweise, Warnungen und Sperren mit Status · zu jeder Warnung: Entscheidung, Begründung, Entscheider, Datum · Liste aller geschätzten Werte mit Verfahren und Datenbasis · verwendete Gestaltungsentscheidungen (Grund-/Verbrauchsquote, Bezugsfläche im CO₂-Recht, Gradtagszahlentabelle, Restcent-Regel, Soll/Ist bei Vorauszahlungen) · Freigabestatus mit Zeitstempel und Person. Im Streitfall ist dieses Protokoll die wichtigste Unterlage — es zeigt, dass eine Entscheidung getroffen wurde und auf welcher Grundlage.

Abschluss

Kontrollfragen für die Praxis

1Freigabe, Warnung und Sperre unterscheiden?

2Fehlerbilder nach Wirkung priorisieren?

3Freigabeentscheidungen dokumentiert treffen?

Teil 17Vollständige Musterabrechnung

Lernziel

Nach diesem Teil kann der Nutzer vollständige musterabrechnung fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Dieser Block ist als administrierbare Seitenstruktur angelegt: Einführung, Lernziele, Inhaltsblöcke und Abschlusskontrolle bleiben in jedem Kapitel gleich aufgebaut.

Eine vollständige Musterabrechnung nachvollziehen
Einzelne Sonderfälle in einer Gesamtrechnung verbinden
Alle Proben bis zum Ergebnis kontrollieren

Ein Objekt, ein Jahr, alle Sonderfälle. Jeder Schritt zeigt Eingangsdaten, fachliche Entscheidung, Rechtsgrundlage, Rechenweg, Ergebnis, Kontrollprüfung, Dokumentation und Freigabestatus. Alle Zahlen stimmen durchgehend zusammen — die Abstimmungsproben am Ende gehen auf den Cent auf.

Schritt 1 · Eingangsdaten

ObjektMusterstraße 10, ein Gebäude, ein Hauseingang

Abrechnungszeitraum01.01.2025 – 31.12.2025 · 365 Tage

Einheiten4 Wohnungen (300 m²) + 1 Gewerbe (200 m²) = 500 m²

Heizungzentral, Erdgas, verbundene Anlage mit Warmwasser

Erfassung WohnungenHeizkostenverteiler, Warmwasser- und Kaltwasserzähler

Erfassung Gewerbeeigener Wärmemengenzähler + Wasserzähler

Vorerfassung WarmwasserWärmemengenzähler im Warmwasserkreis

Aufteilungsquote30 % Grundkosten / 70 % Verbrauchskosten

GebäudeartWohngebäude (überwiegend Wohnnutzung)

Schritt 2 · Neues oder bestehendes Objekt

Eingangsdaten: Vorjahresabrechnung 2024 desselben Dienstleisters liegt vor; Endstände 2024 dokumentiert.
Entscheidung: Bestandsobjekt. Stammdaten werden übernommen, Änderungsprüfung nach Teil 2.2 durchgeführt.
Ergebnis: Vier Änderungen gegenüber 2024: Nutzerwechsel W2, Leerstand W4, Zählertausch W1 (Warmwasserzähler), defekter Warmwasserzähler W3.
Kontrolle: Endstände 2024 = Anfangsstände 2025 für alle unveränderten Geräte. OK
Freigabestatus: Hinweis Änderungsliste dokumentiert.

Schritt 3 · Objekt- und Nutzerdaten

Einheit	Fläche	Nutzer	Zeitraum	Tage	Pers.	PT	Vorauszahlung
W1	80 m²	Anders	01.01.–31.12.	365	2	730	5.520,00
W2	70 m²	Bauer	01.01.–30.06.	181	1	181	2.280,00
W2	70 m²	Celik	01.07.–31.12.	184	3	552	2.400,00
W3	90 m²	Conrad	01.01.–31.12.	365	4	1.460	6.600,00
W4	60 m²	Leerstand (Eigentümer)	01.01.–31.03.	90	1*	90	0,00
W4	60 m²	Demir	01.04.–31.12.	275	2	550	3.150,00
G1	200 m²	Elektro Kaya	01.01.–31.12.	365	–	–	6.600,00
Σ	500 m²	7 Nutzerzeiträume		1.825		3.563	26.550,00

* fiktive Person für den Leerstand (vgl. BGH VIII ZR 180/12), offengelegte Gestaltungsentscheidung. Gewerbe nimmt am personenbezogenen Schlüssel nicht teil (eigener Entsorgungsvertrag).

Kontrollprüfung — Flächen- und Zeitprobe 80 + 70 + 90 + 60 + 200 = 500 m² OK W1 365 · W2 181+184=365 · W3 365 · W4 90+275=365 · G1 365 OK

Schritt 4 · Technische Struktur

Ein Gaskessel, ein Heizkreis, ein Warmwasserspeicher mit Zirkulation. Der Warmwasserkreis ist mit einem Wärmemengenzähler ausgestattet; die Gewerbeeinheit hat einen eigenen Wärmemengenzähler im Heizungsstrang. Es liegt eine verbundene Anlage im Sinne des § 9 HeizkostenV vor.

Schritt 5 · Geräteprüfung

Befund	Bewertung	Stufe
Eichfristen aller Wasser- und Wärmezähler geprüft — alle gültig	in Ordnung	—
Bewertungsfaktoren der Heizkostenverteiler gegen Heizkörperliste geprüft	unverändert gegenüber 2024	—
W1: Warmwasserzähler am 15.05.2025 getauscht	Wechselprotokoll vorhanden, Ein-/Ausbaudatum identisch	Hinweis
W3: Warmwasserzähler ohne Verbrauch bei bewohnter Wohnung	Befundprüfung: Zählwerk blockiert → Defekt bestätigt	Warnung
W3: Kaltwasserzähler zeigt negativen Verbrauch	siehe Schritt 15	Sperre bis geklärt

Schritt 6 · Nutzergruppenentscheidung

Prüfung: Wohnungen mit Heizkostenverteilern, Gewerbe mit Wärmemengenzähler → ungleiche Ausstattungen.
Rechtsgrundlage: § 5 Abs. 7 S. 1 HeizkostenV — Vorerfassung zwingend.
Entscheidung: Zwei Nutzergruppen: A = Wohnen (W1–W4, 300 m², HKV), B = Gewerbe (G1, 200 m², WMZ). Vorverteilung zu 100 % nach gemessener Energie (zulässig, da ≥ 50 %, § 6 Abs. 2 HeizkostenV).
Ergebnis: Zweistufige Verteilung der Heizkosten. Die Warmwasserkosten werden einstufig über alle fünf Einheiten verteilt, weil dort alle Einheiten gleich ausgestattet sind (Warmwasserzähler).
Dokumentation: Gruppendefinition mit Begründung, Messkonzept, Vorverteilungsquote.
Freigabestatus: Hinweis

Schritt 7 · Vorerfassung

Gasbezug gesamt (Schlussrechnung) 90.000 kWh WMZ Warmwasserkreis 13.500 kWh = 15,00 % Heizung (Differenz, § 9 Abs. 1 S. 4) 76.500 kWh = 85,00 % davon WMZ Gewerbe (Gruppe B) 15.000 kWh = 19,6078 % der Heizenergie Gruppe A Wohnen (Differenz) 61.500 kWh = 80,3922 % Kontrollprüfung 13.500 + 15.000 + 61.500 = 90.000 kWh OK

Schritt 8 · Erfassung der kalten Kosten

Kostenart	Belegbetrag	nicht umlagefähig	umlagefähig	Schlüssel
Grundsteuer	2.400,00	0,00	2.400,00	Fläche
Gebäudeversicherung	1.800,00	0,00	1.800,00	Fläche
Haftpflichtversicherung	300,00	0,00	300,00	Fläche
Allgemeinstrom	600,00	0,00	600,00	Fläche
Straßenreinigung / Winterdienst	900,00	0,00	900,00	Fläche
Gartenpflege	1.200,00	0,00	1.200,00	Fläche
Hauswart	3.000,00	600,00	2.400,00	Fläche
Müllabfuhr	1.800,00	0,00	1.800,00	Personentage
Treppenhausreinigung	1.440,00	0,00	1.440,00	Wohneinheiten (4)
Wasser / Abwasser gesamt	3.060,00	0,00	3.060,00	siehe unten
Niederschlagswasser	480,00	—	gesperrt	—
Kabel-/TV-Anschluss	0,00	—	0,00	seit 01.07.2024 entfallen

Hauswart: Von der Rechnung über 3.000,00 € entfallen laut Stundenaufstellung 20 % auf Instandhaltungsarbeiten. Diese 600,00 € sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV nicht umlagefähig und werden herausgerechnet. Herleitung dokumentiert.

Wasser: Hauswasserzähler 340 m³, Rechnung 3.060,00 € = 9,00 €/m³. Das gemessene Warmwasservolumen von 136 m³ wird vorweg abgetrennt und den Warmwasserkosten zugerechnet (§ 8 Abs. 2 HeizkostenV): 136 × 9,00 = 1.224,00 €. Es verbleiben 1.836,00 € für Kaltwasser, verteilt auf die 182 gemessenen m³ der Wohnungs- und Gewerbezähler.

Schritt 9 · Erfassung der warmen Kosten

Position	Betrag €	Art	Anmerkung
Erdgas, Schlussrechnung (brutto)	10.200,00	einheitlich	darin enthalten: CO₂-Kosten 1.183,99 €
Betriebsstrom Heizung	350,00	einheitlich	separater Zähler vorhanden
Wartung, Schornsteinfeger, Emissionsmessung	650,00	einheitlich	Reparaturanteil 0 €, Rechnung geprüft
Gerätemiete, Ablesung, Abrechnung Heizung	700,00	nicht einheitlich	HKV + WMZ Gewerbe
Gerätemiete, Ablesung, Abrechnung Warmwasser	300,00	nicht einheitlich	Warmwasserzähler
Wasser/Abwasser für Warmwasser	1.224,00	nicht einheitlich	aus Schritt 8

Kontrollprüfung Gasbezug — Zahlungsprobe (Kontrolle, kein Abrechnungsweg) gezahlte Abschläge 11.400,00 € Schlussrechnung 10.200,00 € Guthaben an den Eigentümer 1.200,00 € In die Abrechnung gehen die 10.200,00 € ein — Leistungsprinzip, zwingend nach § 7 Abs. 2 HeizkostenV (BGH VIII ZR 156/11).

Schritt 10 · Gasverbrauch

Der Versorger rechnet in kWh ab; eine Umrechnung nach § 9 Abs. 3 HeizkostenV entfällt. Der Verbrauchszeitraum der Schlussrechnung deckt sich mit dem Abrechnungszeitraum, weil ein Zwischenstand zum 31.12. angefordert wurde. Keine Abgrenzung nötig.

Schritt 11 · CO₂-Berechnung

Eingangsdaten aus der Lieferantenrechnung (§ 3 CO2KostAufG) Energiegehalt 90.000 kWh Emissionsfaktor 0,201 kg CO₂/kWh Brennstoffemissionen 18.090 kg CO₂ CO₂-Preisbestandteil inkl. 19 % USt 1.183,99 € Kontrolle: 18,09 t × 55 €/t = 994,95 € × 1,19 = 1.183,99 € OK Einstufung (§ 5 Abs. 1 CO2KostAufG) 18.090 kg ÷ 500 m² = 36,18 → gerundet 36,2 kg CO₂/m²·a 36,2 liegt in „32 bis unter 37“ → Stufe 6 → Mieter 50 % · Vermieter 50 % Eurobeträge Vermieteranteil 1.183,99 × 50 % = 592,00 € (Restcent zulasten Vermieter) Mieteranteil = 591,99 € Wirkung auf die umlagefähigen Brennstoffkosten Gaskosten 10.200,00 € − CO₂-Vermieteranteil 592,00 € ──────────────────────────────────────────── umlagefähige Brennstoffkosten 9.608,00 €

Die Bezugsflächen-Entscheidung — und was sie bewirkt

Für dieses Objekt wurde die gesamte versorgte Fläche von 500 m² als Bezugsgröße gewählt, weil auch die Emissionen des Gewerbeanteils im Zähler enthalten sind. Die alternative Lesart — nur die Wohnfläche von 300 m² — führt zu einem völlig anderen Ergebnis:

Variante A · 500 m² 18.090 ÷ 500 = 36,2 → Stufe 6 → Vermieter 50 % = 592,00 € Variante B · 300 m² 18.090 ÷ 300 = 60,3 → Stufe 10 → Vermieter 95 % = 1.124,79 € Differenz für den Vermieter: 532,79 € — bei identischem Sachverhalt.

Die Frage ist gesetzlich nicht eindeutig geregelt und höchstrichterlich nicht geklärt (Teil 11.3). Die getroffene Wahl ist als Berechnungsgrundlage nach § 7 Abs. 3 CO2KostAufG in der Abrechnung auszuweisen und über die Jahre beizubehalten. Warnung — dokumentierte fachliche Entscheidung erforderlich.

Schritt 12 · Trennung Heizung / Warmwasser

Einheitlich entstandene Kosten (§ 9 Abs. 1 HeizkostenV) 9.608,00 + 350,00 + 650,00 = 10.608,00 € Aufteilung nach dem Energieverhältnis 15 % / 85 % Warmwasser 10.608,00 × 15 % = 1.591,20 € Heizung 10.608,00 × 85 % = 9.016,80 € Nicht einheitlich entstandene Kosten direkt zurechnen HEIZKOSTEN 9.016,80 + 700,00 = 9.716,80 € WARMWASSER 1.591,20 + 300,00 + 1.224,00 = 3.115,20 € ────────────────────────────────────────────────────────────── Kontrollprüfung: 9.716,80 + 3.115,20 = 12.832,00 € = 10.608,00 + 700,00 + 300,00 + 1.224,00 OK

Schritt 13 · Behandlung des defekten Warmwasserzählers (W3)

Sachverhalt: W3 (Conrad, 4 Personen, ganzjährig bewohnt): Warmwasserzähler zeigt 0,0 m³. Kaltwasserzähler zeigt Verbrauch. Befundprüfung bestätigt blockiertes Zählwerk.
Prüfkette: Ablesung korrekt? ja · Gerätenummer korrekt? ja · Zuordnung korrekt? ja · Gerätewechsel? nein · Gerät funktionsfähig? nein → zwingender Grund im Sinne des § 9a Abs. 1 liegt vor.
Rechtsgrundlage: § 9a Abs. 1 HeizkostenV — Ersatzwert auf Grundlage des Verbrauchs der betroffenen Räume in vergleichbaren Zeiträumen.
Entscheidung: Verfahren 1 (derselbe Raum, Vorjahr): Warmwasserverbrauch 2024 = 42,0 m³ bei unveränderter Personenzahl. Warmwasserverbrauch ist witterungsunabhängig, eine Bereinigung entfällt.
25-%-Grenze: Betroffene Fläche 90 m² von 500 m² = 18,0 % → unter 25 %, Ersatzwertbildung zulässig. OK
Wäre zusätzlich W1 (80 m²) ausgefallen, ergäben sich 170 ÷ 500 = 34 % — dann wären nach § 9a Abs. 2 die gesamten Warmwasserkosten ausschließlich nach Fläche zu verteilen, auch für die intakt gemessenen Einheiten.
Ergebnis: W3 Warmwasser = 42,0 m³, in der Einzelabrechnung als geschätzter Wert gekennzeichnet.
Dokumentation: Befundprüfbericht, Verfahren, Datenbasis, Flächenanteil, Entscheider, Datum. Gerätetausch für Januar 2026 beauftragt.
Freigabestatus: Warnung → geschlossen durch dokumentierte Entscheidung.

Schritt 14 · Zählertausch (W1, Warmwasserzähler)

Altgerät Nr. 4711-A Anfangsstand 118,4 Ausbaustand 130,8 Ausbau 15.05.2025 Neugerät Nr. 8842-B Einbaustand 0,0 Endstand 21,6 Einbau 15.05.2025 Verbrauch Altgerät 130,8 − 118,4 = 12,4 m³ Verbrauch Neugerät 21,6 − 0,0 = 21,6 m³ ───────────────────────────────────────────── Gesamtverbrauch W1 = 34,0 m³ Zeitprobe der Messstelle: 01.01.–15.05. + 15.05.–31.12. = 365 Tage OK Gleiche Messstelle · gleiche Maßeinheit · Wechselprotokoll vorhanden OK

Schritt 15 · Aufklärung des negativen Verbrauchs (W3, Kaltwasser)

Sachverhalt: Anfangsstand 1.245,0 m³, abgelesener Endstand 1.190,0 m³ → Verbrauch −55,0 m³.
Prüfkette: (1) Endstand richtig abgelesen? → Displayfoto zeigt Gerätenummer eines anderen Zählers. (2) Ableser hatte den Zähler der Nachbarwohnung erfasst. (3) Nachablesung ergibt korrekten Endstand 1.310,0 m³.
Entscheidung: Kein Ersatzwert. Der Fehler war ein Ablesefehler, kein Gerätefehler. Der korrekte Messwert liegt vor.
Rechenweg: 1.310,0 − 1.245,0 = 65,0 m³
Kontrolle: Prüfung, ob der Nachbarzähler ebenfalls falsch erfasst wurde → dessen Wert stammt aus derselben Begehung und wurde korrekt zugeordnet. OK
Dokumentation: Ableseprotokoll, Displayfoto, Nachablesung mit Datum und Ableser.
Freigabestatus: Sperre → aufgehoben nach Aufklärung.

Was hier nicht passiert ist

Der Wert wurde nicht auf null gesetzt, nicht als Nullverbrauch abgerechnet und nicht geschätzt. Alle drei Vorgehensweisen hätten eine plausible Zahl erzeugt und den Fehler dauerhaft konserviert — der Anfangsstand des Folgejahres wäre falsch gewesen.

Schritt 16 · Behandlung der fehlenden Rechnung (Niederschlagswasser)

Sachverhalt: Der Gebührenbescheid für Niederschlagswasser 2025 über voraussichtlich 480,00 € liegt bei Erstellung der Abrechnung nicht vor. Die Verwaltung kann ihn nicht beschaffen.
Prüfung: Beleg existiert? Beim Kostenträger angefordert, kein Eingang. Abschlagszahlung? keine.
Entscheidung: Position gesperrt und nicht abgerechnet. Ein geschätzter Rechnungsbetrag ist keine zulässige Kostenposition (Teil 8.3).
Rechtsgrundlage: § 259 Abs. 1 BGB — die Abrechnung muss belegt sein. § 556 Abs. 3 S. 2, 3 BGB — die Abrechnungsfrist endet am 31.12.2026.
Ergebnis: Die Abrechnung wird ohne die Position erstellt. Geht der Bescheid vor dem 31.12.2026 ein, kann eine Nachtragsabrechnung erfolgen; danach ist eine Nachforderung insoweit ausgeschlossen.
Kontrolle: Die 480,00 € tauchen in keinem Verteilungsnenner und in keiner Kostensumme auf.
Dokumentation: Anforderungsschreiben, Sperrvermerk, Wiedervorlage zum 30.11.2026.
Freigabestatus: Warnung für die Gesamtabrechnung, Sperre für die Position.

Schritt 17 · Nutzerwechsel und Leerstand

Die Zeitaufteilung für W2 (Bauer/Celik) und W4 (Leerstand/Demir) ist in Teil 12 vollständig durchgerechnet. Verwendete Maßstäbe: Verbrauchskosten nach Zwischenablesung, Heizgrundkosten nach Gradtagszahlen (Jan–Jun 61,6 % · Jan–Mär 47,4 %), Warmwassergrundkosten und kalte Flächenkosten zeitanteilig, Müll nach Personentagen.

Schritt 18 · Heizkosten: Vorverteilung und Binnenverteilung

STUFE 1 — Vorverteilung auf die Nutzergruppen (100 % nach Energie) Gruppe A Wohnen 9.716,80 × 61.500 ÷ 76.500 = 7.811,55 € Gruppe B Gewerbe 9.716,80 × 15.000 ÷ 76.500 = 1.905,25 € Probe: 7.811,55 + 1.905,25 = 9.716,80 OK STUFE 2 — Binnenverteilung Gruppe A (30 / 70), Nenner sind GRUPPENgrößen Grundkosten A 7.811,55 × 30 % = 2.343,47 € → Fläche 300 m² Verbrauchskosten A 7.811,55 × 70 % = 5.468,08 € → HKV 4.300 E Gruppe B: nur ein Nutzer → gesamter Gruppenanteil 1.905,25 €

Einheit	Fläche	HKV-E	Grundkosten	Verbrauchskosten	Heizkosten
W1	80	1.200	624,93	1.525,98	2.150,91
W2	70	900	546,81	1.144,48	1.691,29
W3	90	1.500	703,04	1.907,47	2.610,51
W4	60	700	468,69	890,15	1.358,84
Gruppe A	300	4.300	2.343,47	5.468,08	7.811,55
G1 (Gruppe B)	200	15.000 kWh	—	—	1.905,25
Heizkosten gesamt					9.716,80

Schritt 19 · Warmwasserkosten (einstufig, 30 / 70)

Grundkosten 3.115,20 × 30 % = 934,56 € → Fläche 500 m² Verbrauchskosten 3.115,20 × 70 % = 2.180,64 € → Volumen 128,0 m³

Einheit	Fläche	m³	Grundkosten	Verbrauchskosten	Warmwasser
W1	80	34,0 (Tausch)	149,53	579,23	728,76
W2	70	28,0	130,84	477,02	607,86
W3	90	42,0 (geschätzt)	168,22	715,52	883,74
W4	60	18,0	112,15	306,65	418,80
G1	200	6,0	373,82	102,22	476,04
Σ	500	128,0	934,56	2.180,64	3.115,20

Kontrollprüfung Warmwasservolumen Σ Wohnungszähler + Gewerbe = 128,0 m³ Zwischenzähler Warmwasser = 136,0 m³ Differenz = 8,0 m³ = 5,9 % Erklärung: Zirkulation, Spülungen, Messtoleranz bei kleinen Durchflüssen, Schätzwert W3. Größenordnung entspricht dem Vorjahr (6,3 %). Hinweis

Schritt 20 · Verteilung der kalten Betriebskosten

Nutzerzeitraum	Fläche 19,20 €/m²	Müll 0,5052 €/PT	Treppenhaus 360 €/WE	Kaltwasser 10,0879 €/m³	Σ kalt
W1 Anders	1.536,00	368,79	360,00	423,69	2.688,48
W2 Bauer	666,48	91,44	178,52	151,32	1.087,76
W2 Celik	677,52	278,87	181,48	242,11	1.379,98
W3 Conrad	1.728,00	737,57	360,00	655,72	3.481,29
W4 Leerstand	284,05	45,47	88,77	0,00	418,29
W4 Demir	867,95	277,86	271,23	282,46	1.699,50
G1 Kaya	3.840,00	0,00	0,00	80,70	3.920,70
Σ	9.600,00	1.800,00	1.440,00	1.836,00	14.676,00

Der Restcent aus der Müllverteilung wurde nach der festgelegten Regel dem größten Anteil (Conrad: 737,58 → 737,57) entnommen, der Restcent bei Kaltwasser dem größten Anteil (Conrad: 655,71 → 655,72) hinzugefügt. Beide Spalten summieren exakt auf.

Schritt 21 · CO₂-Ausweis je Nutzer

Der Mieteranteil von 591,99 € ist bereits in den Brennstoffkosten enthalten und hat denselben Weg genommen wie diese. Für den Ausweis nach § 7 Abs. 3 CO2KostAufG wird er nachrichtlich mit denselben Quoten zugeordnet: 85 % über die Heizkosten (503,19 €), 15 % über die Warmwasserkosten (88,80 €).

Nutzerzeitraum	Anteil Heizkosten	Anteil Warmwasser	CO₂-Mieteranteil
W1 Anders	2.150,91	728,76	132,16
W2 Bauer	1.125,14	252,28	65,46
W2 Celik	566,15	355,58	39,46
W3 Conrad	2.610,51	883,74	160,37
W4 Leerstand	412,76	27,65	22,17
W4 Demir	946,08	391,15	60,14
G1 Kaya	1.905,25	476,04	112,23
Σ Mieteranteil	9.716,80	3.115,20	591,99
Vermieteranteil (nicht umgelegt)			592,00
Σ CO₂-Kosten			1.183,99

In der Abrechnung sind zusätzlich auszuweisen: Einstufung Stufe 6, spezifischer Ausstoß 36,2 kg CO₂/m²·a, Bezugsfläche 500 m², Emissionen 18.090 kg, gesamte CO₂-Kosten 1.183,99 €, Aufteilung 50 % / 50 %.

Schritt 22 · Abstimmungen

1 · Flächenprobe 80 + 70 + 90 + 60 + 200 = 500 m² OK Gruppe A 300 + Gruppe B 200 = 500 m² OK 2 · Zeitprobe (je Einheit) 365 · 181+184 · 365 · 90+275 · 365 = jeweils 365 Tage OK Messstelle W1 Warmwasser: 01.01.–15.05. + 15.05.–31.12. = 365 OK 3 · Verbrauchsprobe Energie: 13.500 + 15.000 + 61.500 = 90.000 kWh OK Warmwasser: Σ Unterzähler 128,0 ≤ Zwischenzähler 136,0 m³ OK (5,9 %, erklärt) Wasser gesamt: 182 kalt + 136 warm = 318 ≤ Hauszähler 340 m³ OK (6,5 %, erklärt) W1 Zählertausch: 12,4 + 21,6 = 34,0 m³ OK Kein negativer Verbrauch mehr im Datenbestand OK 4 · Kostenprobe Heizkosten 9.716,80 Warmwasserkosten 3.115,20 kalte Kosten 14.676,00 ───────────────────────────── umlagefähige Gesamtkosten 27.508,00 € = Σ aller Nutzerzeiträume einschließlich Leerstand OK Gegenprobe zur Belegseite Σ Belege 28.700,00 10.200 + 350 + 650 + 700 + 300 + 3.060 + 2.400 + 1.800 + 300 + 600 + 900 + 1.200 + 3.000 + 1.800 + 1.440 = 28.700,00 − Hauswart, nicht umlagefähig 600,00 − CO₂-Vermieteranteil 592,00 ───────────────────────────────────────────────────────────── 27.508,00 € OK Niederschlagswasser 480,00 € ist gesperrt und in keiner Summe enthalten. 5 · Nutzergruppenprobe 7.811,55 + 1.905,25 = 9.716,80 OK Σ Einzelanteile Gruppe A = 7.811,55 OK 6 · Vorauszahlungsprobe Σ zugeordnete Vorauszahlungen 26.550,00 = Zahlungsjournal OK Stellplatzmiete Kaya (1.200,00 €) nicht enthalten OK 7 · Rundungsprobe Alle Kostenspalten summieren exakt auf; zwei Restcents zugewiesen OK

Schritt 23 · Warnungen, Sperren und Freigabeentscheidung

Sachverhalt	Stufe	Entscheidung	Status
Negativer Kaltwasserverbrauch W3	Sperre	Ablesefehler aufgeklärt, Nachablesung durchgeführt	geschlossen
Defekter Warmwasserzähler W3	Warnung	Ersatzwert nach § 9a Abs. 1, Verfahren 1, Vorjahresverbrauch 42,0 m³, Flächenanteil 18 %	geschlossen
Fehlender Niederschlagswasser-Bescheid	Warnung	Position gesperrt, Abrechnung ohne sie, Wiedervorlage 30.11.2026	geschlossen
Bezugsfläche im CO₂-Recht (500 vs. 300 m²)	Warnung	500 m² gewählt, in der Abrechnung ausgewiesen, Begründung dokumentiert	geschlossen
Zählertausch W1	Hinweis	Wechselprotokoll geprüft, Summenbildung korrekt	dokumentiert
Differenz Warmwasserzähler 5,9 %	Hinweis	Größenordnung entspricht Vorjahr, technisch erklärbar	dokumentiert
Restcent-Zuweisungen	Hinweis	Regel „größter Anteil“ angewandt	dokumentiert

Freigabeentscheidung

Freigegeben. Keine offene Sperre. Alle Warnungen sind durch dokumentierte fachliche Entscheidungen geschlossen. Alle sieben Abstimmungsproben sind bestanden. Alle Pflichtangaben nach § 6a HeizkostenV und § 7 Abs. 3 CO2KostAufG sind enthalten. Geschätzte Werte sind gekennzeichnet.

Schritt 24 · Ergebnis je Nutzer

Gesamtabrechnung 2025 · Musterstraße 10
Nutzerzeitraum	Heizung	Warmwasser	Kalte Kosten	Gesamtkosten	Vorauszahlung	Ergebnis
W1 Anders 01.01.–31.12.	2.150,91	728,76	2.688,48	5.568,15	5.520,00	−48,15 Nachzahlung
W2 Bauer 01.01.–30.06.	1.125,14	252,28	1.087,76	2.465,18	2.280,00	−185,18 Nachzahlung
W2 Celik 01.07.–31.12.	566,15	355,58	1.379,98	2.301,71	2.400,00	+98,29 Guthaben
W3 Conrad 01.01.–31.12.	2.610,51	883,74	3.481,29	6.975,54	6.600,00	−375,54 Nachzahlung
W4 Leerstand 01.01.–31.03. · Eigentümer	412,76	27,65	418,29	858,70	0,00	−858,70 trägt der Eigentümer
W4 Demir 01.04.–31.12.	946,08	391,15	1.699,50	3.036,73	3.150,00	+113,27 Guthaben
G1 Elektro Kaya 01.01.–31.12.	1.905,25	476,04	3.920,70	6.301,99	6.600,00	+298,01 Guthaben
Summe	9.716,80	3.115,20	14.676,00	27.508,00	26.550,00	−958,00

Schlussprobe

Σ Kostenanteile 27.508,00 € = umlagefähige Gesamtkosten OK Σ Vorauszahlungen 26.550,00 € = Zahlungsjournal OK Σ Ergebnisse −958,00 € = 27.508,00 − 26.550,00 OK davon Belastung des Eigentümers aus dem Leerstand 858,70 € Saldo der sechs Mieterabrechnungen 99,30 € Nachzahlung

Schritt 25 · Nachtrag — die spätere Gutschrift

Sachverhalt: Am 15.09.2026, nach Versand der Abrechnung, geht eine Gutschrift des Wasserversorgers über 180,00 € für das Abrechnungsjahr 2025 ein (Gebührenkorrektur).
Prüfung: Betrifft die Gutschrift den Leistungszeitraum 2025? ja → sie mindert die Kosten des Jahres 2025, nicht des Jahres 2026.
Rechtsgrundlage: § 556 Abs. 3 BGB. Die Abrechnungsfrist für 2025 endet am 31.12.2026 — sie ist gewahrt. Unabhängig davon gilt: ein Guthaben ist auch nach Fristablauf auszukehren; die Ausschlusswirkung betrifft nur Nachforderungen des Vermieters.
Entscheidung: Korrekturabrechnung für alle sieben Nutzerzeiträume. Die 180,00 € mindern die Wasserkosten; da 40 % des Wasservolumens auf Warmwasser entfallen, wirkt die Gutschrift anteilig auch auf die Warmwasserkosten und damit auf die gesamte Verteilungskette.
Rechenweg: Wasser/Abwasser neu: 3.060,00 − 180,00 = 2.880,00 € für 340 m³ = 8,4706 €/m³. Warmwasseranteil 136 × 8,4706 = 1.152,00 €; Kaltwasser 1.728,00 €. Die Warmwasserkosten sinken auf 3.043,20 €, die kalten Kosten auf 14.568,00 €. Die gesamte Verteilung ist neu zu rechnen, nicht der Differenzbetrag pauschal zu verteilen.
Kontrolle: Neue umlagefähige Gesamtkosten 27.328,00 € = 27.508,00 − 180,00. Alle sieben Abstimmungsproben erneut durchlaufen.
Dokumentation: Gutschriftbeleg mit Verweis auf den Ursprungsbeleg; Korrekturabrechnung mit Hinweis auf die ersetzte Fassung; Versandnachweis.
Freigabestatus: Hinweis Korrekturabrechnung freigegeben.

Was hier nicht zulässig wäre

Die 180,00 € einfach als Gutschriftzeile „nach Kopfteilen“ auf die Abrechnungen zu verteilen oder sie im Abrechnungsjahr 2026 zu berücksichtigen. Beides würde die Verteilungslogik umgehen: Die Gutschrift betrifft Wasserkosten, und Wasserkosten werden nach gemessenem Verbrauch verteilt — nicht nach Köpfen. Und sie betrifft das Jahr 2025; eine Verschiebung in das Folgejahr würde Mieter belasten oder begünstigen, die 2025 gar nicht in der Wohnung waren.

Abschluss

Kontrollfragen für die Praxis

1Eine vollständige Musterabrechnung nachvollziehen?

2Einzelne Sonderfälle in einer Gesamtrechnung verbinden?

3Alle Proben bis zum Ergebnis kontrollieren?

AnhangGlossar, Rechtsstand, offene Punkte, Quellen

Lernziel

Nach diesem Teil kann der Nutzer glossar, rechtsstand, offene punkte, quellen fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Dieser Block ist als administrierbare Seitenstruktur angelegt: Einführung, Lernziele, Inhaltsblöcke und Abschlusskontrolle bleiben in jedem Kapitel gleich aufgebaut.

Begriffe und Quellen schnell nachschlagen
Rechtsstand und offene Prüfaufgaben einordnen
Quellen für spätere Aktualisierungen sauber führen

A.1 Glossar der wichtigsten Begriffe

Begriff	Bedeutung
Abrechnungseinheit	Die Menge von Nutzeinheiten, über die gemeinsam abgerechnet wird. Bestimmt die Nenner aller Schlüssel.
Abflussprinzip	Ansatz der im Abrechnungszeitraum gezahlten Beträge. Bei kalten Kosten zulässig, bei Heizkosten unzulässig.
Leistungsprinzip	Ansatz der im Abrechnungszeitraum verursachten Kosten. Bei Heizkosten zwingend.
Bewertungsfaktor	Faktor, der die Anzeige eines Heizkostenverteilers auf die Leistung und Bauart des Heizkörpers umrechnet.
Differenzberechnung	Ermittlung eines Gruppen- oder Verwendungsanteils als Rest: Gesamtgröße minus gemessene Teilgröße.
Einheitlich entstandene Kosten	Kosten einer verbundenen Anlage, die Heizung und Warmwasser gemeinsam betreffen und nach dem Energieverhältnis zu teilen sind.
Ersatzwert	Ein nach § 9a HeizkostenV ermittelter Verbrauchswert, der einen nicht erfassbaren Messwert ersetzt.
FIFO	„First in, first out“ — Verbrauchsfolgeverfahren der Bestandsrechnung: Der zuerst gekaufte Brennstoff gilt als zuerst verbraucht, der Endbestand stammt aus den jüngsten Lieferungen. Muss über die Jahre gleich bleiben.
Gradtagszahl	Kennzahl, die den Heizbedarf eines Monats gewichtet. Grundlage der zeitlichen Aufteilung von Heizkosten bei Nutzerwechsel.
Grundkosten	Der nach Fläche verteilte Anteil eines warmen Kostenblocks (30–50 %).
Heizkostenverteiler (HKV)	Gerät am Heizkörper, das eine dimensionslose Verhältniszahl liefert. Keine Energiemessung, keine Eichpflicht.
Kürzungsrecht	Recht des Nutzers, seinen Kostenanteil zu mindern, wenn der Vermieter gesetzliche Pflichten verletzt: 15 % (nicht verbrauchsabhängig), 3 % (keine fernablesbare Ausstattung), 3 % (fehlende Informationen nach § 6a), 3 % (fehlender CO₂-Ausweis).
Nutzerzeitraum	Der Zeitraum, in dem ein bestimmter Nutzer eine Nutzeinheit innehatte. Die eigentliche Verteilungseinheit.
Nutzergruppe	Menge von Nutzeinheiten, deren Energieanteil vor der Einzelverteilung gemeinsam vorerfasst wird.
Rohrwärme	Wärmeabgabe ungedämmter Verteilleitungen, die von Heizkostenverteilern nicht erfasst wird. Rechnerische Berücksichtigung nach § 7 Abs. 1 S. 3 HeizkostenV.
Rumpfjahr	Abrechnungszeitraum unter zwölf Monaten.
Spezifischer CO₂-Ausstoß	kg CO₂ je m² und Jahr. Bestimmt die Stufe und damit die Aufteilung zwischen Vermieter und Mieter.
Verbrauchskosten	Der nach Messwerten verteilte Anteil eines warmen Kostenblocks (50–70 %).
Verbundene Anlage	Anlage, die Heizwärme und Warmwasser aus derselben Quelle erzeugt. Trennung nach § 9 HeizkostenV.
Vorerfassung	Messtechnische Abgrenzung eines Gruppen- oder Verwendungsanteils vom Gesamtverbrauch.
Vorverteilung	Rechnerische Aufteilung von Energie und Kosten auf Nutzergruppen, vor der Bildung von Grund- und Verbrauchskosten.
Vorwegabzug	Herausnahme von Kosten, die einer Einheit oder Gruppe direkt zuzurechnen sind, vor der Schlüsselverteilung. Bei Gewerbe nur bei erheblichen Mehrkosten geboten.
Wärmemengenzähler (WMZ)	Misst Wärmeenergie aus Volumenstrom und Temperaturdifferenz. Eichpflichtig, 6 Jahre.
Zwischenablesung	Ablesung zum Zeitpunkt eines Nutzerwechsels. Nach § 9b Abs. 1 HeizkostenV vorzunehmen.

A.2 Rechtsstand und Kategorisierung

Aussage	Kategorie	Anmerkung
10-Stufen-Modell für Wohngebäude (Anlage zu §§ 5–7 CO2KostAufG)	geltendes Recht	unverändert seit 01.01.2023
Hälftige Teilung bei Nichtwohngebäuden (§ 8 Abs. 1 CO2KostAufG)	geltendes Recht	Stand August 2026 unverändert
Stufenmodell für Nichtwohngebäude (§ 8 Abs. 4 CO2KostAufG)	unerfüllter Programmsatz	Nicht in Kraft, nicht beschlossen, kein veröffentlichter Referentenentwurf. Der Evaluationsbericht (BT-Drs. 21/5350, April 2026) empfiehlt Beibehaltung der verbrauchsbasierten Aufteilung.
§§ 5a, 5b CO2KostAufG (hälftige Teilung bei Heizungsanlagen nach § 43 GModG)	beschlossene künftige Wirkung	In Kraft seit 29.07.2026, Wirkung ab 01.01.2028 bzw. 01.01.2029.
Zertifikatepreis 2026 = 60,00 €/t (Korridormittelwert)	amtlich veröffentlicht	DEHSt, 16.12.2025 (§ 4 Abs. 1 Nr. 2 CO2KostAufG)
Fortführung des Preiskorridors 55–65 €/t für 2027	Regierungsentwurf	Kabinettbeschluss 12.08.2026, parlamentarisches Verfahren nicht abgeschlossen. Kein geltendes Recht.
Nachrüstpflicht fernablesbarer Ausstattungen bis 31.12.2026 (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV)	geltendes Recht	Ab 01.01.2027 greift sonst das 3-%-Kürzungsrecht.
Wärmepumpen in der HeizkostenV (Streichung des § 11 Abs. 1 Nr. 3 a)	geltendes Recht	seit 01.10.2024; Erfassung nach § 12 Abs. 3 bis 30.09.2025
Wegfall der Kabel-TV-Umlage	geltendes Recht	Für Altanlagen seit 01.07.2024
Eichfristen Wasser-/Wärmezähler 6 Jahre	geltendes Recht	Anlage 7 MessEV. Ältere Angaben von 5 Jahren sind überholt.
Bezugsfläche im CO₂-Recht bei gemischter Nutzung	ungeklärt	Kein Gesetzeswortlaut, keine höchstrichterliche Entscheidung. Objektbezogen zu entscheiden und auszuweisen.
„Wohnanteil Stufenmodell, Gewerbeanteil 50/50“ bei gemischter Nutzung	unzutreffend	Verbreitete Ratgeberdarstellung ohne Deckung im Wortlaut der §§ 6 Abs. 1, 8 Abs. 1 CO2KostAufG.
Toleranzgrenze für Haupt-/Unterzähler-Differenzen	keine Rechtsnorm	Objektindividuelle Erwartungswerte sind Arbeitsmittel, keine Grenzwerte.
Prozentsatz für rechnerisch ermittelten Betriebsstrom	keine Rechtsnorm	Erfahrungswerte sind offenzulegen; rechtssicher ist der separate Zähler.
„Keine Schätzung nach zwei geschätzten Vorjahren“	nicht belegbar	Keine gesetzliche Grundlage auffindbar. Als interne Qualitätsregel sinnvoll, nicht als Rechtssatz.
3-%-Erheblichkeitsschwelle beim Gewerbe-Vorwegabzug	nicht als Grenzwert lehren	Die Rechtsprechung betont die Einzelfallbetrachtung anhand der konkreten Gegebenheiten (BGH VIII ZR 46/10).
Betriebsstrom/Prüfkosten gebäudeeigener Antennenanlagen nach dem 01.07.2024	strittig	Literatur uneins. Objektbezogene Entscheidung dokumentieren.
Kumulierung mehrerer Kürzungsrechte	ungeklärt	Bislang nicht höchstrichterlich entschieden.

A.3 Vor dem Produktiveinsatz zu verifizieren

Offene Punkte dieser Recherche

Die folgenden Angaben konnten im August 2026 nicht am amtlichen Text gegengeprüft werden, weil gesetze-im-internet.de und die üblichen Rechtsdatenbanken für den automatisierten Abruf nicht erreichbar waren. Sie beruhen auf jeweils mindestens zwei unabhängigen Sekundärquellen und sollten vor der Verwendung als Rechtszitat am Bundesgesetzblatt bzw. der amtlichen Konsolidierung verifiziert werden:

Der exakte Wortlaut einzelner Sätze der HeizkostenV, insbesondere die Ausnahmeregelung in § 5 Abs. 3 S. 2.
Die Verweisung in § 6 Abs. 2 S. 1 HeizkostenV auf „§ 5 Absatz 2“ (vermutlich Redaktionsversehen; gemeint ist Absatz 7).
Die Wendung „bei Wärmepumpen oder und bei“ in § 9 Abs. 1 S. 2 HeizkostenV — grammatisch fehlerhaft, aber in mehreren Volltextquellen identisch.
Die Abschnittsnummern der Anlage 7 MessEV.
Eichfristen für Teilgeräte von Wärmezählern (Rechenwerk, Fühlerpaar, Volumenmessteil).
Der genaue Umfang der Änderungen des CO2KostAufG durch das GModG über die §§ 5a und 5b hinaus; die Anlage/Stufentabelle wurde jedenfalls nicht geändert.
Der zweite Halbsatz des § 2 Nr. 15 c BetrKV.
Die Einordnung der Aktenzeichen BGH VIII ZR 45/10 und VIII ZR 46/10 zum Gewerbe-Vorwegabzug — es handelt sich um zwei verschiedene Entscheidungen zum selben Themenkreis.

A.4 Quellen

Amtliche Rechtsquellen

Verordnung über Heizkostenabrechnung (HeizkostenV) — gesetze-im-internet.de
Betriebskostenverordnung (BetrKV)
Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), §§ 259, 556, 556a, 560
Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG)
Mess- und Eichgesetz (MessEG) · Mess- und Eichverordnung (MessEV), insb. Anlage 7
Telekommunikationsgesetz (TKG), § 72

Behörden und amtliche Veröffentlichungen

Herangezogene Rechtsprechung

BGH, 31.05.2006 – VIII ZR 159/05 · Leerstand bei Flächenmaßstab
BGH, 08.03.2006 – VIII ZR 78/05 und 13.10.2010 – VIII ZR 46/10 · Vorwegabzug Gewerbe, Einzelfallbetrachtung
BGH, 20.02.2008 – VIII ZR 27/07 · Abflussprinzip bei kalten Kosten; Offenlegung der Schätzgrundlagen beim Betriebsstrom
BGH, 19.11.2008 – VIII ZR 295/07 · Verteilerschlüssel muss verständlich sein
BGH, 06.10.2010 – VIII ZR 183/09 · Wasserkosten bei Leerstand
BGH, 17.11.2010 – VIII ZR 112/10 · Verwertbarkeit von Messwerten ungeeichter Zähler
BGH, 06.07.2011 – VIII ZR 340/10 · Wirtschaftlichkeitsgebot, Darlegungslast
BGH, 01.02.2012 – VIII ZR 156/11 · Abflussprinzip bei Heizkosten unzulässig
BGH, 08.01.2013 – VIII ZR 180/12 · Fiktive Person bei personenbezogenem Maßstab
BGH, 10.12.2014 – VIII ZR 9/14 · Heizkosten bei hohem Leerstand
BGH, 16.01.2019 – VIII ZR 113/17 · Anspruch auf verbrauchsabhängige Abrechnung neben dem Kürzungsrecht
BGH, 29.01.2020 – VIII ZR 244/18 · Formelle Mindestbestandteile der Betriebskostenabrechnung
BGH, 09.12.2020 – VIII ZR 118/19 · Belegeinsicht einschließlich Zahlungsbelege
BGH, 27.10.2021 – VIII ZR 264/19 · Voraussetzungen und Grenzen der Schätzung nach § 9a HeizkostenV
BGH, 16.09.2022 – V ZR 214/21 · Differenzberechnung bei unterbliebener Vorerfassung

Rechtlicher Hinweis

Dieses Dokument ist eine fachliche Schulungsunterlage, keine Rechtsberatung. Es beschreibt die Abrechnungslogik nach dem Recherchestand vom 22.08.2026. Rechtslage und Rechtsprechung entwickeln sich; für konkrete Abrechnungen ist der jeweils aktuelle Gesetzestext maßgeblich, im Zweifel ist rechtlicher Rat einzuholen. Wo dieses Dokument fachliche Empfehlungen, Praxisüblichkeiten oder Gestaltungsentscheidungen beschreibt, sind sie als solche gekennzeichnet und nicht mit geltendem Recht gleichzusetzen.

Abschluss

Kontrollfragen für die Praxis

1Begriffe und Quellen schnell nachschlagen?

2Rechtsstand und offene Prüfaufgaben einordnen?

3Quellen für spätere Aktualisierungen sauber führen?

Die Abrechnungslogik eines Messdienst­unternehmens

Einstieg

Interaktive Rechner

Prüfen und freigeben

Wie dieses Dokument zu lesen ist

Verwendete Kennzeichnungen

Rechtsstand

Teil 0 · OrientierungDas Grundmodell in zwölf Sätzen

Nach diesem Teil kann der Nutzer das grundmodell in zwölf sätzen fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Die drei Datenschichten

Kontrollfragen für die Praxis

Teil 1Der Gesamtprozess einer Abrechnung

Nach diesem Teil kann der Nutzer der gesamtprozess einer abrechnung fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Phase A Auftrag und Rahmen

Phase B Objekt-, Nutzer- und Flächenstruktur

Phase C Messtechnik, Ablesung, Nutzergruppen

Phase D Kostenerfassung und -aufbereitung

Phase E Verteilung

Phase F Abstimmung und Freigabe

Die 26 Schritte im Einzelnen

Phase A · Auftrag und Rahmen

Phase B · Objekt-, Nutzer- und Flächenstruktur

Phase C · Messtechnik, Ablesung, Nutzergruppen

Phase D · Kostenerfassung und -aufbereitung

Phase E · Verteilung

Phase F · Abstimmung und Freigabe

Kontrollfragen für die Praxis

Teil 2Neues Objekt und Bestandsobjekt

Nach diesem Teil kann der Nutzer entscheiden, welche Daten neu belegt und welche Bestandsdaten aktiv geprüft werden müssen.

2.1 Neues Objekt: Ersterfassung

Auftraggeber- und Auftragsdaten

Objektdaten

Miet- und Nutzerdaten

Technische Daten

Gerätedaten

2.2 Bestandsobjekt: jährliche Änderungsprüfung

2.3 Gegenüberstellung

Kontrollfragen für die Praxis

Teil 3Abrechnungszeitraum, Nutzungszeitraum, Kostenzeitraum

Nach diesem Teil kann der Nutzer abrechnungszeitraum, nutzungszeitraum, kostenzeitraum fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Die typischen Abgrenzungsfragen

Die Gasrechnung deckt nicht genau den Abrechnungszeitraum

Überlappende Versorgerrechnungen

Rechnung über zwei Abrechnungsjahre

Rechnung geht erst im Folgejahr ein

Rumpfabrechnungsjahr

Eigentümer- oder Verwalterwechsel

Wie Doppelerfassung und Lücken verhindert werden

Kontrollfragen für die Praxis

Teil 4Liegenschaft, Nutzeinheit und Nutzer

Nach diesem Teil kann der Nutzer liegenschaft, nutzeinheit und nutzer fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Beispiel: ein Gebäude, fünf Einheiten, sieben Nutzerzeiträume

Die drei Kontrollproben an diesem Beispiel

Kontrollfragen für die Praxis

Teil 5Prüfung der Zähler- und Geräteausstattung

Nach diesem Teil kann der Nutzer prüfung der zähler- und geräteausstattung fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

5.1 Installationsprüfung vor der ersten Abrechnung

5.2 Abstimmung von Haupt- und Unterzählern

Kontrollfragen für die Praxis

Teil 6Nutzergruppen und Vorerfassung

Nach diesem Teil kann der Nutzer nutzergruppen und vorerfassung fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

6.1 Die Begriffe

Der Grundsatz in einem Satz

6.2 Wann eine Nutzergruppentrennung erforderlich oder sinnvoll ist

6.3 Sechs Fälle

Kontrollfragen für die Praxis

Teil 7Grundkosten und Verbrauchskosten

Nach diesem Teil kann der Nutzer grundkosten und verbrauchskosten fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Rechenbeispiel · einstufig, ohne Nutzergruppen

Dieselbe Rechnung zweistufig, mit Nutzergruppen

Kontrollfragen für die Praxis

Teil 8Kalte Betriebskosten

Nach diesem Teil kann der Nutzer kalte betriebskosten fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Die Kostenarten des § 2 BetrKV im Einzelnen

8.1 Umlageschlüssel

8.2 Die allgemeine Berechnungsformel

8.3 Fehlende Rechnung bei kalten Betriebskosten

Kontrollfragen für die Praxis

Teil 9Warme Kosten: Ermittlung der Heiz- und Warmwasserkosten

Nach diesem Teil kann der Nutzer warme kosten: ermittlung der heiz- und warmwasserkosten fachlich einordnen und in der Abrechnungspraxis anwenden.

Die Abrechnungslogik eines Messdienstunternehmens